Отчёт по практике на тему Архивоведение в организацииУчебная практика

Содержание:

1. Основная часть 4

1.1. Нормативно-методические документы, регламентирующие работу архива 4

1.2. Планы работы архива: текущие и долгосрочные 6

1.3. Должностные инструкции работников архива 11

1.4. Номенклатура дел 15

1.5. План использования архивных документов 18

1.6. План комплектования архива 20

1.7. Историческая справка архива организации 21

1.8. Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих работу архива организации 22

1.9. Документация по приему и размещению документов в архиве 23

1.10. Учет и сохранность документов в архиве 26

1.11. Документация при выдаче документов и дел из архива во временное пользование 27

1.12. «Режимы хранения» 30

1.13. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов 31

1.14. Розыск необнаруженных архивных документов 32

1.15. Алгоритм проведения реставрации документов 32

1.16. Алгоритм проведения консервации документов 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 35

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 36

Введение:

Вид практики – учебная практика.

Тип практики – «Практика по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности». Программа производственной практики (практики по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности).

Способ проведения практики – выездная.

Цель производственной практики – приобрести практические умения и навыки документационного обеспечения управления и архивоведения.

Задачами производственной практики являются:

— Изучить нормативно-правовые акты работы архива организации.

— Изучить планы работы архива: текущих и долгосрочных.

— Изучить должностные инструкции работников архива.

— Изучить номенклатуру дел.

— Изучить план использования архивных документов.

— Изучить план комплектования архива.

— Составить историческую справку архива организации.

— Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих работу архива организации.

— Составить документацию по приему и размещению документов в архиве.

— Составить и оформить документацию обеспечивающую учет и сохранность документов в архиве.

— Оформить документацию при выдаче документов и дел из архива во временное пользование.

— Составить таблицы «Режимы хранения».

— Оформить результаты проверки наличия и состояния архивных документов. Организовать розыска необнаруженных архивных документов.

— Составить алгоритм проведения реставрации документов.

— Составить алгоритм проведения консервации документов.

Заключение:

В ходе практики были приобретены новые знания об особенностях организацию комплектования архива документами архивного фонда РФ, выполнены основные цели и задачи, поставленные программой практики.

Полученные результаты представляют большой интерес и практическую полезность в перспективе применения их в будущем.

Целью практики является закрепление, расширение, углубление и систематизация знаний, полученных при изучении обще профессиональных и специальных дисциплин.

Полученные в результате прохождения практики знания и данные представлены в отчете.

Фрагмент текста работы:

1. Основная часть

1.1. Нормативно-методические документы, регламентирующие работу архива

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России, соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности [5].

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Нормативно-правовые документы в области архивного дела

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017);

Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ).

Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой.

• Основной документ — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

• Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).

• Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019 №237 (далее — Инструкция №237).

• Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526 (далее — Правила №526).

• Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.

Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.

Электронный архив организации формируется по тем же правилам, что и бумажный. Но есть некоторые нюансы, связанные с особенностями цифровых носителей:

Электронные дела, так же как и бумажные, передают по описи. Но вместо количества листов ответственный исполнитель указывает объем файла в Мб.

Вся информация записывается в двух экземплярах: на основной и рабочий накопители. Желательно хранить экземпляры отдельно и на разных типах носителей.

Архивариус заводит отдельную книгу учета для контроля поступления и перемещения электронных дел. В этой книге кроме основных отметок, заполняется графа «формат / тип носителя» [5].

Организация должна будет закупить отдельную технику, чтобы просматривать и копировать документы, а также выбрать подходящую программу. Такой продукт, среди прочих, есть у фирмы «1С» — «1с: Архив».

1.2. Планы работы архива: текущие и долгосрочные

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).