Магистерский диплом (ВКР) на тему Теоретические и практические аспекты внедрения системы электронного документооборота в государственном учреждении.

Содержание:

Введение. 3

ГЛАВА
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В
СОВРЕМЕННОЙ ЭКОНОМИКЕ. 7

1.1
Понятие, сущность и основные функции системы электронного документооборота в
сфере государственного и муниципального управления. 7

1.2
Основные преимущества и недостатки современных систем электронного
документооборота в сфере государственного и муниципального управления. 19

1.3
Современные модели и механизмы формирования и внедрения систем электронного
документооборота в сфере государственного и муниципального управления. 23

ГЛАВА
2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГБУ МФЦ ГОРОДА МОСКВЫ.. 32

2.1
Общая характеристика системы документооборота ГБУ МФЦ города Москвы   32

2.2.
Анализ действующей системы документооборота ГБУ МФЦ города Москвы.. 48

ГЛАВА
3 РАЗРАБОТКА МЕХАНИЗМА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ.. 64

3.1 Формирование
механизма совершенствования СЭД для государственных и муниципальных учреждений
методом SADT – моделирования. 64

3.2
Апробация механизма совершенствования СЭД для государственных и
муниципальных учреждений. 66

3.3
Экспертная оценка механизма совершенствования СЭД для государственных и
муниципальных учреждений методом анкетирования. 74

Заключение. 80

Список литературы.. 82

Приложение
1. 87

Приложение
2. 88

Введение:

На сегодняшний день можно отметить большой прогресс в сфере
информационных технологий, появление которых в социально-экономической сфере
значительно облегчает работу различных организаций и учреждений, а в особенности, упрощает
работу с документами, так как ежегодно объем документации в деятельности любого
учреждения возрастает. Быстро растет и объем информации, которая существует в
цифровом виде.

Практический опыт использования информационных продуктов в данной сфере находится
лишь в стадии становления, и в течение
последнего десятилетия можно заметить,
что особое внимание разработчиков сосредоточено на развитии информационных технологий в государственном
секторе. Следовательно, создание теоретической и практической базы для
исследования функционирования и
влияния новых технологических каналов взаимодействия между государственными учреждениями и ведомствами, а также организациями других форм собственности, и для решения ряда других вопросов,
связанных с обработкой, передачей и
сохранением цифровых данных, вызывает особую озабоченность у специалистов в сфере документоведения.

В центре внимания при разработке и совершенствовании процессов взаимодействия
государственных учреждений находится электронное правительство, создание
которого отражает социально ориентированный подход, где особое внимание уделяется организации работы
государственного аппарата в отношении решения различных вопросов, касающихся
социальной, политической и экономической сфер общества.

На сегодняшний день электронное правительство имеет огромную значимость
для информационного общества, в котором особое внимание уделяется использованию
информационно-коммуникационных технологий, а, значит, это подразумевает, в первую очередь, траекторию улучшения политики в отношении получения
быстрого доступа к информации, её обработки и передачи. Поэтому не менее важным фактором
является создание единообразной системы документационного обеспечения деятельности учреждения, где особое внимание уделяется порядку работы с различными видами документов.

Актуальность исследования определяется тем, что в настоящее время
Правительством РФ разработана федеральная программа «Информационное общество
(2011-2020 годы)», которая должна
вывести Россию на лидирующие позиции
по использованию информационно-технических систем в сфере документоведения. В
зависимости от использования современных информационных систем будет меняться
организация работы с документами и, как следствие, ее влияние на качество
работы всего учреждения в целом. Чем качественнее организован и автоматизирован документооборот учреждения, тем
более четко и быстрее сотрудники
выполняют свои должностные обязанности.

В связи с этим, необходимо уделять большое внимание рационализации
документационного обеспечения управления, потому что недостатки в организации этой работы приводят
к простоям, сбоям в работе
всей организации и другим не менее важным проблемам. Впоследствии, перед
разработчиками информационных систем возникает ряд вопросов, основной из
которых заключается в том, каким образом осуществлять совершенствование
документооборота в организации.

Сотрудники государственных учреждений постоянно сталкиваются с
изменениями, связанными с переходом от бумажного документооборота к цифровому,
что влечет за собой появление новой законодательной базы, и, как следствие, побуждает пересмотреть
порядок работы с документами в учреждении и
требует создания новых локальных
нормативных актов. Именно поэтому данная тема привлекает к
себе много внимания со стороны исследователей в области документоведения и
архивоведения.

Объектом данного исследования является
документационное обеспечение деятельности государственных учреждений.

Предметом исследования выступает совершенствование
документационного обеспечения деятельности государственного бюджетного
учреждения города Москвы «Многофункциональные центры предоставления государственных услуг города Москвы»
(далее — ГБУ МФЦ города
Москвы).

Цель исследования – проанализировать состояние документационного
обеспечения деятельности ГБУ МФЦ города Москвы и обозначить направления его совершенствования.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

· рассмотреть структуру и особенности функционирования государственных учреждений и определить их роль в
обществе;

· изучить действующую нормативно-правовую и методическую базу
в сфере документационного
обеспечения управления;

· выявить основные аспекты
организации документационного обеспечения управления государственных учреждений;

· проанализировать состояние документационного обеспечения деятельности и организацию работы
с документами в ГБУ МФЦ города Москвы;

· дать рекомендации по совершенствованию документационного
обеспечения деятельности ГБУ МФЦ города
Москвы.

Методологической основой для написания данной работы являются
общелогические методы и методы эмпирического исследования: анализ, изучение,
обобщение, синтез, сравнение, дедукция, наблюдение и анкетирование.

Теоретической основой исследования послужили труды отечественных и
зарубежных ученых-документоведов, среди которых особенно хотелось бы отметить
таких специалистов в своей сфере, как С.Л. Кузнецов,
Н.Г. Суровцева, Г.В. Очкур, А.А. Андросова, а также М.И. Басаков. Их
работы позволили всесторонне изучить аспекты
документоведческой науки и обозначить основные проблемы в данной сфере.
Информационной основой исследования явились нормативно правовые акты: законы,
постановления, указы, а также ГОСТы и методические пособия, регулирующие работу
с документами.

Практическая  значимость  исследования  заключается  в  выработке

рекомендаций
по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ГБУ МФЦ города Москвы для повышения уровня оптимизации делопроизводительной деятельности.

Цель и задачи данного исследования определили структуру данной работы: введение,
три главы, заключение, список использованной литературы и приложения.

В первой главе описываются теоретические основы исследования
документационного обеспечения деятельности государственных учреждений,
рассмотрены особенности их функционирования, постановка и организация
документооборота, проанализирована нормативно-методическая база. Вторая глава
посвящена обследованию и анализу документационного обеспечения деятельности ГБУ
МФЦ города Москва. В третьей главе разработаны рекомендации по
совершенствованию документационного обеспечения управления в ГБУ МФЦ города Москва. В заключении приведены выводы по
данному исследованию.

Заключение:

В исследовательской работе был проведен анализ постановки
документационного обеспечения деятельности на примере ГБУ МФЦ города Москвы, а
также обозначены направления его совершенствования.

В теории государственные учреждения
должны полностью полагаться на нормативно-правовую базу для создания целостного
эффективно функционирующего документационного обеспечения управления, которое
является основополагающим элементом в сфере государственного управления. Основным требованием при
постановке документационного обеспечения деятельности учреждения является
разработка конкретных правил и процедур работы
как с бумажными, так и с
электронными документами в СЭД.

Важным структурным подразделением в ГБУ МФЦ города Москвы является общий отдел,
который занимается ведением делопроизводства: регистрация документов,
постановка и снятие с контроля, отправка писем, ответы на телефонные звонки и т.п.

В ходе исследования было выявлено, что ежегодно объем документопотоков
ГБУ МФЦ города Москвы лишь
возрастает, что, в свою очередь, приводит к загруженности персонала. СЭД
«Практика» перестала отвечать требованиям учреждения, так как она не
интегрирована с Интернет- приемной и электронной почтой, куда поступает
большое количество обращений граждан.

В целях совершенствования
постановки документационного
обеспечения деятельности ГБУ МФЦ города
Москвы было предложено совершенствование процесса внедрения СЭД в деятельность
учреждения на основе SADT
– технологий.

Методология SADT представляет собой совокупность методов,
правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта
какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает
функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между
этими действиями.

Проведенный экспертный
опрос руководящего состава ГБУ МФЦ города Москвы позволило оценить
эффективность предложенных мероприятий по совершенствованию внедрения СЭД в
деятельность учреждения.

В результате
предложенного механизма совершенствования внедрения СЭД могут быть получены
следующие результаты:

1. Экономия
средств учреждения, в том числе за счет сокращения расходов на бумагу.

2. Повышение
качества оказываемых услуг за счет повышения стабильности работы СЭД.

3. Сокращение
времени оказания государственных и муниципальных услуг.

Фрагмент текста работы:

Понятие, сущность и основные
функции системы электронного документооборота в сфере государственного и
муниципального управления

На сегодняшний день можно отметить большой прогресс в
сфере информационных технологий, появление которых в
социально-экономической сфере значительно облегчает работу различных
организаций и учреждений, а в особенности, упрощает работу с документами,
так как ежегодно объем документации в деятельности любого
учреждения возрастает.

В течение последнего десятилетия органы государственного управления
уделяют особое внимание развитию государственных порталов и предоставлению
онлайн — услуг. Поэтому создание теоретической и практической
базы для исследования влияния новых технологических каналов взаимодействия
между государственными учреждениями и ведомствами является актуальной
проблемой.

В центре внимания при совершенствовании процессов взаимодействия
государственных учреждений находится электронное
правительство, создание которого отражает социально-ориентированный
подход, где особое внимание уделяется гражданину и решению его социальных
и личных проблем. Главной задачей государственного управления на данный
момент является тенденция рассмотрения электронного правительства
именно со стороны пользователя (гражданина), а не со стороны самого
правительства. Ориентация на пользователя позволяет увеличить качество
предоставления социальных услуг, снизить административную
нагрузку на граждан, а также повысить уровень доверия между
гражданами и государством.

В настоящее время системы электронного
документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С
их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и
промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий
электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления,
межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой
аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система
автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и
САДО (система автоматизации документооборота).