Отчёт по практике на тему Документационное обеспечение управления и архивоведениеДелопроизводство Секретаря

Содержание:

Введение 3

1. Анализ порядка составления номенклатуры дел в УФПС НАО АО «Почта России» 4

2. Состав номенклатуры дел в УФПС НАО АО «Почта России» 10

3. Направления совершенствования номенклатуры дел в УФПС НАО АО «ПОЧТА РОССИИ» 15

Заключение 19

Список использованных источников 21

Приложение 24

Введение:

Документационное обеспечение управления требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Основные задачи делопроизводства в организации — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Актуальность исследования. Организация делопроизводства является одной из форм управленческой деятельности, которая осуществляется в организациях.

Каждый этап процесса принятия управленческого решения в организации теснейшим образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе организациям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Цель прохождения производственной практики – провести анализ порядка и организации номенклатуры дел в УФПС НАО АО «ПОЧТА РОССИИ».

Задачи производственной практики:

— провести анализ порядка составления номенклатуры дел в УФПС НАО АО «Почта России»;

— изучить состав номенклатуры дел в УФПС НАО АО «Почта России»;

— определить направления совершенствования номенклатуры дел в УФПС НАО АО «ПОЧТА РОССИИ».

Объект исследования — УФПС НАО АО «ПОЧТА РОССИИ».

Заключение:

По результатам прохождения практики можно сделать следующие выводы:

Номенклатура дел – утвержденный систематизированный перечень дел, находящихся в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура как схема распределения и группировки исполняемых документов и дел, сроков хранения, а также схема построения справочного дела неиспользованных документов. Кроме того, он является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения по делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Основным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т. е. она служит планом распределения документов после их оформления по делам и тем самым определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумажных носителях по физическим делам, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (дел) в организации на уровне файловой системы или базы данных.

Составление и назначение номенклатуры дел рассмотрено примере УФПС НАО АО «Почта России».

УФПС НАО АО «Почта России» является юридическим лицом, имеет гербовые печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим полным наименованием, другие необходимые для своей деятельности печати, штампы и бланки, а также текущий, расчетный, валютный и иные счета в банках и других кредитных организациях, открываемые в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В 2021 году в данном отделе было сформировано 26 дел, среди которых, следующие:

Переписка с органами государственной власти;

Приказы по основной деятельности;

Должностные инструкции сотрудников;

Положение об отделе;

Внутренние документы, рапорта, докладные записки.

Наибольшее количество документов включают в себя номенклатурные дела: «Переписка с органами государственной власти», которые включают в себя 16 томов. Объем номенклатурного дела включает в себя документы объемом не более 250 листов, в каждом номенклатурном деле находится от 50 до 100 документов.

Номенклатурные дела, подготовленные сотрудниками отдела специального учета УФПС НАО АО «Почта России» включают в себя обложку дела, опись документов, лист-заверитель. После подготовки всех составляющих компонентов номенклатурного дела, дело прошивается и передается в архиве учреждения на хранение.

Фрагмент текста работы:

Анализ порядка составления номенклатуры дел в УФПС НАО АО «Почта России»

Почта России обладает крупнейшей сетью в стране: 763 почтамта, 7 647 отделений в крупных и малых городах, 34 081 – в сельской местности.

При этом более 30 тыс. отделений находятся в населенных пунктах с численностью населения менее 20 тыс. человек, 17,4 тыс. ОПС являются убыточными, более 35 тыс. – требуют капитального ремонта.

Несмотря на то, что в соответствии с действующими нормативами наблюдается избыточное количество ОПС в сельской местности, в крупных городах существует нехватка почтовых отделений, что в совокупности с низкой производительностью труда и нехваткой персонала приводит к увеличению очередей в городских ОПС [34].

АО «Почта России» – это один из самых больших трудовых коллективов в стране – около 360 000 сотрудников.

АО «Почта России» выполняет задачи по обеспечению на всей территории Российской Федерации наиболее полного удовлетворения потребностей граждан и юридических лиц в предоставлении услуг почтовой связи.

Всего «Почта России» оказывает своим клиентам более 100 видов разноплановых услуг:

Услуги и сервисы, предоставляемые УФПС НАО АО «ПОЧТА РОССИИ» для населения и бизнеса.

1. Почтовые услуги.

• Письменная корреспонденция.

• Бандероли.

• Посылки.

• Отправления 1-го класса.

• EMS-отправления.

• Доставка международных мелких пакетов на дом.

2. Финансовые услуги.

• Денежные переводы.

• Срочные денежные переводы Форсаж.

• Международные переводы.

• Выплата пенсий и пособий.

• Почта Финанс.