Платная доработка на тему Информационно-справочные документы. Их виды, назначение, правила оформления.

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Теоретические подходы к исследованию
документооборота в органах государственной власти субъектов РФ.. 5

1.1 Сущность документационного обеспечения и
характеристика системы управления документацией. 5

1.2 Информационно-справочные документы: понятие и
сущность. 7

Глава 2. Информационно-справочные документы:
правила оформления. 11

2.1 Основы оформления. 11

2.2 Анализ современных систем управления
документооборотом. 16

Заключение. 21

Список литературы.. 23

Введение:

Актуальность
темы исследования обусловлена тем, что организация работы с документами
является важной задачей в деятельности организаций любого уровня, а особенно в
органах государственной власти. Документы являются основным инструментом
организации управления.

Эффективность
управления во многом зависит от слаженной работы элементов документооборота,
поэтому создание и движение документов в системе государственного управления
является основой деятельности этих органов.

Электронный
документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами,
представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного
делопроизводства».

Проблемой
является недостаточная автоматизация документооборота в органах
государственного управления, а также нежелание сотрудников обучаться новым
технологиям и сопротивление изменениям.

Цель – разработать направления совершенствования
документационного обеспечения управления организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решение
следующих задач:

— рассмотреть сущность документационного обеспечения и
характеристика системы управления документацией;

— определить функции системы документационного обеспечения
и требования к ней;

— рассмотреть службу документационного обеспечения
управления;

— проанализировать проблемы организации
документационного обеспечения в органах государственной власти субъектов Российской
Федерации;

— провести анализ современных систем управления
документооборотом.

Объектом настоящего исследования является деятельность
органов государственной власти Российской Федерации.

Предмет ‑ управление документационным обеспечением в
органах государственной власти субъектов РФ.

В исследовании использовались следующие методы:
системный; структурный; функциональный; информационный; аксиоматический;
выборочный; методы синтеза и анализа.

Заключение:

Документационное обеспечение управления
– это специфическое направление деятельности, которое заключается в
составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того насколько
правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним,
во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого
решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы,
предприятия. Составление, использование и хранение документов в соответствии с
действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит
эффективность управленческого труда.

Основной обмен
документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и
структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные
записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся
в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к
сведению.

Многие
информационно-справочные документы — докладные (служебные) и объяснительные
записки, справки, акты — являются основным средством реализации внутренних
коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются
на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

Наиболее востребованная в России система электронного
документооборота «ДЕЛО» — надежное и безотказное решение, включающее полный
набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством,
эффективно решает следующие задачи:

— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— надежное хранение и быстрый поиск;

— совместная работа и подготовка проектов
документов;

— организация ссылок между документами, проектами и
поручениями;

— электронное взаимодействие с организациями и
органами власти;

— соответствие законодательным, нормативно-методическим
требованиям;

— быстрый перевод документов в электронный вид
(сканирование);

— контроль исполнения поручений;

— построение сложных маршрутов движения под
различные бизнес-процессы;

— единая рабочая среда для удаленных подразделений и
филиалов (общие файлы; документы, поручения, обсуждения);

— интеграция со сторонними бизнес-решениями и
системами;

— юридически значимый документооборот;

— автоматизация государственных услуг и обращений
граждан.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические подходы к
исследованию документооборота в органах государственной власти субъектов РФ 1.1 Сущность документационного обеспечения и
характеристика системы управления документацией Документационное обеспечение управления
– это специфическое направление деятельности, которое заключается в
составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того насколько
правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним,
во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого
решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы,
предприятия. Составление, использование и хранение документов в соответствии с
действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит
эффективность управленческого труда.

Под документооборотом понимается движение документов на
предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения
исполнения или отправки.

Анализ
документооборота позволяет наглядно увидеть управленческие процедуры, их
последовательность, систему управления в целом. Документооборот регулируется
инструкцией по документационному обеспечению управления[1].

Инструкция
разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом
предприятия и иными внутренними нормативными документами предприятия.

Инструкция
по документационному обеспечению управления устанавливает общие требования к
функционированию группы по работе с корреспонденцией секретариата,
документированию управленческой деятельности и организации работы с документами[2].

При применении электронного документооборота группой
по работе с корреспонденцией секретариата разрабатываются маршруты движения
документов.

Существует три основные формы
организации работы с документами (рис. 1):

— централизованная;

— децентрализованная;

— смешанная. [1]
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и
делопроизводство: Учебник и практикум / Москва, 2017. Сер. 68 Профессиональное
образование (2-е изд., пер. и доп). [2] Абрегова М.К.
Документооборот и порядок его формирования для целей управленческого учета // В
сборнике: Устойчивость развития и саморазвития региональных
социально-экономических систем: методология, теория, практика Материалы
Международной научно-практической конференции. 2015. С. 7-9.