Магистерский диплом (ВКР) на тему Совершенствование системы адаптации персонала в современной организации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Теоретические аспекты трудовой адаптации персонала 7

1.1. Содержание и предпосылки трудовой адаптации персонала 7

1.2. Процесс адаптации новых сотрудников организации: подходы, возможные сложности 10

1.3. Методы управления трудовой адаптацией персонала с целью повышения эффективности деятельности организации 16

2. Анализ системы адаптации персонала в Центре московского долголетия 28

2.1. Характеристика Центра московского долголетия 28

2.2. Анализ структуры и движения персонала 31

2.3. Анализ эффективности адаптации персонала и выявление проблем в Центре московского долголетия 37

3. Совершенствование методов адаптации персонала в Центре московского долголетия 54

3.1. Направления совершенствования системы управления персоналом Центре московского долголетия 54

3.2. Разработка мероприятий по совершенствованию методов адаптации персонала в Центре московского долголетия 57

3.3. Оценка эффективности разработанных мероприятий 68

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 73

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 80

ПРИЛОЖЕНИЯ

Введение:

По мере того, как окружающая среда становится все более нестабильной, способность сотрудников справляться с чрезвычайными ситуациями, быстро учиться и решать новые проблемы становится необходимой. Ранее взгляды на производительность труда не охватывали всего спектра индивидуального поведения, которое способствует эффективности работы в неопределенных и взаимозависимых системах. В результате адаптивная производительность, определяемая как способность сотрудников адаптироваться к быстро меняющимся рабочим ситуациям, привлекла внимание как способ лучше понять динамическую природу производительности сотрудников в текущей быстро меняющейся бизнес-среде.

Также одним из самых сложных вопросов для любой компании является текучесть кадров, особенно в период адаптации персонала. Она постоянно мешает формированию постоянного коллектива и, соответственно, мешает корпоративному духу. Текучесть может быть связана с неудовлетворенностью сотрудника рабочим местом или неудовлетворенностью компании сотрудником, что приводит к возникновению дополнительных расходов на поиск и обучение новых сотрудников.

Анализ текучести кадров показывает, что адаптация является важным компонентом. Например, новые сотрудники, у которых был негативный опыт адаптации, чаще будут искать другую работу в ближайшем будущем. И наоборот, сотрудники, получившие полезный опыт адаптации, в течение первой недели вносят свой вклад в работу своей команды больше чувствуют приверженность своей компании.

Актуальность темы. Процесс адаптации решает множество важных задач: ознакомление сотрудников со спецификой работы, обучение их необходимым технологиям и процедурам, знакомство с коллективом, выстраивание взаимодействия с коллективом, постановка целей на будущую работу. Удачно выстроенный процесс адаптации помогает новым сотрудникам получить необходимые навыки и стать эффективным членом команды. Поэтому очень важно помочь новичку адаптироваться, раскрыть свои лучшие стороны, влиться в коллектив.

Одним из самых сложных вопросов для любой компании является текучесть кадров — она постоянно мешает формированию постоянного коллектива и, соответственно, мешает корпоративному духу. Текучесть может быть связана с неудовлетворенностью сотрудника рабочим местом или неудовлетворенностью компании сотрудником, что приводит к возникновению дополнительных расходов:

Объект исследования – персонал Центр московского долголетия.

Предмет — организационно-управленческие аспекты адаптации персонала в Центре московского долголетия.

Цель исследования — анализ и совершенствование процесса адаптации персонала с целью повышения эффективности деятельности организации.

Причины существования проблемы заключаются в неэффективной организации процесса управления процессом адаптации во многих современных организациях. Причем даже при наличии регламентированных программ адаптации персонала, имеет место текучесть вновь принятого персонала в течение первого года работы.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть понятие и причины трудовой адаптации персонала,

2. Проанализировать причины и проблемы, возникающие в ходе адаптации новых сотрудников,

3. Рассмотреть методы управления трудовой адаптацией персонала с целью повышения эффективности деятельности организации,

4. Провести анализ системы адаптации персоналом в Центре московского долголетия,

5. Определить направления совершенствования системы управления персоналом Центре московского долголетия,

6. Разработать мероприятия по совершенствованию методов адаптации персонала в Центре московского долголетия,

7. Оценить эффективность разработанных мероприятий.

Гипотеза исследования заключается в том, что при совершенствовании процесса адаптации персонала, снизится текучесть кадров, повысится мотивация и производительность вновь принятого персонала, его лояльность к организации. Лояльный персонал организации, как правило, стремится к повышению эффективности деятельности всех внутренних и внешних бизнес-процессов данной организации.

Теоретическая база исследования.

Организация процесса адаптации персонала рассматривается во многих научных публикациях, например, таких авторов, как Т.Ю. Базарова, В.Р. Веснина, М.Л. Ермаковой, А.Я. Кибанова, А.А, Козинец, А.Н. Прошиной и других авторов. Данные авторы в своих работах делают акцент на то, что первостепенной целью адаптации является максимально быстрое и эффективное внедрение новых сотрудников в компанию. За это время сотрудники должны ознакомиться с миссией, стратегией, историей компании, правилами техники безопасности и охраны труда, разделением труда, кругом обязанностей и организационной культурой, действующими в компании.

Процесс адаптации персонала, как предоставление вновь принятым сотрудникам возможностей для дальнейшего личностного развития, чтобы побудить их остаться в организации рассмотрен такими авторами как: Виханский О.С., Минеева О.К., Кибанов А.Я., Ковалевич В. Т., Маслова В. М., Петренко А.А. и другие.

Анализ практики применения эффективных инструментов управления адаптацией персонала организаций обсуждают в своих работах такие авторы как: Головкина А.И., Захарова Л.Н. и многие другие.

Методы исследования профессиональной и организационной адаптации персонала в коммерческой организации рассмотрены в трудах авторов: Козинец А.А., Кононова В.С., Куршакова А.Ю. и другие.

Однако на практике наблюдается проблема социализации вновь принятых работников в современных российских организациях. Наблюдается противоречие между степенью теоретической разработанности проблемы адаптации новых работников и отсутствия эффективных практических методов решения данного вопроса, что и обусловило выбор темы исследования.

Методологическая база исследования. Использовались следующие методы исследования: анализ, обобщение, дедукция, индукция, наблюдение, анкетирование.

Научная новизна заключается в разработке оптимальных рекомендаций по совершенствованию системы адаптации персонала в организации.

Практическая значимость работы заключается в возможности применения разработанных рекомендаций по совершенствованию системы адаптации персонала в любой организации.

Заключение:

Эффективно организованный процесс адаптации позволяет новым сотрудникам:

 лучше акклиматизироваться и быстрее привыкнуть к компании,

 уменьшить стресс, вызванный новой работой и приходом в ранее неизвестную организацию,

 повысить уровень мотивации,

 повысить эффективность и качество работы,

 добиться самостоятельности при исполнении обязанностей в короткие сроки.

Преимущества, которые дает успешный процесс адаптации компании — сокращение количества увольнений сотрудников в первые месяцы работы в компании,

Новые сотрудники, хотя зачастую и обладают обширными знаниями и даже большим профессиональным опытом, не способны работать так же эффективно, как их «старшие коллеги». Это связано с различиями в организационной культуре, системах оценки, принятые цели организации, стандарты и незнание команды. Стресс от смены работы также может быть препятствием. Чем быстрее происходит процесс адаптации работника, тем быстрее он достигает требуемой производительности, что является благом как для работника (удовлетворенность), так и для рабочего места (сильная мотивация к работе и высокая эффективность персонала, положительное мнение о компании).

После процесса адаптации или в конце процесса важно провести беседу с работником, подводящую итог всего процесса. Руководитель должен предоставить работнику обратную связь с оценкой уровня знаний работника, прогресса, трудностей, уровня интеграции с работниками, с коллективом, ответить на любые сомнения работника и указать знания и навыки, которые работник должен освоить.

Исследование проводилось в Центре московского долголетия.

Основной целью ЦМД является создание на базе ТЦСО/ЦСО новых городских клубных пространств, обеспечивающих благоприятные условия для содействия гражданам, предпочтительно в возрасте старше 55 лет, в досуговых, спортивных и праздничных мероприятий.

Деятельность работников ЦМД регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации работников.

В ходе беседы со специалистом по персоналу выяснилось, что увольняются в основном специалисты по работе с населением по собственному желанию. Причины увольнений заключаются в недостаточной квалификации персонала и, в связи с этим, жалобами со стороны людей, обслуживаемых центром по причине низкого качества выполнения служебных обязанностей сотрудником ЦМД.

Система адаптации сотрудников организации ЦМД регламентирована внутренним Положением организации об адаптации новых сотрудников.

Согласно данному Положению, основными задачами системы адаптации сотрудников в организации ЦМД являются:

 экономия времени непосредственного руководителя и коллег;

 развитие позитивного отношения к работе среди новых сотрудников, чувство удовлетворения на работе;

 уменьшить дискомфорт, беспокойство и неуверенность среди новых сотрудников;

 сокращение затрат, связанных с выполнением новым персоналом необходимых показателей эффективности.

Продолжительность адаптационного периода сотрудников составляет до 1 месяца, в основном 1 неделю. Больше адаптантом никто не занимается.

Сильными сторонами действующей системы адаптации в ЦМД являются:

 четкая структурированность и последовательность процесса адаптации;

 наличие организованных адаптационных мероприятий;

 большое внимание уделяется оценке уровня профессиональной, организационной и управленческой адаптации.

Слабыми сторонами выступают:

 недостаточная комплексность системы адаптации: процесс адаптации нового сотрудника в учреждении ЦМД не включает мероприятий, направленных на социальную и психологическую адаптацию новых сотрудников.

 отсутствует индивидуальная программа адаптации для новых сотрудников: новые сотрудники после испытательного срока продолжают длительное время чувствовать себя не комфортно в новой среде и покидают организацию.

 программа адаптации носит только общий характер, в результате последовательность мероприятий составляется ситуативное, то есть отсутствует индивидуализированные программы адаптации.

 не разработаны нормативные документы (индивидуальная программа, индивидуальный план, бланк оценки эффективности программы и т.п.), а самое важное, что отсутствует регламентированная система наставничества.

Для анализа влияния психосоциальной адаптации использовали метод диагностики психосоциальной адаптации К. Роджерса и Р. Даймонда. в ходе исследования замечены следующие психологические особенности: специалистам по работе с населением свойственны показатели адаптивности, принятия других, ведомость, психологический комфорт. Вновь принятые специалисты – дезадаптивность, принятие других, внутренний контроль, эскапизм. Самые большие психологические проблемы выявлены у специалистов. работающих непосредственно с пожилыми людьми. Они в большей степени испытывают эмоциональный дискомфорт, дезадаптивность, непринятие себя, внешний контроль. Тот факт, что эти специалисты наименее комфортно чувствуют себя в адаптационный период говорит о необходимости оптимизации процесса адаптации именно в отношении персонала — основных исполнителей, так как работа с пожилыми людьми предполагает большую отдачу, ответственность, наличие внутреннего психологического баланса.

Также была проведена диагностика результативности социально-психологической адаптации с использованием опросника Р.Х. Исмаилова.

Результаты оценки социально-психологической адаптации по опроснику Р.Х. Исмаилова показали проблемные места в отношении адаптантов к руководству, отношению их к труду. Адаптантами дана низкая оценка коллективизму в учреждении, удовлетворенности своим положением. Эти результаты говорят о низкой поддержке адаптантов в коллективе, отсутствии системы наставничества. Однако адаптантами отмечены и положительные моменты в работе в данном учреждении: хорошие отношения в своей малой группе и хорошие условия труда.

проведено авторское анкетирование сотрудников, принятых в организацию за 2019-2021 гг.

Исследование показало, что меньшая удовлетворенность вновь принятых работников имеет место по следующим параметрам: коллективизм, удовлетворенность собой на работе, отношение к руководителю. Таким образом, имеет место слабая помощь новичкам в коллективе.

Также был проведен опрос для исследования факторов, влияющих на легкость прохождения адаптации. Результаты данного опроса следующие:

45 % новых сотрудников испытали сложности при выполнении профессиональных обязанностей, 28 % из опрошенных испытали трудности при привыкании к коллективу, 5 % респондентов испытывали трудности при работе с документацией, для 6 % новых сотрудников сложными показались условия труда и, тем не менее, у 11 % из опрошенных сложностей не возникало совсем.

30% новых в первые дни работы в общении с коллективом, 40 % новичков испытывают трудности в общении с руководителем, 20% — трудно привыкали к новому месту вообще.

На вопрос о наличии наставника 50% новых сотрудников ответили, что наставника не было, 30% новичков считают, что наставник у них всё-таки был, 20% — затруднились ответить.

Таким образом, сделаны выводы, что в исследуемой организации, ЦМД, отсутствует полноценно организованный процесс адаптации, что приводит к низкой продуктивности работников в период адаптации и испытательного срока, что является результатом отсутствия поддержки более опытных коллег, отсутствия специализированных знаний по объему выполняемой адаптантом работы.

С целью сокращения и оптимизации процесса адаптации персонала ЦМД рекомендована его автоматизация с помощью внедрения программного обеспечения для новичков на корпоративный портал, разработка онлайн курсов для более эффективной профессиональной адаптации и организация индивидуальных коучингов.

В результате проведенного разработаны следующие мероприятия по совершенствованию процесса адаптации персонала ЦМД.

1. Внедрение вводного инструктажа для адаптанта.

Необходимо разработать пособие для вновь принятых сотрудников, в котором будет предоставлена исчерпывающая информация о политиках и льготах для сотрудников в организации. Данные материалы должны включать в себя все: от соблюдения требований охраны труда до страхования, налоговых обязательств и политики компании в отношении отпусков, различных понятий и инклюзивности.

2. Внедрение программного обеспечения для управления системой адаптации: SMART HCM и LMS.

Важно установить связь с человеком еще до первого рабочего дня. После того, как предложение принято кандидатом, мы отправляем приветственное письмо. В нем указываем вступительную информацию, информацию необходимую для 1 -го рабочего дня и поздравляем с вступлением в команду.

На данном этапе рекомендовано внедрение чат-бота для помощи адаптантам.

Чат-бот, к которому сотрудники могут обращаться и задавать вопросы, не чувствуя смущения из-за того, что забыли или не смогли уделить внимание во время инструктажа.

3. Автоматизация обучения адаптантов.

По результатам исследования рекомендованы вспомогательные аспекты для более успешной и объективной системы развития персонала. Такими аспектами могут стать: разработка индивидуальной программы адаптации, которая рассчитана на период прохождения испытательного срока и фиксируется в индивидуальном плане прохождения испытательного срока.

С помощью автоматизированного обучения специалисты по персоналу как проводят адаптацию для новых сотрудников, так и повышают компетенции действующих.

Рекомендованное решение — «Корпоративная система обучения» от компании ICL SOFT — позволит без труда записывать профессиональные обучающие видеоролики и выводить курсы на основе слайдов с мультимедиа, инновационными взаимодействиями, викторинами и ролевыми играми.

Рекомендованное решение — «Корпоративная система обучения» от компании ICL SOFT — позволит без труда записывать профессиональные обучающие видеоролики и выводить курсы на основе слайдов с мультимедиа, инновационными взаимодействиями, викторинами и ролевыми играми.

4. Индивидуальный коучинг для адаптанта на рабочем месте.

Коучинг на рабочем месте (называемый индивидуальным коучингом) — это механизм обратной связи, при котором коуч помогает адаптанту работать над улучшением производительности с течением времени.

ЦМД может использовать коучинг на рабочем месте для улучшения производительности, набора навыков вновь принятых работников. Создание программы коучинга может помочь сотрудникам развиваться с течением времени, что, в свою очередь, повышает производительность и культуру всей организации.

Экономический эффект обусловлен тем фактом, что за счет внедрения оптимизированного процесса адаптации персонала, коэффициент текучести кадров снизится с 17% до 12%, то есть на 5% (по мнению руководителя ЦМД).

Оценка социального эффекта от внедрения разработанных мероприятий методом экспертных оценок показала, что эксперты наиболее высоко оценили значимость проектных мероприятий для улучшения показателя, отражающего улучшение имиджа ЦМД в глазах общественности и населения, а вместе с этим и совершенствование процедуры отбора с целью исключения «случайных» и ненадежных сотрудников, рост ответственности за выполняемую работу.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические аспекты трудовой адаптации персонала

1.1. Содержание и предпосылки трудовой адаптации персонала

Процесс адаптации к работе является важным периодом в жизни работника, и его главная цель состоит в том, чтобы помочь вновь принятому человеку усвоить и принять привычки и способы организации. Процесс введения нового работника в работу заключается в основном в ознакомлении работника с организацией работы в компании [10, c. 48].

Понятие «адаптация» пришло в управление персоналом из биологии — оно означает «адаптация». Это приспособление организма к условиям окружающей среды. С точки зрения управления персоналом под адаптацией следует понимать воздействие организации на приход нового сотрудника, направленное на быстрое включение работника в свои процессы для максимально эффективного взаимодействия. В то время как компания влияет на работника, сам работник также адаптирует определенные аспекты деятельности компании [14, с. 22].

Поэтому во время адаптации происходит доскональное познание коллектива и новых обязанностей; усвоение поведенческих стереотипов; приспосабливаться к окружающей среде и сочетать личные и общие интересы и цели. Процесс активной адаптации новых сотрудников к организации и работе является прямым продолжением процесса отбора. Поэтому компания должна быть заинтересована в том, чтобы нанятый сотрудник не уволился через несколько месяцев [2, с. 19].

Адаптация персонала является неотъемлемым звеном системы управления персоналом. По результатам адаптации можно оценивать успех подбора персонала. От программы адаптации зависит ход дальнейших отношений сотрудника и компании.

Процесс приобретения новых сотрудников завершается этапом адаптации к работе нового сотрудника. Чем раньше новый сотрудник адаптируется к новым условиям, тем быстрее он достигнет полной эффективности и принесет ожидаемую пользу для компании. Ошибки, совершенные в этот период, могут свести на нет усилия, предпринятые при наборе и отборе кандидатов.

Этап введения нового сотрудника в компанию непрост ни для работника, ни для работодателя — с одной стороны есть ожидания и требования со стороны работодателя, с другой — ожидания, амбиции и напряженность в связи с изменением со стороны работника. Период адаптации — это время знакомства друг с другом, ознакомления с ожиданиями, а также время формирования лояльности, идентификации с компанией, формирования мотивации и приверженности работе.

Распространенная ошибка — проводить «новичка» к его рабочему месту и оставлять в покое, надеясь, что коллектив о нем позаботится. Подготовленный нашими консультантами процесс адаптации новых сотрудников позволит: свести к минимуму конфликты и недопонимания внутри коллектива, не нарушит процесс коммуникации внутри компании и ускорит процесс включения нового сотрудника в коллектив, сведет к минимуму период достижения полной эффективности при выполнении новых обязанностей [70, с. 38-39].

Чтобы процесс адаптации прошел гладко, необходимо:

 ознакомить сотрудника с целями и стратегией организации, историей компании, организационной структурой , организационной культурой и общими принципами работы

 точно определить задачи на новой должности , объем ответственности и компетенцию

 предоставить ресурсы, необходимые для выполнения задач

 ознакомиться с методами работы, используемыми для выполнения поставленных задач

 познакомить вновь принятого человека с начальством и коллегами

 назначить супервайзера, который будет контролировать процесс адаптации нового сотрудника и оказывать помощь (супервайзером может быть как супервайзер, так и человек из рабочего коллектива)

 ознакомить новичка с нормативными документами , правилами техники безопасности и охраны труда, методами контроля

 ознакомить с порядком решения личных вопросов и возможностями, которые предлагает компания (дополнительные льготы, курсы, скидки на отдельные товары и т.д.);

 предоставить информацию об обучении, возможностях карьерного роста и т. д.;

 информировать нового сотрудника о последствиях его работы;

 организовывать встречи и интеграционные поездки (этот пункт особенно важен при приеме на работу большого количества новых сотрудников) [26, с. 129-130].

Ненадлежащее проведение процесса адаптации работника или отказ от этого этапа найма приводит ко многим негативным явлениям, например низкая работоспособность, отсутствие мотивации к работе, чувство отчужденности и разочарования у персонала, что нередко приводит к уходу с работы. В результате ошибки в процессе адаптации сотрудников могут отразиться на финансовом результате организации.

С учетом вышеизложенного, можно сделать выводы, что чем эффективнее организован процесс адаптации вновь принятого сотрудника, тем больше вероятность того, что сотруднику потребуется меньше времени для полноценного освоения функциональных обязанностей на новом рабочем месте. В противном случае, он будет иметь неправильное представлении о организации или уволится. Комплексная адаптация устраняет неопределенность процесса и предоставляет необходимую информацию для работы. Знание корпоративной культуры, политик и процессов облегчает интеграцию в новую рабочую среду. Как только вся необходимая информация и инструменты доступны новому сотруднику, он чувствует себя более уверенно, снижается уровень стресса и беспокойства.