Реферат на тему Документационное обеспечение управления

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1 БАЗОВЫЕ АСПЕКТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 5

ГЛАВА 2 ОСНОВНЫЕ ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 18

Введение:

Актуальность темы исследования. Современное общество характеризуется как информационное в связи с той неоспоримой ролью, которую играет информация в наше время. Способность ее распространяться при использовании различных каналов, образуя все более объемные информационные потоки, проявляется в постоянном умножении разнообразия окружающего мира.

Владение информацией, умение работать с нею определяет место ее обладателя в социуме, комфортность существования в нем и — во многом — успешность деятельности в профессиональной сфере. Это связано с наличием навыков фиксации и трансляции информации, необходимой и достаточной для обеспечения контактов в бытовой и деловой сферах.

Формирование названных навыков, как представляется, – одна из задач обучения, приобретения теоретических знаний и практических умений.

Цель исследования: изучить основы автоматизированной обработки документов по делопроизводству.

Объект исследования основы автоматизированной обработки документов по делопроизводству.

Предмет исследования состояние автоматизированной обработки документов по делопроизводству как условие повышения эффективности деятельности организации.

Методы исследования. Методологической основой исследования выступают общенаучные методы исследования, включая диалектический метод; метод системного анализа, а также сравнительно-правовой, технико-юридический способ научного познания, метод системности.

Применен диалектико-материалистический метод познания объективной действительности, благодаря чему предмет и объект исследования рассмотрены в развитии, взаимосвязи, взаимообусловленности, с применением категориального аппарата диалектики, в частности таких ее понятий, как «общее и особенное», «явление и сущность», «содержание и форма», «целое и часть», «действительность и возможность» и др.

Формально-логический метод отразил применение при написании данной работы законов логики и приемов выводного знания (анализ, синтез, индукция, дедукция).

Структура исследования. Данная работа состоит из введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, двух параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованной литературы, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной работы.

Заключение:

В заключение данной работы, на основании заявленной цели и поставленных задач, сделаем краткие выводы.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения «документ, документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы — от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации — сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование — это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

В рамках данной работы также были рассмотрена автоматизированная обработка документов по делопроизводству и тенденции её развития.

Проблема автоматизации целого ряда функций обеспечения и управления остается . Если сравнить набор функций систем электронного документооборота с набором функций управления организаций, то становится понятной ее ограниченность в управленческом процессе.

Сегодня, особенно в крупных территориально распределенных компаниях, остро ощущается функциональная скудность системы электронного документооборота. Их функции ограничены обеспечением движения документов, учетом, передачей на исполнение и др .

Развитие системы электронного документооборота сдерживается рамками традиционной технологии работы с документами и документооборотом, это с одной стороны, а с другой — слабая интегрированность с другими информационными технологиями и системами, применяемыми в процессе управления организациями.

Несмотря на то, что современные технологии развиваются с невероятным темпом, а информационные технологии проникли во все сферы экономики, российские организации не торопятся переходить на электронный документооборот. До сих пор российские организации базируются на делопроизводстве, основанном на бумажных носителях. Современные СЭД, хоть и присутствуют в организациях, но являются лишь дополнением к бумажному документообороту.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1 БАЗОВЫЕ АСПЕКТЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Автоматизация документооборота – в практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Она позволит работать по-современному, опережая конкурентов, кроме того, она:

 Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).

 Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.

 Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).

Электронный документооборот (далее – ЭДО) – это не просто подписание документов, а совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, которые представлены в электронном виде .

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном формате, установленном законодательством. Однако чтобы подобный документ обладал юридической значимостью, он должен быть подписан электронной подписью обеими сторонами (в данном случае работником и работодателем).

Для полноценного использования электронного документооборота внутри предприятия требуется приобрести необходимую платформу электронного документооборота, специализированную технику для его функционирования (сетевое оборудование, сервер и др.).

Среди основных принципов электронного документооборота выделяются:

1. регистрация документов производится однократно, что позволяет идентифицировать документацию однозначно;

2. операции выполняются параллельно друг другу, что значительно сокращает время движения документов и увеличивает скорость их исполнения;

3. движение документа является непрерывным, что дает возможность определять ответственного за исполнение документа;

4. информационная база документов является единой, что исключает возможность их дублирования;

5. система отчетности по различным признакам и статусам документов контролирует их движение в рамках процесса документооборота и позволяет выносить различные управленческие резолюции на основе данных из отчетов.

Каждый документ имеет уникальный номер, что позволяет идентифицировать его, облегчает процесс поиска документа для дальнейшего использования его в производственной деятельности.

Также возможно задать параметр поиска по статусу документа, что позволит отследить его состояние (нахождение на согласовании, подписании и пр.).

Хранить документ в электронном виде является более целесообразным решением. Как говорилось ранее, при хранении документа в электронном виде появляется возможность его быстрого поиска и отслеживания. Это в значительной степени оптимизирует процесс делопроизводства. Нет необходимости ждать, когда документ поступить в надлежаще оформленном виде.

Помимо этого, единая база документов гарантирует прозрачность информации внутри структуры организации. Возможно оформление доступа к документу как для всех пользователей, так и ограниченному кругу лиц в случаях, когда искомый документ является конфиденциальным.

Резко увеличивается скорость назначения задач, направляемых для исполнения персоналу организации. От вышестоящего руководства документ поступает на исполнение непосредственно специалисту, ответственному за данный документ.