Отчёт по практике на тему Документоведение и документационное обеспечение управления

Содержание:

Введение 3

Основная часть 5

Заключение 15

Список использованных источников 16

Введение:

Место прохождения практики — ООО «АВП Технология» г. Москва.

Практика является обязательным разделом основной профессиональной образовательной программы среднего профессионального образования — программы подготовки специалистов среднего звена. Она представляет собой вид учебной деятельности, направленной на формирование, закрепление, развитие практических навыков и компетенции в процессе выполнения определенных видов работ, связанных с будущей профессиональной деятельностью.

Практика предполагает следующие этапы работы:

1. Организационная работа предполагает:

а) решение с руководителем практики организационных вопросов по ее прохождению;

б) знакомство с организацией, ее инфраструктурой, руководителем структурного подразделения – места практики, потенциальными и реальными заказчиками/клиентами и т.д.;

в) знакомство с должностными обязанностями по должности и нормативными правовыми и локальными актами, регламентирующими его деятельность, кругом решаемых задач, сферой деятельности, проблемами, имеющими место в данное время, спецификой конкретных ситуаций;

г) планирование профессиональной деятельности, составление графика мероприятий, их методическое обеспечение, реализация поставленных задач;

д) составление отчетов и т.д.

При выполнении организационных видов работ обучающимся используются технологии персонального менеджмента, которые включают методы:

• стратегического и тактического планирования,

• анализа конкретных ситуаций организационного и межличностного взаимодействия,

• планирования и оптимизации рабочего времени,

• сбора и анализа информации,

• комплексной оценки результатов деятельности на основе профессиональной рефлексии.

2. Выполнение обязанностей по конкретной должности (с использованием необходимых профессиональных методов).

3. Объективная оценка и самоанализ деятельности практиканта включает:

а) получение обратной связи об исполняемых должностных обязанностях от руководителя практики от организации, заказчиков/клиентов;

б) профессиональная рефлексия и самоанализ собственной практической деятельности;

в) оценка практической работы практиканта со стороны руководства организации и(или) руководителя практики.

Заключение:

Задачами практики являются: обоснование и принятие в пределах должностных обязанностей решений, а также совершение действий, связанных с составлением документов.

Практика позволила усвоить ранее полученный теоретический материал, научила ориентироваться в делопроизводстве.

В первый день практики мной пройден инструктаж по техники безопасности и ознакомилась с деятельностью предприятия, ассортиментом услуг, осуществлено ознакомление с данными об объемах работ и затратах предприятия, с работой стажера, его основных задачи и обязанностей.

В период прохождения практики мной были изучены особенности организации деятельности делопроизводителя.

Итак, одним из самых важных аспектов функционирования каждой организации являются кадры. В современных реалиях, кадровая политика имеет большое значение, так как именно от этого будет зависеть продуктивность деятельности и развития государства.

Для каждого государства, кадры незаменимый ресурс, который должен функционировать и быть полностью адаптирован к условиям, лежащим в основе регулирования страны. Должно происходить движение к новым направлениям в этой стезе, чтобы все сферы человеческой жизни имели тенденцию к развитию. Внедрение в работу кадровых служб современных кадровых технологий должно происходить поэтапно и потребует четких и понятных методических рекомендаций.

Эффективность кадровой политики заключается в достижении целей системы управления персоналом, отражающих стратегические цели организации с минимальными затратами на формирование, реализацию и оценку кадровой политики. Кадровая политика реализуется через соответствующие механизмы.

Фрагмент текста работы:

Основная часть

ООО «АВП Технология» — компания с более чем 20-летней историей, лидер в отрасли автоматизации процессов управления подвижным составом железных дорог.

Разрабатываемая и выпускаемая компанией продукция предназначена для внедрения на железнодорожном транспорте (как вновь строящемся, так и эксплуатируемом на сети дорог и предприятиях промышленности). Оборудован подвижной состав более чем 80 депо России, а также стран ближнего и дальнего зарубежья. Суммарная протяжённость плеч обслуживания системой Автомашинист составляет более 100 тыс. км., для которых созданы и постоянно обновляются электронные карты. Получено и поддерживается более 100 патентов на выпускаемую продукцию, в том числе свидетельства на программные продукты и товарные знаки.

Системы автоведения компании ООО «АВП Технология» предназначены для автоматизированного управления тяговым подвижным составом с соблюдением норм безопасности движения в соответствии с расписанием на основе выбора энергетически сберегающего режима движения.

Компанией «АВП Технология» разработаны системы автоведения для:

• пригородных электропоездов и сдвоенных электропоездов;

• электровозов грузового движения, в т.ч. для ведения соединенных поездов и поездов повышенной массы и длины;

• электровозов и тепловозов пассажирского движения;

Системы автоведения выполняют следующие функции:

• осуществляют расчет энергосберегающих параметров движения поезда и управляющих воздействий в реальном времени;

• управляют тягой и и всеми типами тормозов локомотива и поезда;

• выдают машинисту визуальную и речевую информацию;

• производят запись регистрируемых параметров на картридж (через подсистему РПДА);

• осуществляют контроль исправности аппаратуры автоведения и тягового подвижного состава.

Применение систем автоведения повышает безопасность движения за счёт:

• автоматического исполнения скоростного режима движения (с учетом сигналов светофоров, ограничений скорости и т.п.);

• уменьшения утомляемости машиниста;

• автоматического контроля состояния силовой схемы локомотива, тормозной системы и действий машиниста с выдачей ему предупреждающих речевых сообщений.

Необходимость создания систем автоведения была обусловлена:

• высокой долей расхода электроэнергии и дизельного топлива на тягу поезда в эксплуатационных расходах локомотивного хозяйства и, как следствие, необходимостью внедрения энергосберегающих технологий;

• требованиями увеличения безопасности движения;

• необходимостью создания технической и технологической базы для ведения соединенных поездов и поездов повышенной массы и длины;

• необходимостью облегчения труда локомотивной бригады при ведении поезда за счет уменьшения числа рутинных операций при управлении локомотивом и информационной поддержки в условиях ограниченной видимости.

Информационное обеспечение технологии вождения поездов по графику, автоматизация процесса учета исполненной работы локомотивной бригадой и расхода электроэнергии на тягу поездов.

Основные функции:

1. Обеспечение машиниста текстовой, графической и звуковой информацией, необходимой для принятия им решений по выбору рациональных режимов управления локомотивом.

2. Получение по беспроводным каналам РОРС GSM информации о графике движения грузовых поездов, данных о машинисте и составе поезда, о занятости впереди лежащих блок-участков, плане и профиле пути, постоянных ограничениях скорости, об объектах инфраструктуры, динамическом перестроении графика движения поездов.

3. Регистрация и передача по беспроводным каналам РОРС GSM в информационные системы ОАО «РЖД» данных для формирования электронного маршрута машиниста:

• расход электроэнергии;

• фактическое исполнение расписания движения поезда;

• время работы локомотивной бригады.

4. Криптографическая защита передаваемой информации по беспроводным каналам РОРС GSM;

5. Коммерческий учет расхода и рекуперации электроэнергии локомотивами переменного тока с классом точности 0,5S по ГОСТ 31819.22-2012;

Основной эффект применения:

• снижение расхода электроэнергии на тягу поездов до 4 % при выполнении машинистом рекомендаций системы;

• снижение временных и финансовых затрат за счет автоматизации процесса и повышения производительности труда на учёт маршрутов машиниста и анализ поездок причастными сотрудниками.

• повышение пропускной способности железных дорог за счет следования поездов в едином поездопотоке по жестким ниткам графика движения грузовых поездов, повышение коэффициента участковой скорости;

• поддержка технологии оперативного перестроения графика движения грузовых поездов;

• обеспечение информационной поддержки принятия решений локомотивными бригадами в сложных поездных ситуациях, особенно в ночные и утренние часы, в плохих погодных условиях (снег, дождь, туман), на сложном профиле, с активацией внимания в виде речевых сообщений и отображения поездной обстановки на экране графического дисплея;

• повышение уровня безопасности движения.

В процессе практики мной были получены необходимые навыки в сфере делопроизводства и оформления юридических документов.

По итогам практики можно отметить следующее:

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.

2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.

3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.

4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.

5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:

o актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;

o законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;

o внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;

o принципов составления аналитических документов по документообороту;

o должностной структуры компании;

o действующих системы электронного оборота документов в компании;

o ведения базы данных документов компании;

o типовых сроков и принципов обращения с документами;

o требований к сохранности и хранению документации;

o требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;

o норм архивирования документов;

o нормативов составления описи документов по заданным критериям;

o правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.

6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:

o действующими законами;

o положениями данной инструкции;

o документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.

7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.

8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Делопроизводитель:

1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.

2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.

3. Ведет внутреннюю базу документов компании.

4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.

5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.

6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.

7. Контролирует доведение документов до их адресатов.

8. Дает справки по документам компании.

9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.

10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.

11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.

12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.

13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Делопроизводитель обладает правами:

1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.

2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.

3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.

4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.

5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.

2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.

3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.