Реферат на тему Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера.

Содержание:

Введение. 3

1. Рабочее время как фактор роста производительности труда
менеджера. 4

2. Мониторинг рабочего времени
менеджеров как диагностика потерь. 6

3. Современные подходы к планированию
и управлению рабочим временем. 8

Заключение. 12

Список литературы. 13

Введение:

Актуальность изучения и оценки потерь
рабочего времени менеджера обусловлена тем фактом, что результатом
такой оценки станет определение факторов роста производительности труда данной
категории работников. Проблема эффективного использования рабочего времени
является актуальной для менеджеров любого уровня. Исследования показывают, что
в связи с неумением правильно распределить время, полезная занятость менеджера
не превышает 70–80% [1; 2]. Данный факт приводит к необходимости анализа
содержания труда и использования рабочего времени.

Цель анализа – определить
значимость и приоритетность управления рабочим
временем менеджера на основе анализа потерь рабочего времени.

Предмет исследования – анализ
потерь рабочего времени как инструмент повышения производительности труда
менеджера.

Для реализации
поставленной цели были поставлены следующие задачи проектирования:

— раскрыть
сущность рабочего времени как фактора роста производительности труда менеджера;

— дать
характеристику мониторингу рабочего времени менеджеров как диагностике потерь;

— проанализировать
современные подходы к планированию и управлению рабочим временем менеджера.

Заключение:

Эффективный тайм-менеджмент,
предполагающий контроль временных затрат и снижение их непроизводительности,
связан с анализом выполнения предыдущего дня. Для каждой задачи определяются
такие критерии, как: время начала и завершения; содержание задачи; результативность
или контрольные точки выполнения работ; проблемы, которые препятствовали
выполнению задачи и т.п. Для удобства анализа возможно все это оформить в виде
таблицы или использовать соответствующее специальное приложение на рабочем
компьютере. По такому же принципу можно разграничить дела на личные и рабочие;
время на телефонные переговоры и проверку электронной почты; на вопросы,
решаемые в рабочем порядке, и вопросы, рассматриваемые на общих собраниях, с
ведением протоколов и т.д.

Еще одним правилом эффективного управления
временем является обязательное соблюдение следующего соотношения:
контролируемое время не должно превышать 60 процентов от общей
продолжительности рабочего дня. Эго возможно, например, определяя
приоритетность и актуальность поставленных задач. Также освободить нагрузку на
руководителя в течение всего рабочего дня можно посредством частичного или
полного делегирования некоторых задач на своих подчинённых. И как результат,
избавляемся от лишних заданий, появляется время для решения незапланированных
заданий. В деятельности любой организации часто возникают непредвиденные
вопросы, требующие безотлагательного решения. Отсутствие запаса времени может
привести к увеличению продолжительности фактического рабочего времени, стрессу,
снижению результативности и личной эффективности работника.

Таким образом, эффективность управления
временем есть результат выполнения основных правил и четкого представления, для
чего и как осуществлять тайм-менеджмент и как это повлияет на результативность
руководителя.

Фрагмент текста работы:

. Рабочее время как фактор роста
производительности труда менеджера Алгоритм анализа
использования рабочего времени менеджера может содержать следующие параметры:

а) классификация работ,
выполняемых менеджерами. Такая классификация предполагает ранжирование работ по
содержанию (комплексные, экономические, технические, аналитические, обобщающие
и т. п.), по причинам реализации (по собственной инициативе, по инициативе
руководителя), по времени выполнения (краткосрочные, долгосрочные и т. п.);

б) анализ затрат рабочего
времени менеджера;

в) мониторинг организации
учета рабочего времени менеджера. Направления мониторинга: организация учета
расходования рабочего времени, учета времени незанятости (простоев) менеджеров,
организация планирования времени менеджеров в организации;

г) выявление видов
деятельности, на которые время используется неэффективно;

д) диагностика причин
потерь рабочего времени менеджерами (например, нечеткое определение целей и
приоритетов, неудовлетворительная организация планирования, отсутствие
необходимой информации для принятия решений, и т. п.).

Таким образом,
результатом такого анализа станет сопоставимость расходов времени менеджеров с
расходами времени на запланированные дела и бюджетом времени. Последующая
корректировка системы планирования и организации работы менеджеров. Это все в
совокупности позволит собрать максимальный объем информации.

Основные принципы техники
ведения учета времени менеджера заключаются в следующем: учет всех расходов
времени, через мониторинг рациональной организации рабочего времени;
регистрация простоев (недоиспользование рабочего времени), через мониторинг
узких мест (например, медленной работы, принятия решений); мониторинг способов
менеджеральных работ и количества требуемого времени на их выполнение; учет
инструментов планирования рабочего времени.

Исследования
свидетельствуют, что 20–30% рабочего времени руководитель тратит на
рассматривание корреспонденции, пересматривая в день до 100 документов, из
которых лишь 30 по-настоящему нужные; ему придется подписывать в год до 20 тыс.
документов, тратя на это около трех недель. Подсчитано, что по всем каналам из
внутренних источников информации поступает на 30 %, а из внешних – на 40 %
больше, чем нужно.

Основными причинами
потерь времени в деятельности менеджера является [1–3]:

– нечеткое определение
целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться
в ситуации, а потому берут на себя или очень много, или очень мало работы;

– неудовлетворительная
организация планирования, что не позволяет менеджеру справиться с
распределением времени на выполнение своих дел;

– неорганизованность и
недисциплинированность подчиненных, которая приводит к многоразовой переработке
одной и той же работы;

– отсутствие необходимой
информации для принятия решений, в результате чего их придется постоянно
откладывать;

– нерешительность
менеджера, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями,
проводить собрания и совещания.

Таким образом, методические
подходы к сбору информации об анализе, учете и организации рабочего времени
менеджера позволят усовершенствовать управление и планирование временем данной
категории работников.