Реферат на тему Деловые совещания: процедура подготовки и проведения.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1.   КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ.. 5

2.   ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ. 5

3.   СОСТАВ
УЧАСТНИКОВ, ВРЕМЯ И МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ   11

4.   ПОДГОТОВКА
УЧАСТНИКОВ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ   12

6.   РЕГЛАМЕНТ
И ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ.. 15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 17

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 18

Введение:

Наряду с деловыми
переговорами и коммерческими переговорами в деловой практике в качестве
средства открытого коллективного обсуждения широко распространены деловые
встречи. Формы таких дискуссий весьма разнообразны. Это конгрессы, конференции,
симпозиумы, встречи, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, как
правило, более эффективны, чем решения, принимаемые узким кругом руководителей.
Суть деловой встречи — обеспечить свободную дискуссию и выработать общее
решение, основанное на широком круге мнений.

Наиболее
распространенными бизнес-встречами являются:

— если решение вопроса
затрагивает интересы нескольких структурных подразделений организации или
общества одновременно

— когда требуется
коллективное принятие решений на основе равного права каждого человека на
выражение и обоснование своего мнения;

В тех случаях, когда для
решения важной проблемы необходимы мнения различных групп трудящихся.

Собрания которые плохо
подготовлены и плохо проводимые, созываемые каждый раз, слишком бесполезны, так
как они забирают драгоценное время сотрудников, которые могли бы потратить его
на свои непосредственные обязанности в работе.

В целом подготовка к
совещанию включает следующие мероприятия: ориентировочные правила работы, определение
темы, формирование повестки дня, даты и времени начала, определение целей
совещания, общей продолжительности, состав участников.

Прежде всего необходимо
выбрать собеседников, поскольку деловая встреча предполагает свободную
дискуссию. Собеседники должны быть достаточно спокойные, зрелые люди, которые
способны адекватно реагировать на авторов противоположных точек зрения. В конце
концов, групповое единство оказывает разрушительное воздействие на
эффективность коллективных решений.

При определении сроков
проведения совещания следует учитывать график работы. Чтобы не заставлять людей
ежедневно переходить с одного вида работы на другой, заседания должны
проводиться в начале или в конце рабочего дня или после обеда. С учетом общего
времени, требующегося (не только для самой сессии, но и для совещаний,
переходных мероприятий, возвращения и встреч), начало и конец совещания следует
планировать таким образом, чтобы не было свободных мест: если оно заканчивается
за 15 минут до обеденного перерыва, эти минуты можно считать потерянными.

Необходимо
заблаговременно информировать участников совещания о его проведении и
ознакомить их с повесткой дня, со всеми необходимыми материалами, с тем чтобы
их выступления были заранее продуманы.

Совещание должно
начинаться вовремя и согласовывать правила совместной работы, такие, как сроки
или процесс принятия решений. После этого одному из участников следует поручить
ведение учета.

Эти и другие вопросы
общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

Заключение:

Успешные организации отличаются от обратных тем, что они
имеют более динамичное и эффективное руководство. Это означает, что успех
любого бизнеса определяется тем, насколько активно и сознательно люди участвуют
в нем. Именно поэтому обеспечение и фундаментальное значение для руководителя
имеют социально-психологические методы управления, направленные на достижение
цели, влияющей на конечный результат предприятия.

Деловая встреча является одним из самых ответственных видов
деятельности менеджера и важным фактором, влияющим на организацию режима работы
всей команды. Необходимость в проведении заседаний очевидна. Они необходимы для
ускорения процесса принятия и повышения их действенности, для эффективного
обмена мнениями и опытом, для более оперативного доведения конкретных задач до
исполнителей, но, что наиболее важно, для эмоционального воздействия на
участников совещания и как следствие, весь коллектив.

Совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо
учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил.
Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей
организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей
работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз
обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого
руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию
до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать
своевременно правильные решения.

Деловое совещание – один из востребованных видов делового
общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов,
менеджмента. Деловое совещание актуально всегда и везде.

Фрагмент текста работы:

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

Деловые встречи
представляют собой особый вид организации работы, который носит весьма
краткосрочный характер и имеет определенную направленность. Совещания
классифицируются по следующим основным темам:

1. По функциям:

— принятие решений и
решений;

— оперативная
(диспетчерская);

— уточнение и уточнение
задач по выполнению ранее принятых решений;

— обобщение и оценка
прошлых решений;

2. по частоте (частоте):

— регулярные;

— периодические;

— специальный;

З. По числу участников:

ограниченное число (до
пяти человек);

— расширенный (до 20
человек);

— представитель (более
двадцати человек);

4. О стабильности
участников встречи:

— комбинированный;

— с фиксированным
составом;

— с приглашениями из списка,
составленного для каждого совещания;

5. По аксессуару:

партия (и другие
общественные организации);

— административные;

— научные и
научно-технические;

— совместные.