Отчёт по практике на тему Документоведение и архивоведение

СОДЕРЖАНИЕ……………………………………………………………………….2
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3
РАЗДЕЛ 1. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТТОВ…7
РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.14
РАЗДЕЛ 3. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, АНАЛИЗ СОСТАВА И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………….23
РАЗДЕЛ 4. АНАЛИЗ БЛАНКОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТООВ…………..
РАЗДЕЛ 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПОСТРАЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ………………………………
РАЗДЕЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ, ХРАНЕНИЕ, ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ…………………
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………..
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………

Практика по получению первичных профессиональных умений и навыков, в том числе первичных умений и навыков научно-исследовательской деятельности (по документоведению) пройдена в организации Бюджетное учреждение здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа «Сургутская городская клиническая поликлиника № 5», на должности секретарь канцелярии информационно – аналитического отделения.
Я, Баранова Ирина Владимировна проходила практику на основном месте работы. БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника № 5» располагается по адресу: Тюменская область, г. Сургут, ул. Островского, дом 15. 628418. Телефон/факс 8(3462) 36-17-14. Главный врач – Шипилова Галина Николаевна. Руководитель практики Белявская Анна Михайловна – заведующий информационно – аналитического отделения.
Организация является бюджетным учреждением здравоохранения. Муниципальное учреждение здравоохранения «Городская поликлиника № 5» начала самостоятельное функционирование с 1 апреля 2011 года путем реорганизации муниципального учреждения здравоохранения «Клиническая городская больница № 1». Ранее – это детская поликлиника № 2, входившая в состав одного из крупнейших лечебных учреждений города, медсанчасть Сургутнефтегаза, оказывающая медико-санитарную помощь детскому населению прикрепленной территории.
В 2014 году учреждение получило статус клинической базы БУВО Ханты-Мансийского автономного округа–Югры «Сургутский государственный университет» и участвует в подготовке врачебных кадров. Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Сургутская городская клиническая поликлиника № 5» оказывает первичную медико-санитарную и специализированную медицинскую помощь детскому населению района обслуживания в рамках программы государственных гарантий по системе обязательного медицинского страхования.
В учреждении организована работа по реализации социальных программ. Специалистами учреждения, в 2014 году разработана программа медико-социальной реабилитации детей-инвалидов и детей с ограниченными возможностями здоровья «Мы вместе» . Программа была представлена на Конкурс инновационных социальных проектов, объявленный Фондом поддержки детей, находящихся в трудной жизненной ситуации.
В 2017 году в преддверии профессионального праздника коллектив учреждения отмечен благодарственным письмом Правительства Ханты-Мансийского автономного округа — Югры за качественную организацию медицинской помощи детскому населению ХМАО-Югры. С 2017 году БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника № 5» принимает участие в пилотных проектах Департамента здравоохранения Югры по внедрению технологий «Бережливая поликлиника».
За время прохождения практики мною были достигнуты цели и задачи. Я обобщила полученные мною знания, старательно выполняла все поручения моего руководства, находясь при этом в коллективе.
Основными учетными документами в приемной главного врача БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника № 5» являются:
— приказы, распоряжения, информационные письма учреждения;
— журнал обращений личного приема граждан ;
— поступающая переписка;
— карточки письменных обращений граждан;
— протоколы совещаний у главного врача;
— вопросы граждан, поступившие на официальный сайт учреждения;
— Распоряжения, Постановления, Акты и предписания надзорных органов;
— письменные обращения граждан вышестоящих организаций;
— поступающие факсограммы;
— отправляемые факсограммы;
-служебные записки, объяснительные, докладные от сотрудников учреждения;
-заявления от работников по личным вопросам;
-журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля.
Цель учебной практики — изучение делопроизводства в организации БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника № 5».
В процессе прохождения практики был рассмотрен анализ оформления документов и технологий работы с оперативной документацией, с правилами, которые регламентируются действующими законодательными, нормативными, нормативно – методическими документами.
Задачи практики:
— выполнить анализ организационно-правовых документов;
— изучить нормативно-методических документов, регламентирующих правила ведения делопроизводства;
— изучить системы документации, состав и оформление документов;
— выполнить анализ бланков служебных документов;
— рассмотреть организацию документооборота и построение организационно-поисковой системы;
— рассмотреть систематизацию, хранение, экспертизу ценности документов и подготовку к сдаче их в архив.
В процессе осуществления практики выполнялась непосредственная работа в приемной главного врача. В процессе прохождения практики выполнялись задания руководителя практики. В процессе выполнения практики выполнено ознакомление с основными организационными документами, изучены маршруты движения входящих, исходящих и внутренних документов, порядок их регистрации, отправки и принятия, организации движения, организации хранения, в том числе сроки хранения документов, порядок их передачи в архив.

Практика по получению первичных профессиональных умений и навыков, в том числе первичных умений и навыков научно-исследовательской деятельности (по документоведению) была пройдена в БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника №5» в должности секретарь канцелярии информационно – аналитического отделения.
За время прохождения практики секретарь применяет полученные в процессе обучения знания, умения и навыки на практике.
Во время прохождения практики я ознакомилась с деятельностью БУ «Сургутская городская клиническая поликлиники №5», изучила историю создания и развития БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника №5», изучила структуру управления организации; адаптация знаний, полученных в процессе обучения; выработала навыки при регистрации документов.
За время практики я не только ознакомилась с основными принципами организации работы БУ «Сургутская городская клиническая больница», но и подробно изучила должностные инструкции работников.
За время прохождения практики мною были достигнуты цели и задачи. Я обобщила полученные мною знания, старательно выполняла все поручения моего руководства, находясь при этом в коллективе. Во время практики я ознакомилась со структурой учреждения, получила представления о должностных обязанностях специалистов учреждения, провела анализ проделанной мной работ.
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
В процессе прохождения практики было принято участие в изменении инструкции по делопроизводству под требования нового ГОСТ Р 07.0.97 – 2016. Подробно были изучены требования нового ГОСТа для этого.
В организации функции секретаря заключаются в работе с документами, а также в помощи руководителю. Секретарь подготавливает документы, создает встречи, регистрирует корреспонденцию, организовывает встречи .работает с обращениями граждан, подготавливает необходимые документы и прочее.
Документооборот организован рационально, все основные документы (организационно-распорядительные и прочие) присутствуют в системе документооборота, организован документ в системе электронного документооборота, которая позволяет более эффективно обрабатывать .согласовывать и передавать документы.

РАЗДЕЛ 1. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Анализ деятельности секретаря и ее делопроизводственные функции показал, что сегодня в своей деятельности при составлении и организации работы с документами руководствуются комплексом законодательных и нормативных актов в сфере информации и документации.
Секретарь в приемной БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника №5» осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации .
Место практики – бюджетное учреждение, однако перечень основных организационно-правовых документов в организации достаточно стандартный.
Все виды документов, находящихся в обращении и на хранении в организации, можно разделить на три типа:
— Организационно-правовые;
— Информационно-справочные;
— Распорядительные.
Таким образом, к перечню организационных в БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника № 5» относят:
— Устав организации ;
— Положение о канцелярии;
— Штатное расписание;
— Коллективный договор;
-Должностные инструкции работников занимающихся делопроизводством.
В данном разделе описываются организационно-правовые документы, изученные в первые дни практики. Прежде всего рассмотрению подлежит документация, регламентирующая деятельность организации БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника №5» её юридический статус, организационно – правовую форму, структуру, систему управления.
Объектом исследования являются следующие документы:
— Устав (положение) БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника №5». Это документ, в соответствие с которым регламентируется деятельность организации. Устав содержит все необходимые сведения об организации, размер уставного капитала, основные виды деятельности, основные положения и особенности деятельности организации, ее функционирования, ликвидации.
Документ разработали на стадии открытия БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника №5» в 2010 году, утверждают на общем собрании и подают в числе прочих на регистрацию. Именно он является основанием для регистрационных мероприятий.
В устав включены следующие разделы:
— Общие положения (наименование, местонахождение).
— Цели и виды деятельности общества.
— Полномочия вышестоящей организации и департамента;
— Управление;
— Имущество;
— Ликвидация изменение типа реорганизация.
В разделе «Общие положения» в Уставе указаны наименование, местонахождение организации, почтовый адрес, прописана обязанность вести учет, предоставлять статистическую и бухгалтерскую отчетность, нести ответственность .выплачивать заработную плату .предоставлять информацию о своей деятельности.