Платная доработка на тему Организация электронного документооборота в ФГБУ (добавить выводы в готовую работу)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 6

1.1. Правовые основы перехода организаций публичного сектора на систему электронного документооборота 6

1.2. Приоритеты развития систем электронного документооборота в организациях государственного сектора 12

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФГБУ «УПРАВЛЕНИЕ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ ЗДАНИЙ ВЫСШИХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ» 23

2.1. Общая характеристика деятельности ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти» 23

2.2. Применение информационной системы документооборота при работе с входящей корреспонденцией в ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти» 31

2.3. Проблемы и преимущества использования автоматизированной системы документооборота в ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти» 38

ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФГБУ «УПРАВЛЕНИЕ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ ЗДАНИЙ ВЫСШИХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ» 45

3.1. Современные системы электронного документооборота на российском рынке и их возможности 45

3.2. Предложения 51

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 58

Приложения 64

 

Введение:

Актуальность исследования. Основной функцией любого государственного учреждения является принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. Увеличение количества документов влечет за собой рост затрат времени на их получение, обработку, поиск, регистрацию и иные действия, что приводит к неэффективности использования бумажных документов. Учитывая, что информационно-коммуникационные технологии развиваются последние пятьдесят лет

и особенно быстро в XXI в., разработчики стали применять их

для организационных целей документооборота. Такой подход обеспечивает снижение материальных затрат и экономию на базовых процессах

и конкретных операциях (к примеру, поиске документов или обеспечении доступа к ним), снижение рисков просрочки исполнения документов, а также делает документооборот прозрачным процессом.

Российские системы электронного документооборота (далее – СЭД) стали появляться в 1980-х гг. и использовались именно в учреждениях государственного сектора, а именно в деятельности ЦК КПСС. На первом этапе автоматизировали работу общего отдела, в последующие несколько лет всю работу с документами ЦК и Политбюро, затем накопленную практику применили в работе с документами в Аппарате Президента СССР, а при переходе к новому государственному строю и в Администрации Президента РФ. Сейчас все больше организаций переходят от бумажного документооборота к электронному, используя следующие системы СЭД – Directum, Дело, ELMA, DocsVision и пр. Как указывают Д. Селезнев

и А. Каадзе, уже на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений СЭД в различных отраслях. С каждым годом эти цифры растут [ ].

Ввиду того, что внедрение СЭД требует финансовых вложений, обучения персонала новым навыкам, прежде всего оно происходило

в коммерческих структурах. В зависимости от масштабов организаций окупаемость затрат на СЭД составляет от 3 месяцев до 3 лет. В организациях государственного сектора и органах власти рассматриваемые системы внедряются более активно лишь в последние несколько лет. В отсутствие единых требований каждый орган власти, подведомственные ему учреждения апробировали разные системы СЭД, буквально отталкиваясь от наличия денег. Это привело к функционированию в государственном секторе многих информационных продуктов СЭД, что становится все более затратно. Таким образом, актуальность данного исследования заключается в необходимости описать наиболее приемлемый подход к организации перехода на СЭД для ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти».

Цель исследования заключается в обосновании решений

по внедрению системы электронного документооборота в ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти.

Достижение цели потребовало постановки и решения следующих задач:

1. изучить теоретические основы использования и приоритеты развития СЭД в бюджетных организациях;

2. проанализировать правовое регулирование использование СЭД

в бюджетных организациях;

3. охарактеризовать деятельности ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти»;

4. выделить и описать подходы и принципы организации документооборота в ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти»;

5. определить проблемы и преимущества использования автоматизированной системы документооборота в ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти»;

6. предложить пути совершенствования внедрения электронного документооборота в ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти».

Объектом исследования – организация системы электронного документооборота в бюджетных учреждениях.

Предметом исследования – организация электронного документооборота в ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти».

Теоретическую основу исследования составили идеи и взгляды, обоснованные таким исследователями как: С.К. Абдыкадыров,

А.А. Воробьева, Г.А. Двоеносова, В.М. Коржук, И.Ю. Попов, А.С. Лолаева, А.Г. Мишина, О.А. Морозова, В.В. Лосева, Л.И. Иванова, Н.Н. Шувалова.

Нормативную правовую основу исследования составили: федеральные законы, постановления Правительства РФ, приказы органов исполнительной власти в области электронного документооборота.

Эмпирическую базу исследования составили локальные документы, материалы планов и отчетов, а также автоматизированная система «Делопроизводство» ФГБУ «Управление по эксплуатации зданий высших органов власти».

Цель и задачи исследования определили структуру работы, которая представлена введением, тремя главами, заключением, списком использованных источников и литературы и тремя приложениями.

Заключение:

Система электронного документооборота представляет собой систему обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации Правила работы с документами законодательно закреплены в различных нормативноправовых актах (федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ и др.), а также ведутся на основе стандартов и методических рекомендаций. Делопроизводство, т.е. отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, включает в себя два основных элемента – документирование и документооборот.

Документирование – это фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке, а документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Грамотно организованный документооборот необходим органам государственной власти для нормального и эффективного функционирования

Электронный документооборот строится на принципах, отличающихся от принципов бумажного документооборота. Его применение в государственном органе позволяет:

• сократить сроки подготовки и исполнения документов,

• организовать и автоматически поддерживать в актуальном состоянии базы нормативных и распорядительных документов,

• сократить количество рутинных операций, а работникам предоставляется возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления,

• повысить качество подготовки управленческих решений,

• снизить число «потерянных» документов,

• организовать информационно прозрачные процессы разработки и прохождения документов, допускающие контроль на любой стадии

Таким образом, можно утверждать, что преимущественно система правового регулирования внедрения СЭД сформировалась.

Проведенный нами анализ внедрения в деятельность государственных учреждений СЭД позволяет утверждать, что это процесс становится все более масштабным, а к числу приоритетов относятся:

 Регистрация и учет исходящих и входящих документов.

 Распределение документов по исполнителям с обозначенным сроком исполнения.

 Контроль над исполнением документов.

 Поиск документов и архивных документов.

 Составление итоговых и сводных документов, отчетов.

 Быстрый обмен документами и информацией.

Современная нормативно-правовая база документационного обеспечения управленческой деятельности находится в неупорядоченном состоянии. Существующие этапы внедрения электронного документооборота сопровождаются рядом проблем, которые в свою очередь не носят неразрешимого характера, а, напротив, в ряде литературы освещены конкретные рекомендации, позволяющие автоматизировать делопроизводство грамотно и с наименьшими потерями. Несмотря на существующие трудности, электронный документооборот находит все более широкое применение именно потому, что эффект от него измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.

Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.

Можно с уверенностью сказать, что Учреждение занимает одно из ведущих мест в системе Управления делами, выполняя ответственные задачи в области эксплуатационно-технического обслуживания и содержания зданий, помещений и наружных территорий, а также принимает участие в подготовке и проведении мероприятий на самом высоком уровне.

Потребность во внедрении в Учреждении новой СЭД объясняется большим объемом исходящей и входящей документации, которые видны на конец года из приведенного анализа. Переход Учреждения на ЭДО повысит эффективность его функционирования за счет оперативного принятия грамотных управленческих решений, систематизации и осуществления контроля на всех этапах обработки документов, комплексной защиты информационных потоков при обработке и хранении, а также за счет сокращения бумажного документооборота и создания единого информационного пространства для коллективного исполнения, роста уровня профессиональной подготовки работников.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

1.1. Правовые основы перехода организаций публичного сектора

на систему электронного документооборота

На этапе интенсивного развития информационно-коммуникационных технологий, все больше организаций стараются использовать компьютерные программы и электронные системы документооборота и хранения документов. Это заметно ускоряет течение внутренних процессов

в организации, следовательно, повышает эффективность использования времени и ресурсов. Выстроенный по определенной схеме, понятный

и прозрачный электронный документооборот (далее – ЭДО) считается конкурентным преимуществом любой современной организации []1. Задача перехода от бумажного документооборота к ЭДО стоит перед многими организациями, включая и государственный сектор.

Сегодня в организациях существует следующие формы организации системы документооборота:

1. Централизованная.

2. Децентрализованная.

3. Смешанная.

Централизованная форма применяется в организациях с небольшим объемом управленческих документов. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например, канцелярии, или одним сотрудником, например секретарем. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив.

Децентрализованная форма документооборота предполагает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях,

как правило, разобщенных территориально, или когда обрабатываемая информация является закрытой, секретной, либо деятельность каждого структурного подразделения обособлена. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы

с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций

по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

Смешанная форма используется в организациях с большим объемом документооборота и сложной управленческой организационной структурой. Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль

за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, обработке для передачи в архив [] 2.

Система электронного документооборота (далее – СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, информационная система), которая позволяет организовать работу с электронными документами в полном жизненном цикле документа (создание, редактирование, утверждение, подписание, контроль, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и тому подобное) 3[]. При внедрении СЭД приобретаются не только тактические выгоды (сокращение расходов в результате освобождения места для хранения документов, уменьшение затрат на копирование и доставку документов

в бумажном виде, сокращение расходов на персонал и оборудование и др.),

но и стратегические преимущества, связанные с повышением эффективности работы организации. Имеются в виду:

• обеспечение прозрачности и управляемости;

• повышение уровня информационной безопасности;

• появление возможности коллективной работы над документами;

• существенное ускорение поиска и выборки документов по различным атрибутам;

• повышение уровня безопасности информации, сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

• усиление контроля за исполнением документов и их качеством;

• создание электронных архивов, которые обеспечивают удобство надежность хранения документации 4[].

Как и любой вид деятельности, в особенности выполняемой организациями публичного сектора, ЭДО регулируется нормами права. Наиболее действенным способом правового регулирования практически все участники общественных отношений признают ГОСТы и стандарты. Это своего рода методические документы, инструкции по применению тех или иных процессов. Понятийный аппарат, описание этапов обмена документами в электронной форме содержат следующие ГОСТы:

1. ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» определяет термин «электронный документ» как «форму представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде

и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде» []5.

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит терминологию в области делопроизводства и архивного дела. Данный ГОСТ определяет термин «электронный документооборот» как «документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)» и термин «электронное дело» как «электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел» [] 6.

3. ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению» устанавливает требования

к электронному сообщению в части его формата, состава и содержания

для передачи такого сообщения из системы в систему в виде файла []7.

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» содержит требования к оформлению документов, в частности, и на электронном носителе [] 8.

Юридически более значимым механизмом государственного регулирования ЭДО выступает законодательное регулирование.

В соответствии с действующими правовыми актами единого закона о СЭД

в Российской Федерации пока нет. В этой сфере действует совокупность правовых актов разного уровня.

Основополагающим законом является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В указанном акте зафиксированы дефиниции «информационные технологии», «информационная система», «электронное сообщение», а с 2010 г. «электронный документ». Последний раскрывается как «документированная информация, представленная в электронной

форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи

по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки

в информационных системах». При этом по ч. 4 ст. 11 рассматриваемого закона устанавливается, что обмен электронными сообщениями, которые подписаны электронной подписью или собственноручной подписью, имеет такую же юридическую силу как обмен обычными документами []9.