Платная доработка на тему Управление информацией и документацией в Белоруссии

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2

1. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В БЕЛАРУСИ 6

1.1.Определение понятий «делопроизводство», «документооборот», «документационное обеспечение управления» (ДОУ) 6

1.2. Определение нормативных требований к организации документооборота в Республике Беларусь 14

2.ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ В БЕЛОРУССИИ 20

2.1.Информатизация общества как основная проблема в республике 20

2.2 Государственное управление процессами информатизации в Белоруссии 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 28

Введение:

Актуальность темы. Вопросы грамотного управления всегда были и будут важны во всех сферах, ибо это гарантия поступательного развития культуры и цивилизации, отсутствие хаоса и беспорядков. На сегодняшний день управление значимо и в информационной сфере, как оказалось, надежда на искусственный интеллект, который решит все наши проблемы и приведет нас в счастливое цифровое будущее, еще не оправдались. Важен опыт, чутье, компетентность людей, которые работают с информацией и документацией в организациях и учреждениях любого типа и вида.

В организациях и учреждениях создаются специальные структурные подразделения – информационные службы, которые помогают руководству в принятии правильного управленческого решения. В них обычно входят отделы научно-технической информации, технические архивы и др. Их задача – первичный отбор информации, обработка и доведение до тех подразделений, которым эта информация может быть переадресована. Информационные службы могут вести фонды «фирменной» информации, готовить аналитические и рекламные материалы, участвовать в проведении исследовании рынка сбыта, тестировании продукции и т.п.

Управление информацией – достаточно новое направление, созданное для координации деятельности по работе с информацией, включая технологии, безопасность, маркетинг, рекламу и обслуживание.

Документация – понятие которое чаще всего рассматривается в двух вариантах :

1) совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу (напр., документация тендерная),

2) способ первичного отражения (регистрация) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. на каждую операцию (группу однородных операций) составляется определенный документ, являющийся носителем первичной информации.

Документацией нужно тоже управлять, ее так много сейчас, что легко потерять нужную бумагу под грудой бесполезного «спама». Считаем абсолютно оправданной идею перевода документации в электронный вид.

Разработанность.

Разработанность темы достаточно большая ввиду обширности этих понятий: информация и документация.

Информация изучалась как фактор производства, как история становления кибернетики, как товар, как ресурс, как фактор производства, как предмет труда, как фактор деловых отношений и т.п.

Выделим лишь несколько наиболее значимых, на наш взгляд, авторов.

Управление информацией как проблема изучалась такими специалистами, как Т.В. Кузнецова, А.Е. Рыбаков, О.И. Рысков, А.В. Савельева, Н.Г. Суровцева.

На примере Китая описывал проблемы управления информацией Сяо Цюхуэй. В Молдавии есть свои специалисты, изучающие проблемы управления информацией, среди них особо выделяются труды Тодорашенко З.Г. Кроме того, в работе приведены источники, освещающие положение дел с управлением документацией в Казахстане, Узбекистане, Чехии.

Потребин А. исследовал белорусскую медиа-среду. В его работе акцент сделан на изучении телевидения, точнее, присутствия в нем российского контента, не затрагивается тема зарубежного телевещания в Белоруссии и стороной обходится вопрос цензуры в белорусских СМИ, особенно на телевидении.

Рассматриваем в работе вопрос о паритете русского и белорусского языков. Белорусский ученый А. Трофимчик называет семь причин говорить по-белорусски: прагматичность, юридичность, эстетичность, этичность или культурность, интеллектуальность, актуальность, патриотичность.

Цель и задачи:

Цель курсовой работы – выяснить особенности управления информацией и документацией в Республике Белоруссия.

Задачи:

1.расмотреть понятие «информация», выявить круг требований к ней;

2.определить номенклатуру документации в организации (усредненную);

3.охарактеризовать проблемы в управлении информацией и документацией.

Структура курсовой работы представлена введением, двумя главами, пятью параграфами, заключением, списком использованных источников и литературы.

Заключение:

Сегодня доступно так много источников информации, она настолько разная, и может быть недостоверная, что надо обязательно проверять всю поступающую информацию, как из-за пределов организации, так и внутри нее. Для этого создаются информационные службы, которые составляют планы-отчеты, ведут сбор, обработку, анализ и оценку для руководства. Информацией нужно управлять.

В любой организации достаточно много документов, как внутренних, так и поступающих извне. Этими информационными потоками необходимо четко управлять, иначе через какое-то время ничего нельзя будет найти и понять, как работать, будет невозможно.

Наше определение: управление информацией и документацией – это грамотное распределение информационных потоков, структурирование документов, определение ответственных за работу и круга допущенных к обладанию ими лиц.

Проведя исследования документального потока по теме, можем отметить, что нет большого количества источников, которые бы освещали информационный менеджмент Белоруссии на примере конкретных организаций, а ведь это было бы интересно и полезно для сравнительного анализа.

При этом важно понимать, что основы управления информацией и документацией – язык подготовки документов (важно, чтобы информация понималась одинаково, на одном языке, без учета трудностей перевода и понимания иноязычных смыслов), свобода распространения информации и наличие доступа к ней.

Фрагмент текста работы:

1. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В БЕЛАРУСИ

1.1.Определение понятий «делопроизводство», «документооборот», «документационное обеспечение управления» (ДОУ)

Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» ранее понималась не папка с документами, а рассматриваемый и решаемый вопрос. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Термин делопроизводство появился на территории Беларуси в конце XVIII – начале XIX вв. одновременно с введением русского языка в учреждения государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в XVI – XVII вв. в центральных органах управления Российского государства – приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался производством дел. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «справаводства». Происходит он от слова «справа», так в XV – XVIII вв. в Беларуси, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения.

Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину «делопроизводство», в то время не возникло. Связано это было с особенностями государственного устройства Беларуси, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. На тот момент не существовало каких-либо специальных учреждений центрального управления, потому длительное время большинство дел решалось великим князем и панами-радой, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находящемуся при них, составить соответствующий документ.

«Справой», «справлением» документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось. Поэтому не возникало в XV – XVIII вв. на территории Беларуси такого понятия, как «дело» в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса.

Таким образом, ведение дел в том смысле, в котором оно существовало в России, в Беларуси отсутствовало.

Термин «справаводства» появился в белорусском языке лишь в 20-е годы XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык, началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется Законом Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Делопроизводство – это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами .

Организация делопроизводства условно делится на две части:

 обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

 организация работы с документами: получение, передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов.

Документирование развивается по двум направлениям:

1) документирование по общим вопросам управления;

2) документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним.

Документ (от лат. Documentum – свидетельство) – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими её идентифицировать .

Документ возник в первую очередь для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления. Делопроизводство в учреждениях имеет три основные системы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Начиная с 70-х гг. прошлого века параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением.

Предполагалось, что он заменит термин «делопроизводство», который считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. Однако в силу ряда причин оба термина стали употребляться как синонимы. При этом термин «ДОУ» чаще используется в случаях, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами с целью выделения именно информационно-технологической составляющей этой работы.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами .

Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь, хотя в последнее время получает все более широкое распространение. Под управлением документами понимается область управления, включающая совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль над этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности .

Из этого определения следуют особенности управления документами:

 управление документами является частью управления организацией в целом;

 целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного, как правило, непосредственно руководителю организации.