Платная доработка на тему Оптимизация документооборота корпорации.

Содержание:

Введение. 2

Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом
корпорации. 4

1.1.   Сущность
документооборота корпорации. 4

1.2 Документопоток организации. 9

Глава 2. Методологические аспекты оптимизации и управления
документооборотом корпорации в ОАО «Сбербанк
России». 12

2.1. Тематический анализ и оптимизация документооборота в ОАО «Сбербанк России»  12

2.2. Маршрут документов в ОАО
«Сбербанк России». 14

2.3 Табель форм документов в ОАО
«Сбербанк России». 16

Глава 3. Рекомендации для повышения эффективности и
совершенствования документооборота в ОАО
«Сбербанк России». 23

3.1. Способы совершенствования документооборота. 23

3.2. Система электронного документооборота и автоматизации
делопроизводства в ОАО «Сбербанк России». 24

Заключение. 28

Список литературы. 30

Введение:

Актуальность
темы. Документооборот — неотъемлемая часть любой
организации, независимо от ее размера. Будь то компания с несколькими
сотрудниками или корпорация с тысячами сотрудников.

Документооборот
необходим для организации бумажных документов. Скорость доступа к документам,
скорость их передачи между сотрудниками или отделами, а также качество их
хранения зависят от организации документооборота. Раньше для поддержки рабочего
процесса назначались отдельные работники, сортировались все документы, при
необходимости находили и доставляли в нужное место.

Современный бизнес
начинает использовать системы электронного документооборота. Это значительно
упрощает сложность хранения документов, поскольку все они находятся в
электронной форме и могут быть просмотрены с любого компьютера. Обычно это
намного проще и удобнее, чем бумажный документооборот, но в то же время есть
сложности. Эти осложнения включают:

— потребность в
электронном пространстве для хранения документов в электронном формате;

— наличие выхода в
Интернет для доступа к документам с компьютера;

— защита при
хранении электронных документов на серверах или компьютерах;

— защита
целостности электронных документов при их передаче через Интернет;

— подтверждение
подлинности документов;

— скорость доступа
к документам;

— скорость
передачи документов.

Сегодня облачное
хранилище все чаще используется для резервного копирования больших данных. Это
довольно удобно, но аренда таких складских помещений требует денежных средств.
Поэтому вы можете обратить внимание на возможность сохранения документов на устройствах
пользователей.

Почти все системы
электронного документооборота представляют собой программные продукты для
компьютеров, но сегодня большинство людей предпочитают мобильные устройства,
поскольку их можно использовать где угодно. По техническим характеристикам
мобильные устройства не уступают персональным компьютерам, поэтому они могут
выполнять на компьютере те же ресурсоемкие операции.

Вопросам
управления информационным обеспечением деятельности предприятий и организации
электронного документооборота на предприятиях изучалось многими зарубежными и российскими
учеными, такими как: Линев К.А., Колос И.В., Денисенко М.П., Купалова И.,
Матвиенко А.В., Козырев А.А., Бастрикова М.В. Понамарев А.П., Фатюха В.В.,
Чернявская И. В. [12] и др.

Объект
исследования – управления документооборотом корпорации.

Предмет
исследования – оптимизация документооборота в ОАО
«Сбербанк России».

Цель
курсовой работы – исследовать оптимизация
документооборота в корпорации.

Для достижения
поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить сущность
документооборота корпорации.

2. Рассмотреть документопоток
организации.

3.
Проанализировать методологические аспекты оптимизации и управления
документооборотом корпорации в ОАО «Сбербанк России».

4. Определить способы
совершенствования документооборота.

5. Исследовать систему
электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в ОАО «Сбербанк
России».

Заключение:

В ходе работы были
рассмотрены цели и задачи систем документооборота в корпорации, их
классификация, существующие методики внедрения. Проведен анализ опыта
реализации проектов по разработке и внедрению СЭД в ОАО «Сбербанк России»,
показаны их особенности.

Подводя итог,
можно сказать, что на отечественном рынке постоянно ведутся работы по
усовершенствованию автоматизированных систем, предназначенных для управления
документами, что ведет и к росту числа внедренческих проектов, и к
совершенствованию их методик. Сегодня очень много больших и крупных компаний
внедряют СЭД, поскольку это обеспечивает быстрый поиск документной информации,
работу с документами в режиме реального времени, повышение эффективности
управления в целом. При этом делаются лишь первые шаги по созданию
общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области
делопроизводства и архивов. Не существует универсальной классификации, которую
можно было эффективно использовать в качестве основы для формирования
требования к СЭД, как в технической, так и в прикладной ее части.

Сегодня
электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной
организации, так как объемы документов увеличиваются. Все чаще из-за сложности
доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие,
вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является
сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Совершенствование
системы информационного обеспечения деятельности предприятия позволит повысить
оперативность и результативность процесса принятия управленческих решений, а
также повысить показатели эффективности деятельности предприятия. Это дает
возможность усилить конкурентные позиции предприятия.

Были исследованы
особенности организации электронного документооборота как инструмента
управления информационным обеспечением деятельности предприятия. Были обнаружены
особенности внедрения данных систем на предприятии и установлено, что
использование систем электронного документооборота на предприятиях становится требованием
времени настоящего, и, закономерно, элементом развития современной компании.

Электронный
документооборот обеспечивает управление потоками документов и массивов
информации в компьютерных сетях, а также дает возможность контролировать
движение документов на предприятии, что эффективно влияет на принятие
управленческих решений.

Внедрение системы
электронного документооборота на предприятии положительно влияют на процессы
управления предприятием в целом, в частности, помогают ведущим менеджерам в
принятии эффективных управленческих решений, анализе бизнес-процессов на
предприятии; контроле выполнения задач работниками, обеспечения
криптографической безопасности защиты информации. Данная система
предусматривает оптимизацию работы сотрудников среднего и нижнего звеньев, а именно:
повышение качества работы сотрудников за счет уменьшения ошибок в процессе
автоматизированной обработки большого объема информации и массивов данных; уменьшение
затрат времени на поиск, обработку нужных информационных и документационных
ресурсов работниками предприятия; удобный алгоритм работы использования
информационных ресурсов предприятия.

Проведенное
исследование перспектив внедрения электронного документооборота на
отечественных предприятиях показывает, что уровень организации электронного
документооборота на российском рынке является недостаточным. Это подтверждает
актуальность развития и совершенствования существующих систем электронного
документооборота. Но несмотря на препятствия внедрения электронного
документооборота, наблюдается развитие данного процесса на отечественных
предприятиях.

Фрагмент текста работы:

Глава 1.
Теоретические основы управления документооборотом корпорации

1.1. Сущность документооборота корпорации

Документооборот —
это процесс, включающий подготовку, прием, получение, передачу и отправку
документов. Также это можно определить, как их движение от момента компиляции
до момента получения или отправки в архив.

В свою очередь
документация делится на три типа:

— вклад —
поступает из внешней среды (другие компании, учреждения, органы власти);

— оригинал
отправляется за пределы компании;

— внутренний — это
то, что создается и остается исключительно внутри конкретной компании.

Современные
условия минимизировали количество бумажных носителей, и некоторые компании
вообще не используют их, так как они перевели всю документацию в электронные
файлы. Тем не менее многие прибегают к смешанной организации, в которой можно
объединить разные источники.

Главное правило
организации документооборота — его оптимизация. В частности, необходимо
сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения
документов. Для этого разработаны три формы документооборота:

— централизованный
— предполагает концентрацию всей документации в одном месте. Например, это
может быть секретариат или офис. Эти услуги берут на себя максимальную
ответственность, связанную с записью, обработкой и хранением документов;

—
децентрализованный — характеризуется тем, что документы сосредоточены в
нескольких структурных единицах, где и выполняются необходимые операции. Эта
форма уместна и практична только в том случае, если у компании есть несколько
территориально удаленных друг от друга подразделений;

— смешанный —
сочетает в себе характеристики двух предыдущих форм. Таким образом, в отдельных
отделах, в зависимости от их компетенции, ведется учет, обработка и хранение
определенных документов.

Но есть также
служба ДОУ (управленческая документация), через которую проходит важная
управленческая документация [1].

Есть 4 принципа
рабочего процесса, которые обеспечивают бесперебойную работу:

— четкость —
означает, что электронные документы и файлы должны двигаться в четко
определенном направлении без каких-либо препятствий. Для этого компания должна
разработать конкретную модель трафика;

— непрерывность —
здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документооборот постоянно находился
в движении, а не «стоял» на одном месте. В этом случае поможет более-менее
равномерная нагрузка на систему.

— ритмичность —
этот принцип перекликается с предыдущим. Без определения конкретных сроков
обращения с документацией будет невозможно обеспечить бесперебойную работу.
Следовательно, необходимо разработать некоторые правила, регулирующие
документооборот.

— параллелизм —
без соблюдения этого принципа оперативная и слаженная работа работать не будет.
Здесь необходимо обеспечить такой рабочий процесс, в котором один и тот же
процесс не будет выполняться несколькими участниками [1].

Матвиенко А.В.,
Цывин М.Н. говорят о том, что организация документооборота предприятия зависит
от масштаба деятельности предприятия, его функций, количества звеньев
управления и объема документопотоков. Управление социальными процессами
реализуется с помощью управленческой информации, которая отражает содержание
управленческих действий. Оборот управленческой информации осуществляется с
помощью управленческих документов. Процессы делопроизводства и документооборота
рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечения
управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот
следует рассматривать как документальное обеспечение управления — как систему
вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления [15, с.7].

Золотарева И. О.,
Бутова Р. К выделяют три потока документов на предприятии — входные документы
от внешних адресатов, обрабатываемые структурными подразделениями (входящая
корреспонденция, нормативные и законодательные документы, договоры, проекты),
большинство из них должно порождать выходные, причем в заранее установленный
срок;

— выходные
документы, выпускаемые структурными подразделениями для отправления во внешние
организации (исходящая корреспонденция, договоры, проекты, справки и т.д.);

— внутренние
документы, выдаваемые руководством предприятия или структурными подразделениями
(приказы, инструкции, справки) и использующиеся для организации работы
предприятия [16, с. 7].

Документационные
потоки, которые характеризуются следующими параметрами:

— содержанием или
функциональной принадлежностью;

— структурой;

— режимом или
цикличностью;

— направленностью;

— объемом.

Характеристика
основных параметров документопотока приведены в табл. 1.2.

Таблица 1.2
Характеристика параметров документопотока № п/п Наименование
параметра
документопотока Характеристика  параметра документопотока 1 Содержание
или функциональная
принадлежность Характеризуется
составом документов и информации, входящих в документопоток и описывается
признаками, по которым документы классифицируются, индексируются и
обрабатываются. 2 Структура Характеризуется
различными потоками документов, в соответствии с определенным функциональным
назначением документов, входящих в документопоток. 3 Режим
или цикличность Характеризуется
изменениями времени и изменениями информационного содержания. Происходящие за
счет внешнего и внутреннего влияния на деятельность организации (например,
сезонные уменьшения политической, управленческой, деловой активности, и
уменьшение внутренних ритмов в работе организации и др.) 4 Направленность
или направление Характеризуется
зависимости от технологического звена обработки документов: (документы,
которые подлежат регистрации и документы, не регистрируются; документы с
контролем исполнения и без контроля и др.). На направление документопотока
влияет способ оценки и заверения документов: согласования, утверждения,
ознакомления и др. 5 Объем Характеризуется
количеством документов или объемом информации, содержащейся в документах
(например, количество листов, количество знаков, количество поручений,
количество исполнителей и др.) То есть, важным
параметром документопотока, что влияет на структуру организации
делопроизводства на предприятии и ее штатное расписание, является объем. Это
количество поступающих в организацию и создающихся в ней за определенный
промежуток времени. Данный показатель используется в качестве критерия при
выборе организационной формы делопроизводства (традиционной или
автоматизированной) [15].

То есть, величина
объема документооборота определяет:

— расчет
необходимой численности работников для ведения делопроизводства;

— расчет
эффективности применения автоматизированной системы делопроизводства;

— загруженность
работников, выполняющих функции делопроизводства [15, с.76].

Любой документ,
независимо от потока, в котором он находится (проектном, технологическом,
нормативном, административном, финансовом), имеет прямую или косвенную связь с
продукцией предприятия: изделиями — для производственных предприятий или
проектными документами (их комплектами) — для проектных организаций. Создание
документооборота разнородных потоков в едином пространстве позволяет отображать
связи между различными типами документов: техническими, административными,
нормативными, финансовыми и др. Каждый  
документ по своему потоку движется в пределах своего маршрута, который
разрабатывается и контролируется различными пользователями в соответствии
определенного направления. Единая среда показывает связи и позволяет (при
наличии прав доступа к документу) получить различную информацию о
характеристиках изделия или продукции: техническую, маркетинговую, финансовую,
административную и др. [17 — 19].