Реферат на тему Деятельность кадровых органов по систематизации, хранению и уничтожению кадровой документации, подготовке документов к архивному хранению

Содержание:

Введение 3
Раздел 1. Организация работы с кадровой документацией 5
1.1 Формирование и номенклатура дел по кадрам 5
2.2 Правила хранения кадровой документации 11
Раздел 2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота 15
Заключение 22
Список использованной литературы 25

Введение:

Эффективность деятельности каждого предприятия во многом подвержена зависимости от множества факторов, таких как организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства, система документооборота.
Важнейшая роль принадлежит делопроизводству и кадровой документации, на которой, можно сказать и основывается деятельность предприятия. Каждое предприятие уделяет повышенное внимание работе по сбору, обработке, накоплению, хранению, поиску и распространению информации. При этом информация все чаще приобретает фиксированный, документальный характер. Документ, документированная информация выражает зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, дающими возможность ее идентифицировать.
В процессе деятельности на предприятии присутствует значительный объем различных документов, в состав которых входит и кадровая документация. Состав документов основан на компетенции и функциях организации, порядке решения вопросов, объеме и характере взаимосвязей с другими предприятиями.
Проблема организации документационного обеспечения в кадровой работе состоит в том, что не всегда руководители и работники кадровых служб относятся к этому направлению достаточно серьезно. Однако все большее значение приобретает роль кадровой документации как в краткосрочных так и в долгосрочных рамках деятельности предприятия.
Ввиду того, что персонал считается одним из наиболее сложных объектов управления в организации, потому как в отличие от материальных факторов производства персонал имеет возможность осуществлять решения и критически расценивать предъявляемые к ним требования. Персонал также имеет субъективные интересы и слишком чувствителен к управленческим воздействиям, реакция на которые не установлена.
Актуальность представленной темы выражена необходимостью совершенствования организации кадрового документооборота, ввиду того, что от правильного ее построения во многом зависит эффективность деятельности организации.
Целью работы является изложить основные составляющие деятельности кадровых органов по систематизации, хранению и уничтожению кадровой документации, подготовке документов к архивному хранению.
Объектом работы является система кадровой документации.
Предметом работы является организация кадрового документооборота.
Для реализации поставленной цели необходимо решение следующих задач:
— изложить теоретико-методологические аспекты кадрового документооборота;
— представить информационную характеристику и классификацию кадровой документации;
— сделать выводы и предложить мероприятия по усовершенствованию организации кадрового документооборота.
Теоретической основой исследования стали работы российских и зарубежных ученых в области экономики, стратегического управления и планирования, социально-экономического развития предприятий.

Заключение:

Работа кадровой службы любой организации связана с созданием и использованием документов по личному составу, которые содержат персональные данные сотрудников. В соответствии с законодательством РФ такая информация является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа, а сотрудник кадровой службы как должностное лицо, работающее с конфиденциальной информацией, несет ответственность за нарушение норм работы с ней.
На каждом предприятии составление документов представляет собой основной процесс построения информационной среды. Информация, которая отражена в документах, обладает юридической силой и находит применение в текущей деятельности при выполнении многих обязательных операций делопроизводства.
Работа с документами предполагает ежедневное решение многочисленных вопросов и задач, которые связаны с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, установлением сроков хранения, передачей в архив либо ликвидацией.
Правильная организации работы помогает решить вопросы с многочисленным составом документов, осуществить быстрый поиск нужного документа, выяснить информацию по нему, а также определить степень его исполнения или обеспечить сохранность.
При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.
Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.
Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в офисе еще и освобождается много места. [8, с. 24]
Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием современных информационных технологий позволит Вам максимально оптимизировать рабочий процесс.
Специально предусмотренное программное обеспечение для упорядоченного хранения документов в самых различных форматах — это и есть электронный архив документов. Его внедрение на предприятии позволяет:
— улучшить ведение учёта имеющейся документации;
— повысить оперативность доступа к нужным документам;
— обеспечение доступа к документам в зависимости от роли пользователя в системе;
— исключить использование устаревших версий документов;
— проконтролировать изменения, вносимые в документы;
— организовать быстрый поиск документов;
— проконтролировать правильность и полноту вносимых данных и пр.
Организация электронного архива на предприятии обеспечит:
Удобный и быстрый поиск нужной документации;
Упорядоченное безопасное хранение;
Коллективный доступ к работе с документами;
Ограничение несанкционированного доступа;
Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;
Защиту документации от безвозвратной утери или повреждения.
Основными этапами создания электронного архива документов являются: Подготовка к сканированию и перевод в электронный вид; Настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации; Разработка регламента использования системы; Наладка процесса пополнения архива.
Причины необходимости создания электронного архива: Удобство. Использование электронного архива документов обеспечивает эффективный и простой доступ и управление служебной информацией.

Фрагмент текста работы:

Раздел 1. Организация работы с кадровой документацией
1.1 Формирование и номенклатура дел по кадрам

На предприятия и в организациях сравнительно небольших структур
документооборот зачастую бывает не очень большим. Поэтому для его учета не требуется отдельный человек и строгая регламентация. Относительно крупных предприятий и организаций вести делопроизводство поверхностно невозможно. Значительный объем документации, касающейся определенных сторон деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу требуют строгого учета и архивирования. Они зачастую могут потребоваться как в текущей деятельности, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и оказывает существенную помощь при поиске заданной информации.
В организациях, в которых численность сотрудников составляет несколько человек, присутствует низкий уровень текучести кадрового состава. Соответственно невысокий объем кадровой документации позволяет работать в системе, для которой нет необходимости внедрять сложную систему документооборота.[6, с. 18]
Однако, следуя нормам законодательства, документацию, связанную с данными сотрудников и включающую персональные данные сотрудников, необходимо сохранять определенное количество лет. В связи с этим, обязанностью работодателя является создание необходимых условий для правильного хранения документов данного вида.
Кадровое делопроизводство, помимо грамотного составления документов, подтверждающих трудовые отношения с работниками, подразумевает хранение и использование этих документов в текущей деятельности организации, понимание их ценности и передачу документов в архивные организации.