Реферат на тему Безбумажная технология подготовки документов.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 2
1 Основные понятия и категории предметной области СЭД.. 3
2 Основные принципы и преимущества внедрения электронного
документооборота. 6
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 11
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 12

Введение:

Любое производство, предприятие, любая организация,
фирма не могут обойтись без документации. Документация отображает внутреннюю
деятельность, связи с внешней средой, регламентирует технологические процессы,
бизнес-процессы, контролирует их результаты, создавая документооборот.

Острота проблемы оптимизации
документооборота характерна для многих предприятий и организаций РФ. Российские
предприятия вплотную подошли к решению вопроса, как кардинально изменить систему
управления бизнес-процессами документационного обеспечения управление. Эта
проблема решается на основе использования информационных технологий для
создания систем электронного документооборота (СЭД). В основе систем
электронного документооборота лежит концепция безбумажной технологии, суть
которой – представление, передача и получение информации в электронном виде,
отказ от оборота бумажных документов. Информация в электронном виде более
динамична, чем на бумажном носителе. Информационные технологии, используемые в
СЭД, постоянно совершенствуются. На рынке программного обеспечения предлагается
много СЭД, что отличаются друг от друга как по функциональным возможностям, так
и по технологическим решениям. СЭД рассматривают как «золотник» в автоматизации
управления предприятием, потому что СЭД создает особый интеграционный слой в корпоративной
информационной системе и выступает как платформа для автоматизации
бизнес-процессов операционной деятельности.

Цель работы: рассмотреть безбумажную
технологию подготовки документов.

Структура работы: введение, основная
часть, заключение, список использованных источников. Объем работы: 12 страниц
печатного текста.

Список использованной литературы содержит 6
источников.

Заключение:

Одним из основных показателей для
современных организаций являются финансовые преимущества электронного
делопроизводства. Улучшение финансово-экономических показателей деятельности
организации в результате внедрения электронного делопроизводства можно
объяснить снижением уровня себестоимости документов, что обусловлено
уменьшением затрат на их изготовление, а также площадей для хранения документов
и времени их обработки; снижением затрат на деловодный персонал с помощью
автоматизации рутинных и трудоемких операций в делопроизводственных процессах.

Не менее важными, чем финансовые, являются
управленческие преимущества электронного делопроизводства. Повышение уровня
эффективности выполнения как управленческих, так и производственных функций
обусловлено сокращением затрат времени на организацию работы с документами, а
также возможностью совместной работы над проектом документа и тому подобное.

Таким образом, идея электронного
документооборота уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для
повышения качества управления и способствует образованию целостной электронной
системы документооборота. Преимущество электронного документооборота над
традиционным является бесспорным, ведь основной проблемой традиционной
технологии управления документооборотом является практическая невозможность
централизованно отследить движение документов организации. Электронный
документооборот легче поддается оптимизации. Расходы на ведение электронного
документооборота окупаются не только благодаря повышению скорости обмена
информацией и сокращения расходов на хранение бумаг, но и уменьшению количества
работников, занятых работой с документами.

Фрагмент текста работы:

1 Основные понятия и категории предметной области СЭД Ни одна организация, фирма, компания, ни
одно предприятие не могут обойтись без документов и, следовательно, без
документооборота.

Документ является одним из основных
способов взаимодействия подразделений внутри организации, средством передачи
управленческих решений.

К управленческим решениям относятся:
директивы, планы, постановления, приказы, указания, поручения.

Взаимодействие организации с внешней
средой осуществляется в основном через обмен документами. Наиболее важные
вопросы оформляются с помощью официальных документов.

Поэтому эффективность работы организации
(предприятия) тесно связана с эффективностью работы с документами.

Современный уровень развития
информационных технологий (ИТ) позволяет значительно упростить и ускорить
бизнес-процессы работы с документами.

На базе ИТ разработаны следующие классы
ИС:

— системы автоматизации делопроизводства и
документооборота (САД);

— системы управления документами (СУД);

— системы электронного документооборота
(СЭД);

— системы автоматизации деловых процессов
(САДП).

Цель таких ИС — автоматизация
документо-ориентированных бизнес процессов на предприятии.

Основным понятием предметной области этих
систем является документ [3, с.67].

Документ — это зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими идентифицировать
данную информацию.

С развитием и внедрением ИТ понятие
«документ» изменилось корне. Произошла эволюция документов, которые стали более
сложными по структуре. Стали также разнообразнее и процессы использования документов.

Документ включает два компонента:

— информационный;

— технологический.

Информационный — это текст документа,
отражающий его содержание. Пользователями информационного компонента являются
руководители и исполнители.

Технологический — это отметки о
прохождении и выполнении документа. Пользователями технологического компонента
являются делопроизводители и секретари.

Каждое предприятие, как и каждая
организация, в процессе своей деятельности накапливает огромные массивы
информации. При этом постоянно растет поток бумажных документов,
характеризующийся множеством источников. Доступ к информации такого
информационного потока часто затруднен, а поиск нужной информации занимает
слишком много времени. Проще бывает сделать работу заново, чем найти нужный
документ. Причем ручной ввод информации из бумажных документов – это самое
медленное звено в АИС. Навести порядок, создать эффективную систему управления документами
позволяют системы автоматизации делопроизводства и документооборота [2, с.58].

Делопроизводство — комплекс мероприятий
по: а) документационному обеспечение управления; б) систематизации архивного
хранения документов; в) обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Документооборот — это движение документов
на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до: а)
завершения исполнение; б) отправка адресату; в) передачи в архив.

В документообороте предприятия выделяют
три потока документов:

1) входящие документы от внешних
адресатов, обрабатываемые структурными подразделениями (входящая
корреспонденция, нормативные и законодательные документы, договоры, проекты);
большинство из них должно порождать выходные, причем в заранее установленный
срок;

2) исходные документы, выпускаемые
структурными подразделениями для отправки во внешние организации (исходная
корреспонденция, договора, проекты), а также ответы на входящие типа:
"Прошу дать справку»;

3) внутренние документы, выдаваемые
руководством предприятия или структурных подразделений для рассылки внутри
предприятия (приказы, инструкции, справки) и используются для организации
работы предприятия.

В зависимости от типов документов,
участвующих в документообороте, на предприятии выделяют следующие виды
документооборота [4, с.125]:

1) офисный документооборот, включающий
организационно-распорядительную документацию (служебную корреспонденцию,
приказы, распоряжения, поручения, служебные записки);

2) технологический (инженерный)
документооборот, включающий документацию в текстовом и графическом формате:
техническую, технологическую документацию, спецификации, карты технологических
процессов, чертежи, требования к качеству;

3) операционный документооборот,
включающий документацию деловых процессов: закупок, продаж, производства,
управления кадрами, учета, складов. 2 Основные принципы и преимущества внедрения электронного
документооборота В соответствии с основными принципами
электронного документооборота он должен функционировать на следующих принципах:

Однократная регистрация документа — параллельное
выполнение различных операций с целью сокращения времени движения документов и
повышения оперативности их выполнения. Позволяет однозначно идентифицировать
документ в любой инсталляции данной системы.

Возможность параллельного выполнения
операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения
оперативности их исполнения.

Непрерывность движения документа – единая
база документарной информации для централизованного хранения документов и
исключает дублирование документов. Позволяет идентифицировать ответственного за
выполнение документа (задания) в каждый момент времени жизни документа
(процесса).

Единая (или согласованно распределенная)
база документной информации, позволяющая исключить дублирование документов.

Эффективно организованная система поиска
документа — отправки и передачи ЭД, позволяет находить документ, обладая
минимальной информацией о нем. Отправки и передачи ЭД осуществляются автором
или посредником в электронной форме с помощью средств информационных,
телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем или путем
отправки электронным носителем, на котором записан этот документ. Развитая
система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая
контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать
управленческие решения, основываясь на данных из отчетов [1, с. 18].

Реализация принципов электронного
документооборота на базе новейших информационных технологий с помощью
современного аппаратного и программного обеспечения даст возможность создать на
предприятии единое информационное пространство электронного документооборота,
интегрируя в информационный узел все системы передачи и приема ЭД. Интеграция
осуществляется без снижения качества работы с документами с сохранением форм
традиционного делопроизводства. Основа такой интеграции – надежное хранилище ЭД
и взаимодействующей с ним системы передачи, приема и регистрации электронной
документации.

Все ЭД должны храниться в едином
хранилище, что позволит обеспечить оптимальный поиск и выбор информации во
время подготовки материалов. Такой архив ЭД не имеет непосредственного
отношения к электронному документообороту как таковому, но работа с архивом
является важной составляющей поиска. Интеграция такого архива и связанных с ним
СЭД в единое информационное пространство предприятия даст возможность сделать
доступ к материалам и их обработку более оперативными и эффективными.
Существенными преимуществами электронного документооборота над традиционным
делопроизводством, кроме оперативности и удобства, станут еще и возможность
включение в ЭД вместе с текстом мультимедийных данных, использования во время
составления документа заранее заготовленных шаблонов, высокие скорость передачи
данных и компактность архива, экономия бумаги, возможность защиты документов от
несанкционированного доступа.

Электронные технологии создания, хранения
и передачи документов, без сомнения, имеют преимущества перед бумажным
документооборотом. Наиболее важными из них являются: — быстрый поиск документов;

— легкость отслеживания движения
документов на всех этапах их «жизненного цикла»;

— сокращение сроков подготовки и
согласования документов;

— упрощение организации документооборота,
если с теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

— возможность быстрого получения сводных
отчетов и журналов;

— оперативность передачи документов
необходимому адресату и тому подобное.

Преимущество электронного документооборота
над традиционным является бесспорным, ведь основной проблемой традиционной
технологии управления документооборотом является практическая невозможность
централизованно отследить движение документов организации. Кроме этого
положительными признаками электронного документооборота являются:

— возможность помещения в документ, кроме
текста, мультимедийных данных;

— возможность использования заранее
заготовленных форм;

— высокая скорость передачи информации по
большому количеству адресов;

— экономия бумаги;

— высокая компактность архива;

— высокая скорость поиска и получения
информации;

— возможность защиты документов от
несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к
информации [29, с. 26].

— экономия средств, предназначенных для
покупки копировально-множительной техники и расходных материалов на нее, ее
ремонта, оплаты служб почтовой доставки, а также это уменьшает расходы на
хранение бумажных документов;

— экономия рабочего времени работников,
ведь при бумажном документообороте они бы потратили больше времени на ручную
обработку и выполнение обслуживающих функций [5].

Главные аргументы в пользу электронного
документооборота:

— создание единого информационного
пространства в масштабах предприятия и реализация всех процессов именно в
системе (обеспечивает эффективный документооборот в случае удаленного доступа
структурных подразделений, филиалов и т. п);

— ускорение и прозрачность прохождения
документов и предоставления услуг, обеспечивает доступность информации,
своевременное и оперативное принятие решений, отслеживание документа на всех
этапах его жизненного цикла);

— оптимизация процессов, связанных с
документооборотом, улучшение контроля за всеми информационными потоками и
процессами на предприятии (повышается общий уровень качества исполнения
документов, посредством осуществления контроля исполнительской дисциплины
обеспечивается систематизация и анализ результатов контроля, благодаря чему
выявляются проблемы и принимаются меры по совершенствованию системы
управления);

— разграничение полномочий, доступ к
документам и действиям над ними;

— возможность совместной работы в пределах
единой инфраструктуры (обработка документов одновременно несколькими
работниками);

— повышение скорости поиска документов на
предприятии (осуществление поиска в базе документов по различным атрибутам);

— предотвращение потери важной информации
из-за халатности персонала (сохранение документа обеспечивается благодаря
регистрации в системе и созданию его электронной копии);

— повышение уровня информационной
безопасности за счет механизмов ЭЦП (шифрование данных позволяет предотвратить
попытки несанкционированного доступа к информации);

— упорядочение документооборота на
предприятии (обеспечивается единый подход к процедурам оформления и обработки
документов, использование унифицированных форм документов, их формирование по
шаблонам);

— обеспечение всех документационных
процессов с одновременным применением электронных и бумажных версий документов;

— создание структурированного реестра
документов в соответствии с номенклатурой дел предприятия;

— централизованное, структурированное и
систематизированное хранение документов в электронном архиве [6, с. 28].

Введение электронного документооборота
позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами. Уменьшение
времени выполнения отдельных этапов работы с документами при смене «бумажного»
процесса на электронный.

Для административного управленческого
персонала организации большое значение имеют преимущества контроля в
электронном делопроизводстве. Использование ЭД в системах электронного
документооборота и делопроизводства позволяет эффективнее контролировать выполнение
документов благодаря функциям автоматизированного напоминания системой об
окончании сроков выполнения, четкого определения места нахождения электронного
документа и его исполнителя в конкретный момент времени и тому подобное.

Таким образом, основным преимуществом
электронной технологии является не столько повышение производительности труда
учетчиков и качества документов, сколько формирование на машинных носителях
учетных данных, описывающих предметную сферу (фактическое состояние
хозяйствования) в реальном масштабе времени. Именно это является определяющим с
позиции возможности информирования различных специалистов для оперативного
вмешательства. Информационные технологии на предприятиях различных форм
собственности и видов деятельности должны развиваться по электронной технологии
через создание интегрированного банка данных для удовлетворения информационных
потребностей пользователей в реальном масштабе времени.