Реферат на тему Документирование деятельности государственных учреждений

Содержание:

Введение 2
Глава 1.Понятие документационного обеспечения управления и делопроизводства 4
1.1 Общее понятие 4
1.2 Правовые и организационные аспекты 6
Глава 2. Организация делопроизводства в государственных учреждениях 12
2.1Особенности организации документационного обеспечения 12
2.2 Основные организационные структуры службы ДОУ 22
Заключение 26
Список литературы 29

Введение:

Актуальность темы. Процесс управления включает, помимо прочего, основные типовые документационные операции, которые взаимодействуют между субъектами и объектами, среди которых: сбор и обработка документационной информации; подготовка решений и распоряжений; принятие решений и их документационное обеспечение; доведение решений до исполнителей; исполнение решений; контроль за исполнением; сбор информации об исполнителе; передача информации по вертикали и горизонтали; сохранение и поиск информации.
Каждая из этих операций может быть реализована как традиционными методами, так и с помощью компьютерных систем и технологий.
Не документационные управленческие действия являются вспомогательными, оперативными, организационными. Они составляют небольшой процент в процессе управления.
С каждым годом объем документов растет. В связи с большим объемом информационных процессов и их обработкой большого значения приобретает регулирование документационных потоков, создание банка данных, а также знание и изучение документов в сфере управления, обработки, сохранения и их использование. Аппарат управления на различных его уровнях должен состоять из специалистов, которые имеют специальную подготовку и знания в области эксплуатационного обеспечения управления и использования документов.
Документы в жизни человека и общества в целом выступают как исторический источник доказательств, что влияет на научно-техническое развитие информации, ее систем, в различных сферах научно-технического, экономического, культурного и политического развития. Документы циркулируют информационные процессы, потоки, создают современные информационно-технические банки данных по вертикали и горизонтали. Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческой деятельности на всех уровнях. Специалисты, работающие с документами, должны уметь составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов, в том числе с помощью вычислительной техники; определять сроки хранения документов; формулировать требования к рациональной постановки организации документационного обеспечения управленческой деятельности. Актуальность данной темы работы обуславливается также недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в государственных учреждениях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование.
Степень научной разработанности. Вопросом документационного обеспечения управления занимались многие авторы, такие как Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А., Банасюкевич В.Д., Кузнецов С.Л., Ларин М.В., Максимович Г.Ю., Андреев А.М., Рогожин М.Ю., Шатина Н.В., Янковая В.Ф.
Цель работы — рассмотреть осуществление делопроизводства в деятельности государственных учреждений.
Достижение указанной цели осуществлялось посредством анализа нормативно-правовых актов и специальной литературы по обозначенной проблематике.

Заключение:

На данном этапе прежде всего изучаются потоки и виды циркулирующих в системе документов. Здесь обращается внимание на необходимость и достаточность документов, их соответствие кругу решаемых задач, установленному при этом процедурам, компетенции, характера взаимоотношений системы с другими государственными органами.
Для изучения состояния документационного обеспечения могут быть использованы различные методики, с помощью которых можно выяснить «географию» входящих документов, характер их приема, обработки и хранения, процесс составления самих документов, а также особенности технологии документационного обеспечения. Названный процесс начинается с классификации документов. Чем полнее разработан классификатор, тем яснее будет представление исследователя о структуре циркулирующих документов. В основу классификации могут быть положены различные признаки: хронологическая, географическая, корреспондентская, номинальная, предметная и др.
Затем проводится анализ документов. Если его целью е изучения носителей документов, определение соответствия вида документов компетенции органов, которые их подготовили, степени направленности на выполнение задач, которые поставлены перед системой, то может быть применен традиционный анализ. Если же речь идет о формализованный анализ содержания документов, то наиболее рациональным будет контент-анализ.
При изучении процессов подготовки документов, практики работы с ними, схем их перемещения внутри данного органа могут быть использованы методы наблюдения, интервьюирования, анкетирования, моделирования и др.
В зависимости от выявленных недостатков в документационном обеспечении или в связи с формированием новых орг-структур или их усовершенствованием орг-проект может охватывать всю систему делопроизводства или быть локальным, то есть направленным на какой-то отдельный элемент этой системы или даже вид документа.
При проектировании документооборота необходимо исходить из требований, предъявляемых к его организации. Прежде всего схемы документопотоков должны быть максимально простыми, исключать возвратно-поступательное движение документов, прохождения ими инстанций, что не обусловленные практической потребностью.
Проблема поддержки управления документами в настоящее время не теряет своей актуальности. Это объясняется следующими причинами:
Наблюдается явное отставание в темпах научно-технического прогресса от темпов увеличения потока информации в целом и управленческой информации в частности.
Методы и методы обработки документов, которые теперь доступны сотрудникам многочисленных предприятий, ежедневно пропускающим через себя тысячи административных и других деловых бумаг, по-прежнему очень далеки от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество управленческой работы, успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально ведется документация. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы разнообразны, и каждый документ — устав, протокол, приказ, сертификат и т. Д. — имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы должны быть не только правильно составлены и выполнены, но и переданы, сохранены, быстро найдены, если это необходимо. Поэтому предприятиям следует уделять большое внимание информационному и документальному сопровождению управленческой деятельности.
Документ, как носитель информации, выступает незаменимым элементом внутренней организации любого учреждения, предприятия, компании, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основой для принятия управленческих решений, служит доказательством их реализации и источником обобщений, а также материалом для справочной и поисковой работы.
Кроме того, документация во многих случаях является обязательной, предусмотренной законом и актами государственного управления, поэтому она является одним из средств укрепления верховенства закона и контроля.
В конечном итоге скорость принятия решений в конечном итоге зависит от четкости и скорости обработки и перемещения документов. Поэтому при рациональной организации документооборота большое внимание всегда уделяется.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Понятие документационного обеспечения управления и делопроизводства
1.1 Общее понятие

Достаточно часто выражения «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство используют как синонимы. Несмотря на определенные основания для такого подхода, знак равенства ставить между ними нельзя.
Документационное обеспечение управления — можно определить, как деятельность специальных работников или подразделений по созданию ^фиксации и оформлению) документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Делопроизводство — это деятельность, охватывающая документирование (создание документов) и организацию работы с документами, организацию документооборота, использование информационно-поисковых систем документов органа, контроль исполнения документов и подготовку документов для передачи в архив.
Таким образом, соотношение между этими определениями заключается в том, что первое, безусловно, шире вторых и что второе является частью первого, выполняя роль организационно-правового технологического инструмента построения документационного обеспечения управления .
Значение документационного обеспечения как одной из сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов и, прежде всего, его универсальностью. Основу информационного обеспечения любой системы, в том числе органов внутренних дел (как мы уже определились), в наше» время составляют традиционные машинописные, рукописные и печатные документы. Информация, которая в них содержится, может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, передана и т. др.) только при осуществлении ряда делопроизводственных операций. Поэтому совершенствование управленческой деятельности зависит не только от моральных, деловых и личных качеств работников аппарата управления, мотивации его деятельности, рациональных организационных структур, эффективных управленческих решений, но и от правильно организованного документационного обеспечения и делопроизводства).