Реферат на тему Электронный документ в библиотечном фонде

Содержание:

Введение 3
Электронный документ в библиотечном фонде 4
Заключение 15
Литература 16

Введение:

Сегодня все большее развитие получают фонды электронных документов без индивидуального материального носителя или сетевых. Именно о них идет речь в настоящих методических рекомендациях.
Объективно на политику формирования библиотечных фондов сетевых изданий или публикаций оказывают влияние несколько факторов, основными из которых являются: 1) наличие большого количества электронных документов, доступных в Интернет, причем как электронного происхождения, так и цифровых представлений печатных изданий; 2) возможность для библиотеки решения задачи восполнения пробелов в книжно–журнальном фонде, путем получения электронных представлений печатных изданий, что позволяет говорить о дальнейшем развитии политики «замещения», начало которой было положено комплектованием микрокопий как альтернативных форм изданий; 3) развитие службы электронной доставки документов, в результате функционирования которой у библиотеки остается электронная копия фрагмента печатного издания; 4) стремление библиотек сделать широко доступными свои фонды без ущерба для физического состояния изданий, особенно ценных и ветхих; 5) желание максимально удовлетворять потребности своих читателей, что возможно предоставлением доступа к большому числу мировых электронных информационных ресурсов. Электронный документ в целом в нынешнее время приобретает все более важное значение, как один из важнейших компонентов современного фонда библиотеки. Это обусловлено тем, что информационные технологии все глубже проникают во все сферы жизнедеятельности человека. И для библиотеки, как организации, осуществляющей хранение и передачу информации во времени и пространстве, электронный документ является очень важным компонентом, как носитель информации. И очень важно определить место электронного документа в структуре библиотеки в целом, и в библиотечном фонде в частности.

Заключение:

Таким образом, программные средства, исполь¬зуемые библиотеками учреждений, должны обла¬дать целым рядом свойств, позволяющих вести работу с электронными документами согласно По¬рядку № 1077, а именно:
• присваивать локальным документам иденти¬фикационные номера, а также метаинформа¬цию, хранить ее и обновлять;
• вести подсчет контрольных сумм локальных документов;
• вести электронный реестр удаленных доку¬ментов, в том числе с датой начала и оконча¬ния доступа;
• исключать дублирующиеся названия в пакетах удаленных документов на одной платформе;
• формировать реестры суммарного учета вы¬бытия сетевых локальных документов и рее¬стры индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов.
В связи с внедрением Порядка № 1077 образова¬тельным учреждениям, имеющим библиотеку как са¬мостоятельное структурное подразделение, придется приобрести и внедрить специальные программные средства, позволяющие выполнять требования к идентификации, учету и обобщению информации об электронных документах.
Кроме того, в связи с недостаточной проработкой отдельных вопросов, практически неизбежна разра¬ботка локального нормативного акта о разграничении учета электронных документов на перезаписываемых носителях и носителях только для чтения.

Фрагмент текста работы:

Электронный документ в библиотечном фонде

Согласно ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» электронный документ: документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.
Виды электронных документов
Итак, к электронным относятся документы:
• на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);
• размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользова¬телям через информационно-телекоммуника¬ционные сети (далее — сетевые локальные документы);
• размещаемые на автономных автоматизиро¬ванных рабочих станциях библиотеки (далее — инсталлированные документы);
• размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телеком-муникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с про¬изводителями информации.
Печатные документы являются важнейшим информационным ресур-сом и продуктом современной библиотеки, где аккумулируется, хранится и передается национальное научное и историческое наследие. Вместе с тем активное использование печатных документов ведет к их разрушению, так как такие издания, как книга, журнал, газета имеют ограниченный срок жизни. Библиотеки являются ответственными за сохранность документов, находящихся в их фонде, стремясь при этом обеспечить эффективное их использование.
От сохранности сформированного библиотекой фонда в большой сте¬пени зависят полнота удовлетворения читательских запросов, уменьшение числа отказов, сокращение непроизводительных затрат на преждевремен¬ный ремонт, переплет и реставрацию изданий .
Сохранность библиотечных фондов — проблема комплексная. Решить ее позволяет постоянное наблюдение за состоянием фонда, сбор и анализ данных, на основании которых службы библиотеки разрабатывают необ-ходимые мероприятия по обеспечению их сохранности.
В рамках реализации «Национальной программы сохранения библио¬течных фондов» в российских библиотеках ведется работа по созданию электронного паспорта сохранности документов. Эта деятельность осу¬ществляется при поддержке специалистов Федерального Центра консерва¬ции библиотечных фондов (ФЦКБФ) Российской национальной библио¬теки (РНБ), которые не только проводят на своей базе стажировки, но и активно выезжают в регионы для проведения практических занятий по определению степени повреждений документов редкого и краеведческого фондов, заполнению электронного паспорта, формированию базы данных (БД) состояния документа и работы с ней.
Паспорта отражают самые различные сведения о документе: состоя-ние документа, его сохранность на момент описания и коррективы, вно-симые в этот пункт паспорта в дальнейшем. Такого рода фиксация состояния документа позволяет своевременно выявить повреждения, скорректиро¬вать условия его хранения и использования, а при необходимости — передать документ для реставрации.
Известны электронные базы данных паспортов оценки сохранности, основанные на оригинальной методике, среди которых базы Государст-венного архива Нидерландов, Военно-исторического музея артиллерии (Санкт-Петербург), лаборатории консервации документов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
Библиотеки в своей работе электронную базу состояния документов, соз¬данную в Федеральном Центре консервации библиотечных фондов РНБ . Данная база создана на основе программного пакета MS Access-2, входящего в состав MS Office. Предлагаемая авторами методика позволяет получить характеристику состояния любого фонда, любой коллекции, хранящейся в библиотеке. Система управления базой данных позволяет вести про¬смотр информации по всем документам, редактировать введенные данные и осуществлять поиск по шифру, автору, библиографической информа¬ции, по качественным признакам; вводить новую информацию, пополняя БД. Поиск информации по всем полям легко осуществляется стандартны¬ми средствами MS Access. Оперативная помощь содержит простейшие сведения по работе с базой, программа экономно использует пространство на жестком диске.
Традиционно обследо¬вание книг библиотеки производится по определенному плану. Данные обследования фиксируются в паспорте состояния БД «Книга» или аналога.
В БД имеются логические, числовые и текстовые поля. Также преду-смотрен ввод дополнительной информации о документе (данные о темпе-ратуре и относительной влажности помещения и книги).
Текстовые поля содержат следующую информацию: библиогра-фическое описание документа (шифр, инвентарный номер, автор, название, издательство), формат, вид документа, материал носителя информации, материал форзаца, крышек). Имеются поля для примечаний, в которые можно внести какие-либо особенности документа, поля для даты описа¬ния и указания исполнителя описания документа.
В логические поля заносится информация об особых характеристиках документа, материале записи информации, повреждении средств записи информации, наличии копий (микрофильм, ксерокопия, электронная копия), рекомендаций по консервации документа.
Числовые поля представляют собой характеристику сохранности документа. С учетом анализа информативности отдельных признаков состояния документа создатели базы предлагают методику расчета, позволяющую легко охарактеризовать сохранность документа в процентах. Оценка вносится в паспорт состояния документа в процентном выражении, как его отдельных составных частей (носителя информации, материала средств записи информации, блока и переплета), так и в целом.
При оценке состояния изданий фиксируются следующие виды по-вреждений: механические (деформации, разрывы, потертости, заломы, утраты); физико-химические (изменение цвета, затеки, пятна, общее за-грязнение); биологические (пигментация, деструкция). Оценка степени повреждения выполняется по четырех балльной системе: 3 — сильные, 2 — умеренные, 1 — слабые, 0 — повреждений нет.
В БД указываются особенности документа как библиотечного экземпляра, материаловедческая характеристика, сведения об использова-нии, текущие данные мониторинга состояния, условия хранения и отличи-тельные особенности, которые документ приобрел в процессе бытования книги. Отмечаются особые характеристики экземпляра: иллюстрации, чем сделаны пометы (карандаш простой или цветной, ручка чернильная или шариковая), объем владельческих записей (иногда занимает до половины страницы). При этом учитываются особенности издательского характера, например: издание на оригинальных материалах или с использованием редкой техники печати.
Заполнение электронного паспорта сохранности производится сотрудниками отдела не с набранного вручную хранителем печатного бланка паспорта, как это делают в других библиотеках, а сразу в поля БД «Книга»; сотрудники отдела организуют эту работу непосредственно в фонде библиотеки, используя портативные персональные компьютеры (ноутбук и нетбук).
Запланировано один раз в год просматривать уже обследованные книги для выявления дальнейшего воздействия повреждающих факторов — естественного старения, нарушения режима хранения и использования.
Для успешной и результативной работы с БД и принятия мер по ре-зультатам обследования отдел консервации и реставрации фондов ра-ботает в тесном контакте с отделами библиотеки, что делает работу по сохранности документов более результативной.
Необходимость подобной работы очевидна: обследование фонда и фиксация состояния документов позволяет определить степень сохран-ности экземпляров, своевременно выявить повреждения, скорректировать условия хранения и использования документа, отобрать документы, требующие срочной реставрации либо проведения специальных профи-лактических мероприятий.