Платная доработка на тему Организация работ с документами в муниципальном учреждении (на примере МДОУ N64 «Непоседа»

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Теоретические основы организации работ с документами в муниципальном учреждении 5

1.1. Понятие и виды документов 5

1.2. Сущность и особенности организации работ с документами в муниципальном учреждении 10

Выводы по главе 1 16

Глава 2. Исследование практики работы с документами в Муниципальном дошкольном образовательном учреждении детский сад N 64 «Непоседа» 17

2.1. Краткая характеристика учреждения 17

2.2. Анализ документооборота 20

2.3. Проблемы в организации работы с документами 29

Выводы по главе 2 35

Глава 3. Совершенствование организации работы с документами в Муниципальном дошкольном образовательном учреждении детский сад N 64 «Непоседа» 37

3.1. Пути решения выявленных проблем в организации работы с документами 37

3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий 43

Выводы по главе 3 49

Заключение 50

Список использованных источников и литературы 53

Приложения 55

Введение:

Современное развитие общества и рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема информации, большого количества различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, которая, в свою очередь, зависит от правильной и удобной организации системы документооборота. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс обработки поступающей информации. Структурировать и упросить его. Для этого все больше компаний переходят на системы электронного документооборота.

Руководитель каждой организации понимает важность формирования штата грамотных сотрудников, а также необходимость информационного, технического и правового обеспечения системы управления персоналом. Но если по каким-либо причинам случается «перекос», из зоны внимания выпадает любая из частей, система начинает работать недостаточно эффективно.

Документационное обеспечение управления персоналом — это сфера деятельности, документирующая трудовые отношения в соответствии с действующим законодательством. Также необходимо отметить, что с целью исключения значительных финансовых и временных затрат важно установить правильное, грамотное ведение кадровой документации, в том числе оформление трудовых отношений.

Все вышесказанное обуславливает актуальность изучения вопросов кадрового и документационного обеспечения управления персоналом.

Целью исследования является анализ организации работ с документами в муниципальном учреждении (на примере МДОУ N64 «Непоседа»).

Задачи исследования:

— раскрыть понятие и виды документов;

— рассмотреть сущность и особенности организации работ с документами в муниципальном учреждении;

— охарактеризовать правовые, организационные и методические основы организации работ с документами в муниципальном учреждении;

— дать общую характеристику и организационную структуру МДОУ N64 «Непоседа»;

— исследовать систему документооборота и проблемы организации работ с документами в МДОУ N64 «Непоседа»

— определить направления совершенствования организации работ с документами в МДОУ N64 «Непоседа».

Объектом исследования является МДОУ N64 «Непоседа».

Предмет исследования – система документооборота в МДОУ N64 «Непоседа».

Методология и методика исследования. При исследовании данной темы применялись методы: описательный, сравнительный, юридический, статистический и метод анализа документов, что позволило автору сделать определенные выводы и выработать практические рекомендации.

Структура работы включает в себя введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список использованных источников и литературы.

Заключение:

По результатам проведенного исследования можно сформулировать следующие выводы.

Номенклатура дел МДОУ N64 «Непоседа» является сводной, т.е. созданной для организации в целом. Она разработана с учетом специфики работы предприятия по типовой форме. В нее входят основные управленческие документы, с которыми приходится иметь дело инспектору по кадрам.

Номенклатура дел в управлении по кадрам МДОУ N64 «Непоседа» разрабатывается ежегодно. Она изменяется в зависимости от того, какие документы инспектор по кадрам считает нужным включить в номенклатуру. Номенклатура дел утверждается генеральным директором предприятия.

Как ранее было представлено в таблице 6, кадровое производство занимает наибольший объем – около половины всех временных затрат сотрудников управления по кадрам. Это свидетельствует, во-первых, о важности кадрового делопроизводства как элемента кадровой работы, а, во-вторых, о необходимости грамотной и методической организации работы с кадровыми документами.

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов являются: рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов; сокращение документопотоков; повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации).

Одной из признанных наиболее эффективных моделей автоматизации деятельности дошкольного образовательного учреждения является формирование единого информационного пространства, позволяющего вовлечь максимальное количество сотрудников в единый процесс управления деятельностью учреждением и предоставляющего возможность сдачи отчетности в электронном виде в вышестоящие управляющие органы.

Также необходимо отметить, что для осуществления электронного документооборота в МДОУ используется подсистема электронного документооборота «Дело», которая предназначена для обработки документов, относящихся к сфере делопроизводства (входящие, исходящие, внутренние).

Проведенный анализ позволил выявить те направления, по которым в настоящее время актуально совершенствовать кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом МДОУ N64 «Непоседа».

Как было выявлено, в настоящее время для управления по кадрам является актуальным совершенствование документационного оформления командировок.

Данные о том, что документирование командировок нуждается в совершенствовании, согласуется с информацией о том, что с каждым годом на совершение действий по данному направлению кадровой работы сотрудники управления по кадрам затрачивают все больше времени.

В современных условиях в основе совершенствования документационного обеспечения лежит, в первую очередь, переход на электронный документооборот, позволяющий экономить время на оформление документов и их согласование.

Актуальность совершенствования документирования командировок обусловлена также тем, что в условиях пандемии и удаленной работы система электронного документооборота позволяет сокращать контакты между людьми. При этом важность командировок в условиях пандемии для персонала МДОУ N64 «Непоседа» не уменьшилась, так как по-прежнему учреждение работает с удаленными объектами.

Нами предлагается автоматизация бизнес-процесса «Учет командировок» на предприятии, используя интеграцию трех систем «1С: Документооборот», «1С: Зарплата и кадры» и «1С:Бухгалтерия». Данная подсистема позволяет сократить время оформления заявки и отчета по командировкам, следит за сроками исполнения маршрута прохождения документов, минимизировать ошибки при оформлении заявок на командировки и отчетов по ним, автоматический перенос данных в учетные системы.

В МДОУ N64 «Непоседа» предлагается принять следующие документы:

1. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства (вводится в действие приказом руководителя).

2. Приказ о возложении функций по ведению кадрового делопроизводства на сотрудников управления по кадрам, в чьи функции в настоящее время входит оформление документов по различным направлениям кадрового учета.

3. Положение о защите персональных данных

4. Положение о порядке обучения и проверки знаний по охране труда, пожарной безопасности и производственной санитарии работников и служащих.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические основы организации работ с документами в муниципальном учреждении

1.1. Понятие и виды документов

В настоящее время важность грамотно организованного документооборота, несомненно, велика, что объясняется тем, что своевременность и полнота информации является гарантом разумного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности муниципального образования.

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Документ помогает консолидировать информацию и подтвердить факт ее наличия. Также необходимо обратить внимание, что каждая конкретная управленческая ситуация включает в себя множество специально разработанных под нее видов документов. Следовательно, выделяют ряд признаков, представленных на рисунке 1, по которым подразделяются документы.

Рисунок 1. Классификация документов

Все документы можно разделить на две большие группы:

1. Документы по общим и административным вопросам;

2. Документы по направлениям деятельности .

Характеристика видов документов дается в соответствии с ГОСТ Р 51141 98 .

ГОСТ Р 6.30 2003 определяет требования к оформлению конкретных видов документов: формат листа, поля, шрифт, межстрочные интервалы, обязательный набор реквизитов.

Различают три главные формы ведения работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма представляет собой форму, при которой процессы поддержки документации сконцентрированы на структурном подразделении или сотруднике, что помогает значительно улучшить качество их обработки.

Децентрализованная форма ведения документооборота осуществляется непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. выполняются автономно в каждом подразделении.

Смешанная форма работы с документами является системой, в которой та же технологическая операция (например, регистрация или контроль исполнения) оформляются централизованно для одних массивов документов и децентрализовано (для структурных подразделений) для других.

Качество документационного обеспечения задач социально-экономического развития – важнейшая функция государства в регулировании процессов воспроизводства и обеспечения востребованности кадрового потенциала. Среди важнейших направлений государственной кадровой политики в системе социальных отношений следует выделить деятельность государства по созданию условий для развития и реализации человеком своих профессиональных возможностей и способностей. Это направление имеет свои правовые основания и закреплено в ряде статей и положений основного закона Российской Федерации. В то же время конституционные положения, декларирующие гарантии и права человека по свободному расположению и использованию своих способностей, равенства возможностей своих граждан, недопущение дискриминации, в том числе и при устройстве граждан на работу, и ряд других не всегда имеют действенные механизмы реализации.

Люди, выбирающие гражданскую службу, не ставят перед собой главной целью — высокий заработок, для них важнее значимость их деятельности для общества, а также профессиональный рост и развитие. Следовательно, для того чтобы повысить мотивацию государственных служащих, необходимо стимулировать их нематериальными мерами.

Во-первых, одной из проблем, с которой сталкиваются государственные служащие, является большой объем полномочий, приводящий к постоянным переработкам. На примере отдела государственной гражданской службы, можно рассмотреть один из вариантов решения данной проблемы. В соответствии с возложенными задачами и полномочиями, отдел осуществляет огромное количество функций, среди которых: организация работы по формированию кадрового состава, подготовка проектов приказов и распоряжений, связанных с поступлением, приемом на гражданскую службу, с выходом на пенсию, об отпусках, организация работы по сбору и проверке достоверности сведений о доходах, об имуществе и многое другое. При этом выполнение всех функций осуществляют шесть гражданских служащих данного отдела. Они не только занимаются документационной работой, но и взаимодействуют с гражданами, государственными и муниципальными служащими. Из-за постоянного приема посетителей у работников не остается времени на выполнение технической работы, которую приходится доделывать после окончания основного рабочего времени.

Возможным вариантов решения в сложившейся ситуации может быть введение графика рабочего времени гражданского служащего и отдела, который позволит наилучшим образом распределить трудовые действия во времени, то есть оптимизировать нагрузку работника. График рабочего времени для каждого сотрудника будет составляться исходя из функциональных обязанностей, прописанных в должностном регламенте. Данный график будет фиксировать время приема граждан или государственных служащих, операционное время и время перерыва. График рабочего времени отдела будет регламентировать дни и время, когда работа с гражданами и гражданскими служащими производиться не будет. Это позволит сотрудникам отдела сосредоточиться на выполнении технической деятельности, например, составлении отчета за месяц.

В связи с тем, что в настоящее время реализуется национальный план по противодействию коррупции, при создании данных планов необходимо определить в них сроки проводимых программ. В свою очередь каждая программа должна включать определенный перечень мероприятий.

При разработке программы необходимо выработать определенного уровня индикаторы, которые будут свидетельством результатов эффективности, либо же разработанная программа требует определенного рода корректировки.

Но для того, чтобы реализовать такую программу необходимо разработать определенные мероприятия, которые будут составлять целую систему.

Среди такой системы необходимо отметить следующие мероприятия:

-необходимо организовать антикоррупционную пропаганду и антикоррупционное образование;

-усилить контроль за проверкой сведений лиц, которые предоставляются при поступлении на государственную гражданскую службу;