Реферат на тему Электронный документооборот и электронная цифровая подпись

Содержание:

Введение 2
Системы электронного документооборота в деятельности промышленных предприятий 3
Электронный документооборот в условиях электронного управления 11
Электронная цифровая подпись 15
Заключение 19
Список используемой литературы 20

Введение:

Мировая информатизация общества способствует быстрому увеличению массивов информации. Однако эффективно использовать ее могут только те предприятия, которые оперативно реагируют на изменения и внедряют новейшие информационные ресурсы в своей деятельности. Традиционные процессы документационного обеспечения управления являются достаточно сложными, масштабными, длительными и громоздкими . Поэтому возникает потребность разработки и построения новой документально-коммуникационной системы с использованием современных информационных технологий. Основным инструментом для построения комплекса новой документационного формации является внедрение систем электронного документооборота и электронной цифровой подписи, которые могут совершенно изменить его схему в учреждении и значительно повысить эффективность деятельности ее работников. В связи с этим вопрос внедрения систем электронного документооборота в деятельности различных организаций является актуальным и требует анализа .
Количество ученых, изучающих вопросы работы с системами электронного документооборота, электронной цифровой подписи и их внедрение в управленческую деятельность, в настоящее время значительно увеличилось.
Целью данного реферата является изучение электронного документооборота и электронной цифровой подписи.

Заключение:

Итак, системы электронного документооборота — это эффективный инструмент в деятельности любой организации. Благодаря использованию электронных документов можно повысить исполнительскую дисциплину работников, уменьшить время создания и работы с документами (используя нетрадиционные коммуникационные каналы связи), отслеживать текущие технологические показатели (то есть оперативно использовать необходимую информацию о состоянии производства) и в целом улучшить работу организации.
Основной целью при разработке технологий электронного документооборота является достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным.
Электронная цифровая подпись направлена на упрощение и ускорение документооборота между субъектами хозяйствования, что, в свою очередь, позволяет укрепить конкурентоспособность организаций, ведь ускорится процедура заключения гражданско-правовых и хозяйственных договоров, оформление экспортно-импортных операций, предоставление электронных банковских услуг.

Фрагмент текста работы:

Системы электронного документооборота в деятельности промышленных предприятий
Все предприятия, независимо от формы собственности, масштабов и сферы деятельности, создают, обрабатывают и хранят документы. Их движение в учреждении с момента создания или получения до даты завершения исполнения или отправки и называется документооборотом.
В деятельности каждого предприятия можно выделить три документопотока: входной, выходной и внутренний.
Они характеризуются следующими параметрами: содержанием или функциональной принадлежности, структурой, режимом или цикличностью, направленностью и объемом. Именно показатель объема последнего документооборота нужно использовать как критерий при выборе организационной формы делопроизводства (традиционной или автоматизированной), поскольку он влияет на структуру службы делопроизводства, а также на количество ее сотрудников.
Рынок электронного документооборота развивается очень динамично. Жизнь подтвердила актуальность проблемы: помимо традиционно растущего спроса со стороны крупных предприятий, все большую потребность в автоматизации управления документами начинает чувствовать сектор малого и среднего бизнеса. В течение ближайших трех лет отечественный рынок систем управления документами будет увеличиваться на 70% в год.
Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельных пользователей. При этом, под движением документов имеется в виду не их физическое перемещение, а передача прав на их применение сообщению конкретных пользователей и контролем за их выполнением.
Влияние глобальных процессов информатизации на общественную жизнь приводит к появлению новой сферы отношений, предметом которых является электронный обмен информацией. В этом процессе участвуют органы государственной власти, коммерческие и некоммерческие организации, а также граждане в своих официальных и личных отношениях. Перед обществом ставятся новые задачи, решить которые можно только применяя современные средства, внедряя новые информационные технологии. Одним из приоритетных направлений развития информатизации общества является широкое внедрение электронного документооборота .
Многолетняя практика традиционной системы делопроизводства сформировала такие принципы рациональной организации документооборота :
• Движение документа должен быть прямым, то есть надо выбирать маршруты по принципу его однократного пребывания в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
• Само же нахождение в инстанции должно быть четко обусловлено необходимостью его обработки и отвечать организации и технологии работы заведения.
• Различные операции для обработки документа следует проводить параллельно, чтобы оперативно выполнить их. Например, если с ним должны работать несколько человек, документ надо копировать и передавать копии всем исполнителям.
• Копии изготавливают после рассмотрения документа руководителем и написание резолюции. Их количество соответствует количеству исполнителей; оригинал передается ответственному исполнителю, которому в установленные сроки после выполнения поручения передают копии.