Отчёт по практике на тему 8. Оптимизация процессов обработки информации на предприятии путем их автоматизации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 5
1 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ ПРОГРАММНЫХ РЕШЕНИЙ 6
1.1 Система Soft Xpansion 6
1.2 1С: Предприятие 8. Документооборот КОРП 7
1.3 Информационная система «M.E.Doc» 9
3 ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА РАЗРАБОТКУ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЗАКАЗОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ НАУЧНОЙ И УЧЕБНОЙ РАБОТЫ 17
4 ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА СРЕДЫ РАЗРАБОТКИ ИС 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 28

Введение:

Работа подразделения научной и учебной работы в Ачинском филиале ФГБОУ ВО Красноярский ГАУ связана с необходимостью обработки больших объемов данных и информации: принятые обращения, заказанные услуги, предоставленные услуги, договора, отчеты. Возникает необходимость информацию упорядочить и оптимизировать сам способ ее обработки, использование в таких случаях информационных технологий, является обязательным условием.
Информационные технологии дают пользователю различные инструменты, которые позволяют вводить и обрабатывать данные, хранить ее в удобном виде, выводить информацию на экран или другие носители информации.
В рамках данной практики НИР ставится цель изучить методы оптимизации процессов обработки информации в подразделении научной и учебной работы.
Для достижения поставленной цели во время прохождения практики НИР необходимо решить следующие задачи:
— провести анализ существующих программных решений по ведению документооборота с клиентами (ВУЗами) Ачинского филиала, которые обращаются для получения определенного спектра услуг;
— определить каким образом будут изменены процессы при внедрении информационной системы, которая автоматизирует обработку данных;
— на основании проведенного анализа сформировать техническое задание, которое позволит определить требования к системе, которая позволяет оптимизировать процесс обработки данных при обращении клиентов для получения учебно-научных услуг;
— обосновать среду реализации ИС.

Заключение:

Оптимизацию процессов обработки информации предприятия по ведению научной и учебной деятельности, сложно представить без построения функциональной информационной системы.
В рамках данной работы, определено, что использование информационной системы позволит не только оптимизировать процессы обработки данных, но и даст возможность контролировать и осуществлять мониторинг выполнения.
В рамках данной работы решены следующие задачи:
 проведен анализ существующих программных решений, рассмотрены такие системы как Soft Xpansion, 1С: Предприятие 8. Документооборот КОРП, M.E.Doc. Проведенный анализ позволяет определить функциональность системы, которая оптимизирует процесс обработки информации;
 построена модель «Как будет», после внедрения информационной системы оптимизации процессов обработки информации подразделения научной и учебной работы;
 на основании проведенного анализа и построенных моделей, выполнена разработка технического задания;
 обоснован выбор среды разработки ИС учета научно-исследовательской работы сотрудников Ачинского филиала ФГБОУ ВО Красноярский ГАУ» – 1С Предприятие версии 8.3.

Фрагмент текста работы:

1 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ ПРОГРАММНЫХ РЕШЕНИЙ

В рамках данного раздела предоставлен обзор существующих систем ведения учета документооборота, который возникает во время инициации данного процесса. Анализ систем преследует цель определения основных функций данных систем, их функциональных характеристик, особенностей функционирования.

1.1 Система Soft Xpansion

Система Soft Xpansion позволяют оптимизировать и автоматизировать все процессы, связанные с созданием документов, их согласование, утверждение, ознакомлением, выполнением поручений и контроля прохождения документа по всем заданным стадиях. Решения данной системы базируются на концепции единого информационного пространства и позволяют создать унифицированную систему работы с любым содержанием в самых форматах [1].
Выгоды от внедрения системы Soft Xpansion:
– быстрая и качественная обработка входящей, внутренней и исходящей документации;
– ускорение процессов прохождения и согласования документов внутри организации;
– сокращение ошибок в работе с документами;
– возможность постановки на контроль определенного документа, группы документов, выполнение поручений и др.;
– широкие аналитические возможности по параметрам, задаются или настраиваются;
– возможность групповой работы (в том числе и удаленных пользователей);
– возможность криптографической защиты данных при пересылке (защита данных от изменений при передаче);
– возможность использования электронной цифровой подписи (в пределах организации) для точной идентификации документа и подтверждение его целостности;
– существенное сокращение затрат на подготовку исходной документации (в том числе большого количества документов для рассылки клиентам или партнерам) [2].
Основные характеристики системы Soft Xpansion:
1) Организация защищенного электронного архива документов.
2) Автоматизация процессов общего делопроизводства (обработка входящих, исходящих, внутренних документов).
3) Автоматизация договорной деятельности.
4) Автоматизация процесса согласования документов.
5) Оптимизация процесса обслуживания запросов клиентов.
6) Автоматизация документооборота, связанного с процессами продаж и закупок.
7) Автоматизация делопроизводства, связано с производственными процессами.
8) Оптимизация процессов наложения резолюций, выдачи поручений.
9) Контроль исполнительской дисциплины (автоматические отчеты о выполнении поручений).
10) Оптимизация процессов обработки заявок (Service-Des).