Платная доработка на тему Методика разработки архивных справочников в электронной среде
-
Оформление работы
-
Список литературы по ГОСТу
-
Соответствие методическим рекомендациям
-
И еще 16 требований ГОСТа,которые мы проверили
Скачать эту работу всего за 290 рублей
Ссылку для скачивания пришлем
на указанный адрес электронной почты
на обработку персональных данных
Содержание:
Введение 3
1 Глава: Современные тенденции развития архивного дела в Российской Федерации 5
1.1. Влияние цифровой трансформации общества на работу с документами в управлении и архивах 5
1.2. Проблемы сохранности архивных документов в электронной среде 12
1.3. Требования к описанию архивных документов в электронной среде на современном этапе 23
2 Глава: Методика построения базы данных 41
2.1. Понятие, назначение и виды баз данных 41
2.2. Cравнение баз данных 46
2.3. Порядок построения реляционной базы данных 52
3 Глава: Разработка базы данных литературных и документальных источников на основе справочника Архивы и Власть 57
3.1. Описание предметной области 57
3.2. Структура базы данных 59
3.3. Интерфейс базы данных 63
Заключение 67
Список Источников и Литературы 68
Приложение 75
Введение:
На сегодняшний день вопрос об архивных справочниках является актуальным, так как проблема классификации архивной документной информации является стержневой проблемой организации современного архивного информационного пространства. Именно поэтому в настоящее время создается отраслевой классификатор архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочной системы архивных документов – это вид научной работы, направленной на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией.
Система научно-справочного аппарата архивных документов – это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем по составу и содержанию документов, созданных на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации с целью их эффективного использования.
Архивный справочник – справочное издание, предназначенное для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также формируются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические списки и аннотированные каталоги.
Целью данной работы является разработка архивных справочников в электронной среде.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
• Охарактеризовать теорию, роль и значение научно-справочного аппарата к архивным документам АФ РФ и других документов, в том числе и к документам по истории архивной системы XX века,
• Изучить наиболее популярные обще информативные и тематические исторические сайты на предмет наличия информации по рассматриваемому вопросу,
• Опираясь на размещенные в Интернете источники произвести классификацию всех имевших место документов периода 1918-1928 гг.
• Построить и проанализировать проблемно-ориентированную базу данных по истории архивов на основе справочника «Архивы и Власть».
Объектом исследования в данной работе являются архивные справочники и документы в электронной среде. Предмет исследования – проблемно-ориентированная база данных документов и других источников по истории русско-турецких войн, как один из видов архивных справочников.
В исследовании рассматривается развитие автоматизированного научно-справочного аппарата архивов, особое внимание уделено современному состоянию архивных автоматизированных информационно-поисковых систем и качественным особенностям разработки справочно-поисковых средств архивов на современном этапе. В качестве источников использованы нормативные и плановые документы архивных учреждений – федеральные, ведомственные, региональные программы, стратегии, концепции информатизации архивов
В структуру данной работы входит: введение, основная часть, состоящая из трех глав, заключение и список использованных источников.
В первой главе содержится обзор методических материалов, статей и книг, отражающих роль и значение архивных справочников в жизни общества. Во второй главе анализируется документальное обеспечение документов периода 1918-1928 гг. расположенных в справочнике «Архивы и Власть». В третьей главе производиться построение проблемно-ориентированной базы данных по теме «Методика разработки базы данных по документам справочника Архивы и Власть».
Заключение:
Использование баз данных и информационных систем – это составная часть функционирования различных преуспевающих организаций и деятельности современного человека. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.
В настоящее время базы данных почти во всех сферах человеческой деятельности. Так как с помощью электронных баз данных работа персонала организации, будь то хоть книжный магазин, становится быстрой, качественной и удобной.
В результате этой работы, была создана база данных «Архив и власть».
Проектирование базы данных, проводилась с помощью СУБД Microsoft Access и языка запросов SQL.Данная база данных, содержит основные характеристики книжного магазина: книжный жанр, название книги, автора книги, издательство, количество страниц, твердый или мягкий переплет, количество страниц, цену, поставщика, дату поставки. Данный продукт существенно облегчает работу пользователей.
Фрагмент текста работы:
1 Глава: Современные тенденции развития архивного дела в Российской Федерации
1.1. Влияние цифровой трансформации общества на работу с документами в управлении и архивах
Архивы представляют собой конечное звено в цепочке жизненного цикла документа. Создаются электронные и бумажные документы в учреждениях и организациях любой формы собственности. Соответственно для того, чтобы в архивные учреждения поступали электронные документы, в организациях – источниках комплектования Архивного фонда РФ должен осуществляться преимущественно электронный документооборот. Ежегодно растет количество российских компаний, переходящих на системы электронного документооборота (СЭД). Юридическую силу электронным документам придает подписание их электронной подписью .
Однако далеко не все организации – источники комплектования применяют в своей практике СЭД, а некоторым это и нецелесообразно ввиду размера бизнеса. А те компании, которые используют в большинстве своем СЭД, продолжают сдавать в архивы документы на бумажных носителях, но не подлинники электронных документов, а их бумажные копии. Архивы по-прежнему пополняются в основном бумажными документами.
В будущем это будет приводить к необходимости постоянного увеличения площадей и количества стеллажей для хранения бумажных документов, что потребует дополнительных помещений для хранения архивных документов, а значит, и большего количества сотрудников архивов для работы со все возрастающим потоком бумажных документов.
Оптимизация работы архивов может быть связана с освоением новой технологической базы, например: сканирования бумажных документов и последующего хранения электронных копий документов и (или) переходом на электронный документооборот (ЭДО). Практика работы архивов с источниками комплектования Архивного фонда РФ, особенно с коммерческими и некоммерческими организациями, большей частью не урегулирована законодателем.
Для восполнения правовых пробелов архивы заключают на добровольной основе соглашения (договоры) с рядом организаций. Данные механизмы комплектования строятся на взаимопонимании, ответственности руководителей. Для повышения качества работы архивов по формированию Архивного фонда РФ было бы целесообразно прописать правовую норму, обязательную к исполнению, в законе, регулирующем архивную деятельность в стране.
Для решения проблем архивных учреждений в сфере комплектования их электронными документами необходимо принять федеральную программу развития архивной отрасли и области документоведения применительно к условиям и перспективам формирования цифровой экономики .
Назрела необходимость законодательно закрепить понятие «электронный документ» в нормативном акте, регулирующем деятельность архивных учреждений. Это позволит избежать существующей путаницы и установить четкое их определение.
Важно обозначить в законе необходимый перечень организаций – источников комплектования Архивного фонда, которые обязаны передавать в архивные учреждения электронные документы, заменив ими документы на бумажных носителях. Данная мера позволит существенно увеличить объемы комплектования архивов электронными документами.
Наиболее значимые преимущества комплектования архивов электронными документами отображены на рисунке 1.1.
Однако электронные документы требуют комплекса мероприятий по обеспечению их аутентичности, достоверности, физической сохранности и доступности. Поэтому сотрудникам архивов при работе с документами на электронных носителях необходимо выполнять комплекс организационно-технических мероприятий по резервному копированию, обеспечению защиты от вирусов и сохранность носителей, на которых хранятся документы и др.
Содержание:
Введение 3
1 Глава: Современные тенденции развития архивного дела в Российской Федерации 8
1.1. Влияние цифровой трансформации общества на работу с документами в управлении и архивах 8
1.2. Проблемы сохранности архивных документов в электронной среде 15
1.3. Требования к описанию архивных документов в электронной среде на современном этапе 26
2 Глава: Методика построения базы данных 43
2.1. Понятие, назначение и виды баз данных 43
2.2. Cравнение баз данных 48
2.3. Порядок построения реляционной базы данных 54
3 Глава: Разработка базы данных литературных и документальных источников на основе справочника Архивы и Власть 58
3.1. Описание предметной области 58
3.2. Структура базы данных 60
3.3. Интерфейс базы данных 64
Заключение 68
Список Источников и Литературы 73
Приложение 80
Введение:
На сегодняшний день вопрос об архивных справочниках является актуальным, так как проблема классификации архивной документной информации является стержневой проблемой организации современного архивного информационного пространства. Именно поэтому в настоящее время создается отраслевой классификатор архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочной системы архивных документов – это вид научной работы, направленной на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией.
Актуальность темы обусловлена тем, что необходимым условием успешного развития научно-информационной деятельности архивов является качественная система научно-справочного аппарата.
Знание юридических норм, организационных и методических аспектов организации хранения документов в современных условиях, безусловно, необходимо для руководителей юридических лиц и их специализированных структур, отвечающих за работу с документами и организацию их дальнейшего хранения, которые зачастую не располагают соответствующей информацией и не имеют опыта для решения данных проблем.
Актуальность данной работы заключается в том, что архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности.
В архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Именно поэтому правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию.
Система научно-справочного аппарата архивных документов – это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем по составу и содержанию документов, созданных на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации с целью их эффективного использования.
Архивный справочник – справочное издание, предназначенное для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также формируются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические списки и аннотированные каталоги.
В настоящее время архивные учреждения являются одними из важнейших центров, хранящих историко-документальное наследие страны. Среди основных функций любого архива следует выделить использование архивных источников, информирование общества об имеющихся документальных богатствах. Большое значение при этом имеет научно-справочный аппарат архива, во многом помогающий облегчить поиск необходимых источников и работу с ними
Целью данной работы является разработка архивных справочников в электронной среде.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
Изучить влияние цифровой трансформации общества на работу с документами в архивах;
Изучить проблемы сохранности архивных документов;
Изучить требования к описанию архивных документов;
Проанализировать понятие, назначение и виды баз данных;
Сравнить базы данных;
Изучить порядок построения реляционной базы данных;
Разработать базу данных;
Описать структуру базы данных;
Представить интерфейс базы данных.
Объектом исследования в данной работе являются архивные справочники и документы в электронной среде. Предмет исследования – проблемно-ориентированная база данных документов и других источников по истории русско-турецких войн, как один из видов архивных справочников.
В исследовании рассматривается развитие автоматизированного научно-справочного аппарата архивов, особое внимание уделено современному состоянию архивных автоматизированных информационно-поисковых систем и качественным особенностям разработки справочно-поисковых средств архивов на современном этапе. В качестве источников использованы нормативные и плановые документы архивных учреждений – федеральные, ведомственные, региональные программы, стратегии, концепции информатизации архивов
Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А.С. Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В.Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов и др.
Также следует отметить следующие труды:
Копылова, О.Н. «Формирование электронных справочно-информационных ресурсов в Госархиве Российской Федерации»
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. «Архивоведение: учебник»
Редькина, Н. С. «Моделирование как метод научного познания в библиотековедении»
Жолобова, И. Г. «Комплектование фонда электронными документами: проблемы и ожидаемые перспективы»
Киселев И.Н. «Архивные информационные технологии на современном этапе» и др.
В работе проанализированы первостепенные из нормативных и методических документов по основным направлениям деятельности государственных архивов.
Главным документом, на котором строится организация архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также новый типовой перечень, действующий с 2000 г. и получивший название «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Однако принятие в 2004 г. нового закона «Об архивном деле в Российской Федерации» обострило проблему, заложенную еще в Основах архивного законодательства 1994 г. Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности, были посеяны первые зерна размежевания архивных документов на государственные и негосударственные.
Последствия такого решения еще долго будет чувствовать вся страна, так как в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих организаций) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно.
В структуру данной работы входит: введение, основная часть, состоящая из трех глав, заключение и список использованных источников.
В первой главе содержится обзор методических материалов, статей и книг, отражающих роль и значение архивных справочников в жизни общества.
Во второй главе анализируется документальное обеспечение документов периода 1918-1928 гг. расположенных в справочнике «Архивы и Власть».
В третьей главе производиться построение проблемно-ориентированной базы данных по теме «Методика разработки базы данных по документам справочника Архивы и Власть».
Заключение:
Таким образом, хранение электронных документов существенно отличается от хранения документов бумажных. Для сохранности электронных документов необходимо своевременно следить за сроком жизни программно-аппаратных средств и вовремя проводить перезапись. Также важно следить за целостностью электронных документов, выполнять резервное копирование, следить за защитой документов от вирусов и за сохранностью носителей, на которых хранятся электронные документы. В общем, важно знать и применять комплекс мер по защите электронных документов, которые направлены на обеспечение долговременного хранения данных.
В будущем ожидается существенное увеличение процента электронных документов среди всех документов, хранящихся в архивах. Это приведет к еще большей открытости и прозрачности.
Доступ к архивным документам не будет ограничен по времени действия или количеству посетителей, для ознакомления людей с ними не нужно будет выделять отдельное помещение, можно будет загружать большое количество электронных документов на сервер и люди смогут иметь к ним доступ онлайн – с любого устройства, подключенного к интернету.
С активным развитием информационных технологий, внедрением их в управленческую деятельность появляются и используются новые виды документов – машиночитаемые и электронные. А значит, возникают проблемы их хранения в рамках архива и обеспечении возможности использования.
Изменение технологий создания «технотронных» документов влечет за собой необходимость решения задач архивного хранения, учета и обеспечения доступа к таким документам.
В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
В настоящее время базы данных почти во всех сферах человеческой деятельности. Так как с помощью электронных баз данных работа персонала организации, будь то хоть книжный магазин, становится быстрой, качественной и удобной.
Использование баз данных и информационных систем – это составная часть функционирования различных преуспевающих организаций и деятельности современного человека. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.
Основные задачи баз данных:
Обеспечение хранения в БД всей необходимой информации;
Обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам;
Сокращение избыточности и дублирования данных;
Обеспечение целостности базы данных.
Базы данных – это совокупность взаимосвязанной информации (фактов), относящейся к определенной предметной области, организованной по определенным правилам, которые могут обеспечивать их наглядное представление, хранение и манипулирование.
Система управления базами данных в технической деятельности – набор программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой технической информации. Базы данных и СУБД принято делить на два типа – реляционные и нереляционные.
В ходе исследования была выбрана реляционная база данных, так как она обладает рядом преимуществ.
Реляционная база — данных-это совокупность таблиц. Каждая таблица включает схожие между собой строки (кортежи). Все клетки строки имеют идентификаторы. Клетки в разных строках образуют столбцы (атрибуты). Клетка понимается как самая маленькая единица в реляционной базе данных.
В реляционной системе выполняются следующие аспекты:
1) структурный: информация в базе воспринимается пользователем как таблица;
2) целостности: таблицы соответствуют условиям целостности;
3) обработки: в пользовании имеются операторы манипулирования таблицами.
Итак, преимущества реляционных баз данных:
простота и доступность для понимания пользователем. Единственной используемой информационной конструкцией является «таблица»;
строгие правила проектирования, базирующиеся на математическом аппарате;
полная независимость данных. Изменения в прикладной программе при изменении реляционной БД минимальны;
для организации запросов и написания прикладного ПО нет необходимости знать конкретную организацию БД во внешней памяти.
Они способны создавать таблицы из уже имеющихся данных. Существуют операторы сокращения, проекции и объединения. Операция сокращения (выборка) извлекает заданные строки из таблицы. На выходе число строк меньше или равны числу строк исходной таблицы.
Операция проекции предназначена для отбора определенных столбцов таблицы. Соединение же предназначено для совмещения нескольких таблиц на основе общих значений в общих столбцах.
В процессе построения реляционной базы данных необходимо решить несколько задач. Во-первых, необходимо описать структуру базы данных для РСУБД. Для этого разработчик использует язык описания данных или какой-либо эквивалентный способ описания структуры (например, графическое представление). Затем база данных записывается на какой-либо физический носитель и заполняется данными.
В результате этой работы, была создана база данных «Архив и власть».
Проектирование базы данных, проводилась с помощью СУБД Microsoft Access. Данный продукт существенно облегчает работу пользователей.
MS Access – реляционная клиент-серверная система управления базами данных (СУБД) от компании Microsoft. Реляционная означает, что она основана на таблицах.
База данных состоит из пяти таблиц. Одна основная и остальные необходимы для того, чтобы можно было выбирать поел со списком.
Количество этих таблиц не является исчерпывающим, можно добавлять еще, в случае возникновения необходимости. Данные таблицы нужно для того, чтобы не вбивать каждый раз, например в поле «Подлинность» одно и тоже. Для этого в Access есть вариант «Поле со списком», в котором выбирается таблица, из которой можно брать варианты подстановки.
Основная база данных называется «Протоколы и журналы заседаний», а дополнительные базы данных носят названия того поля, для которого они были созданы:
«Номер фонда»
«Название фонда»
«Способ воспроизведения»
«Подлинность»
«Вид документа»
Информационная система представляет собой аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий выполнение следующих функций:
ввод данных об объектах некоторой предметной области;
надежное хранение и защита данных во внешней памяти вычислительной системы;
дополнение, удаление, изменение данных;
сортировка, выборка данных по запросам пользователей;
выполнение специфических для данной предметной области преобразований информации;
предоставление пользователям удобного интерфейса;
обобщение данных и составление отчетов.
СУБД – комплекс программ, позволяющих создать базу данных (БД) и манипулировать данными (вставлять, обновлять, удалять и выбирать). Система обеспечивает безопасность, надёжность хранения и целостность данных, а также предоставляет средства для администрирования БД.
Фрагмент текста работы:
1 Глава: Современные тенденции развития архивного дела в Российской Федерации
1.1. Влияние цифровой трансформации общества на работу с документами в управлении и архивах
Архивы представляют собой конечное звено в цепочке жизненного цикла документа. Создаются электронные и бумажные документы в учреждениях и организациях любой формы собственности. Соответственно для того, чтобы в архивные учреждения поступали электронные документы, в организациях – источниках комплектования Архивного фонда РФ должен осуществляться преимущественно электронный документооборот. Ежегодно растет количество российских компаний, переходящих на системы электронного документооборота (СЭД). Юридическую силу электронным документам придает подписание их электронной подписью .
Однако далеко не все организации – источники комплектования применяют в своей практике СЭД, а некоторым это и нецелесообразно ввиду размера бизнеса. А те компании, которые используют в большинстве своем СЭД, продолжают сдавать в архивы документы на бумажных носителях, но не подлинники электронных документов, а их бумажные копии. Архивы по-прежнему пополняются в основном бумажными документами.
В будущем это будет приводить к необходимости постоянного увеличения площадей и количества стеллажей для хранения бумажных документов, что потребует дополнительных помещений для хранения архивных документов, а значит, и большего количества сотрудников архивов для работы со все возрастающим потоком бумажных документов.
Оптимизация работы архивов может быть связана с освоением новой технологической базы, например: сканирования бумажных документов и последующего хранения электронных копий документов и (или) переходом на электронный документооборот (ЭДО). Практика работы архивов с источниками комплектования Архивного фонда РФ, особенно с коммерческими и некоммерческими организациями, большей частью не урегулирована законодателем.
Для восполнения правовых пробелов архивы заключают на добровольной основе соглашения (договоры) с рядом организаций. Данные механизмы комплектования строятся на взаимопонимании, ответственности руководителей. Для повышения качества работы архивов по формированию Архивного фонда РФ было бы целесообразно прописать правовую норму, обязательную к исполнению, в законе, регулирующем архивную деятельность в стране.
Для решения проблем архивных учреждений в сфере комплектования их электронными документами необходимо принять федеральную программу развития архивной отрасли и области документоведения применительно к условиям и перспективам формирования цифровой экономики .
Назрела необходимость законодательно закрепить понятие «электронный документ» в нормативном акте, регулирующем деятельность архивных учреждений. Это позволит избежать существующей путаницы и установить четкое их определение.
Важно обозначить в законе необходимый перечень организаций – источников комплектования Архивного фонда, которые обязаны передавать в архивные учреждения электронные документы, заменив ими документы на бумажных носителях. Данная мера позволит существенно увеличить объемы комплектования архивов электронными документами.
Наиболее значимые преимущества комплектования архивов электронными документами отображены на рисунке 1.1.
Однако электронные документы требуют комплекса мероприятий по обеспечению их аутентичности, достоверности, физической сохранности и доступности. Поэтому сотрудникам архивов при работе с документами на электронных носителях необходимо выполнять комплекс организационно-технических мероприятий по резервному копированию, обеспечению защиты от вирусов и сохранность носителей, на которых хранятся документы и др.
