Магистерский диплом (ВКР) на тему «Разработка и внедрение системы менеджмента качества в культурно-просвятительные и научно-вспомогательные учреждения, организующие общественное пользование произведениями печати» (библиотеки)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 5

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В КУЛЬТУРНО-ПРОСВЕТИТЕЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 9

1.1 Специфика деятельности культурно-просветительских учреждений 9

1.2 Система менеджмента качества как основа эффективного функционирования процессов 15

1.3 Формирование системы менеджмента качества на основании процессного подхода 15

2 МЕТОДОЛОГИЯ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В КУЛЬТУРНО-ПРОСВЕТИТЕЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 26

2.1 Современные механизмы разработки и внедрения системы менеджмента качества в культурно-просветительских учреждениях 26

2.2 Основные инструменты внедрения системы менеджмента качества в культурно-просветительских учреждениях 33

2.3 Алгоритм разработки системы менеджмента качества в культурно-просветительских учреждениях 36

2.4 Специфика внедрения системы менеджмента качества в культурно-просветительских учреждениях с учетом разработанного алгоритма 40

3 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В КУЛЬТУРНО-ПРОСВЕТИТЕЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 44

3.1 Разработка рекомендаций по улучшению системы менеджмента в культурно-просветительских учреждениях 44

3.2 Внедрение системы менеджмента качества в культурно-просветительские учреждения с улучшением бизнес-процесса и разработкой критериев для оценки его эффективности 48

3.3 Оценка эффективности внедренной СМК в ОБУК «Областная библиотека им. Н. Н. Асеева» 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 69

Введение:

Для успешного руководства организацией и ее функционирования необходимо направлять ее и управлять систематически и прозрачным способом. В результате внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества, разработанной для постоянного улучшения деятельности с учетом потребностей всех заинтересованных сторон. Управление организацией включает менеджмент качества наряду с другими аспектами менеджмента.

Основными принципами системы качества являются:

— ориентация на потребителя, т.е. благосостояние каждой организации, зависит от объема производимых ею продаж, продуктов/услуг, которые в свою очередь зависят от того, соответствуют ли эти продукты/услуги потребностям и ожиданиям потребителей;

— лидерство руководства, т.е. личный пример, демонстрирующий их приверженность качеству, определение долгосрочной политики, ее преобразование в цели и задачи департаментов и предоставление необходимых ресурсов для решения поставленных задач, и обеспечение атмосферы доверия, работа без страха, признание и поощрение роли персонала в общем деле, одновременно поддерживать открытые и честные отношения, уделяя особое внимание профессиональной подготовке и профессионализму;

— вовлеченность персонала (люди являются наиболее важной и ценной частью организации, так что наилучшее использование их ресурсов может принести максимальную пользу);

— процессный подход (каждый процесс считается системой, имеющей последствия);

— постоянное совершенствование в результате корректирующих и превентивных мер (реализация принципа будет основываться на конкретных знаниях и соответствующих методологиях и подходах);

— принятие решений основываясь на фактах, необходимых для совершенствования системы менеджмента качества, т.е. решений, наиболее эффективно, если они базируются на анализе данных.

Стратегия качества, основанная на вышеуказанных принципах – это одна из наиболее удачных и подходящих стратегий библиотечного менеджмента. Суть ее базируется на следующих основных принципах:

— качество при работе достигается путем сосредоточения деятельности на удовлетворении запросов и требований пользователя услуг библиотеки;

— стоимость предотвращения чего-то изначально всегда меньше стоимости средств, затраченных на исправление. [31]

Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что внедряя систему менеджмента качества (СМК) в культурно-просветительские учреждения необходимо сосредоточиться на процессном подходе, рассматривая все библиотечные процессы во взаимосвязи.

Практика показывает, что внедрение СМК на основании стандарта ISO 9001 осуществляет в библиотеке процесс постоянного усовершенствования и наращивание видов услуг пользователям, а вышеуказанные принципы СМК делают управление качеством библиотеки необходимой реальностью. ISO 9001 основан на универсальном управлении качеством (TQM) — системе, которая управляет библиотечными процессами на основе критериев качества, активации людских ресурсов и мотивации (библиотекарей), которые дают эффективные результаты. [17]

Целью исследования данной выпускной квалификационной работы является разработка и внедрение системы менеджмента качества в культурно-просветительские учреждения (библиотеки), с улучшением бизнес-процесса и разработкой критериев для оценки его эффективности.

Исходя из цели исследования, в работе поставлены следующие задачи:

— рассмотреть теоретические основы системы менеджмента качества в культурно-просветительских учреждениях;

— проанализировать методологию системы менеджмента качества в культурно-просветительских учреждениях;

— разработать рекомендации по внедрению системы менеджмента качества в культурно-просветительские учреждения с улучшением бизнес-процесса;

— разработать критерии для оценки эффективности улучшенного бизнес-процесса;

— провести оценку эффективности внедренной системы менеджмента качества в ОБУК «Областная библиотека им. Н. Н. Асеева».

Объектом исследования выпускной квалификационной работы, являются культурно-просветительские учреждения.

Предмет исследования выпускной квалификационной работы — система менеджмента качества.

Методологическая база исследовательской работы:

— системный, комплексный и динамический подходы, традиционный анализ документов, метод экспертных оценок, статистические и математические методы обработки информации;

— современные концепции, отраженные в научно-исследовательской литературе (книгах, справочниках, журналах, энциклопедиях, учебных пособиях и т.д.) таких авторов, как Ф. Тейлор, М. Вебер, А. Файоль, Л. Гулик, Ч. Барнард, А. Маслоу, Ф. Герцберг, Д. Мак-Грегор и др.

Новизной данной квалификационной работы является интеграция САБ ИРБИС64 с действующей на текущий момент файловой системой в локальной сети библиотеки, что в последствие значительно поспособствует как разработке недостающих документов СМК, так и их последующему внедрению в практическую деятельность библиотеки. При этом все участники процессов будут уверены в их актуальности на момент применения.

Практическая значимость – основные положения и выводы могут использоваться в качестве основы для применения современных инструментов системы менеджмента качества в деятельности организаций.

Выпускная квалификационная работа построена следующим образом – введение, три главы (теоретическая, методологическая и практическая), заключение, список использованных источников и приложения.

Заключение:

Подводя итоги выпускной квалификационной работы, можно сделать соответствующие выводы о выполнении всех поставленных задач, а также разработки и обосновании научной новизны данного исследования.

В первой главе работы рассмотрены теоретические основы системы менеджмента качества в культурно-просветительских учреждениях.

При проведении оценки качества работы культурно-просветительских учреждений, применялись различные инструменты и индикаторы, для расчетов показателей эффективности. Они отражают приоритеты библиотеки.

Следует отметить, что создание эффективной системы менеджмента качества дает возможность для культурно-просветительских учреждений:

— совершенствовать и повышать качество предоставляемых пользователям услуг;

— повысить удовлетворённость читателей предоставляемыми услугами;

— повысить уровень лояльности пользователей к библиотеке;

— достигать установленных повышенных результатов внедряя процессный подход;

— улучшать качество основных библиотечных процессов, для улучшения работы всей библиотечной деятельности;

— оптимизировать библиотечные ресурсы;

— способствовать поддержанию коммуникаций руководства и сотрудников;

— правильно мотивировать сотрудников для эффективного достижения поставленных целей и задач библиотеки;

— поддерживать благоприятную психологическую атмосферу среди персонала.

Внедрение процессного подхода в библиотеке обеспечивает непрерывность управления для интеграции и сочетания процессов управления качеством. Важно то, что при эффективном использовании процессного подхода появляются инструменты для модернизации управленческой системы. Которые не уничтожают существующую систему, а дополняют ее и определяют векторы развития ее качественной модели. Прослеживается положительный результат от процессного подхода, при организации, в первую очередь, за счет совместной работы всех без исключения ее сотрудников.

Во второй главе исследования проанализирована методология системы менеджмента качества в ОБУК «Областная библиотека им. Н. Н. Асеева». При этом определены этапы для внедрения СМК, предложены мероприятия необходимые для достижения конечных измеримых результатов. Были проанализированы все инструменты применительно для библиотеки. Установлены — три базовых инструмента и четыре новых, так же был представлен алгоритм разработки и внедрения системы менеджмента качества, применительно для библиотеки. Помимо этого следует отметить, что внедрение СМК обеспечило повышение качества услуг в ОБУК «Областная библиотека им. Н. Н. Асеева». Соответственно, внедрение концепции процессного подхода, определяемой в стандартах серии ISO 9000, а также использование принципа постоянного совершенствования работы по повышению качества предоставляемых услуг, создают жизненно важные потребности в непрерывном поиске лучших решений для продвижения современных инноваций и процессов в культурно-просветительскую деятельность.

В третьей главе проведена оценка эффективности внедренной системы менеджмента качества в ОБУК «Областная библиотека им. Н. Н. Асеева». Были разработаны рекомендации по внедрению менеджмента качества в культурно-просветительские учреждения (библиотеки), посредством внесения корректировки в программу САБ ИРБИС64 БД «Фонд документов постоянного хранения» за счет создания автоматизированного бизнес-процесса – БД «Фонд документов постоянного хранения», и как следствие, улучшение основного бизнес-процесса библиотеки – «Обслуживание пользователей библиотеки» дает следующие преимущества в виде:

— сохранения и накопления информации, создания единого информационного пространства с доступом подразделений;

— снижения количества времени, на предоставление информации пользователям;

— введения результативных механизмов коллективной работы;

— повышения вовлеченности руководства в улучшение информационной безопасности;

— обеспечения контроля исполнительской дисциплины;

— эффективного принятия решений руководством библиотеки.

При этом рассчитан как экономический эффект (прямой эффект) от реализации проекта в части корректировки программы САБ ИРБИС64 БД «Фонд документов постоянного хранения» на изменение интерфейса автоматизированным бизнес-процессом – БД «Фонд документов постоянного хранения» Формирование оперативного потока документов», так и косвенный эффект (качественные показатели основного бизнес-процесса библиотеки – «Обслуживание пользователей библиотеки» посредством). При этом наблюдается положительная динамика показателей, которая при дальнейшем совершенствовании бизнес-процессов СМК в ОБУК «Областная библиотека им. Н. Н. Асеева» будет иметь тенденцию к улучшению.

Следовательно, цель выпускной квалификационной работы достигнута в полном объеме, в ходе исследования сделаны соответствующие выводы.

Фрагмент текста работы:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В КУЛЬТУРНО-ПРОСВЕТИТЕЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1.1 Специфика деятельности культурно-просветительских учреждений

На сегодняшний день особое внимание концентрируется на проблеме воспитания сообщества — экономической, социальной, духовной, политической и пр. В этом отношении становятся актуальными механизмы перевода и популяризации информации. Особого внимания заслуживает интерпретация особого способа организации многоуровневого общения в сфере культуры и искусства. Необходимо организовать диалог, чтобы обогатить мировоззрение человека, расширить знания и смыслы, ответить на вопросы, определенные людьми. Когда восприятие субъектом произведений и предметов, связанных с его личным опытом, субъективно: смысл переводится и интерпретируется на социальном уровне. Значение этой темы как интерпретатора ценностей культурных норм имеет важное значение, поскольку их реализация и продолжение работы напрямую зависят от личной заинтересованности, с одной стороны, и необходимости для общества делать это, с другой стороны. Чтение и понимание фактов, событий и произведений, важных для истории и культуры, глубоко индивидуален. Формирование среды для успешного общения сегодня является одним из приоритетных аспектов культурно-просветительской деятельности, определяемой как действия, направленные на формирование, сохранение, распространение и внедрение культурных ценностей. [24]

В сфере образования культурно-просветительская деятельность играет важную роль, поскольку в ней соблюдается принцип сохранения и распространения ценностей и значения культуры в различных социальных условиях. Определение также сформулировано следующим образом: «Культурно-просветительская деятельность — это поэтапная социально необходимая деятельность, направленная на распространение широкого спектра информации, имеющей первостепенное значение для укоренившегося развития общества. Культурно-просветительская деятельность осуществляется практически во всех сферах жизни — политике, экономике, образовании, медицине, досуге, карьере и т. д.». [20]

Безусловно, культурно-просветительская деятельность в настоящее время является одной из ведущих функций учреждений культуры и важной образовательной ролью в массовом обществе. Различные формы реализуемых мероприятий не только продвигают информацию мирового масштаба, но и способствуют увеличению пользователей, проводящих свой досуг в культурно-просветительских учреждениях, проявляя интерес и творческие способности. [27]

С появлением информационного общества, ростом знаний, его продолжающимися преобразованиями появляется необходимость оперативно вносить изменения в характер профессиональной деятельности. В нынешних обстоятельствах термин «обученный человек» является синонимом термина «сознательный человек». И библиотечные учреждения играют важную роль в этом. [8]

Библиотеки уже не могут быть просто местом для хранения книг, так как они являются создателями и распространителями информации. Они используют имеющиеся базы данных для предоставления информации как внешним, так и внутренним пользователям.

Модернизация направления и деятельности библиотек предполагает создания новой модели библиотеки (центр информации, библиотеки-игротеки и т. д.) для разнообразного выполнения различных информационных и образовательных запросов населения.[25]

В современных библиотеках разрабатываются совместные с учебными заведениями программы, направленные на развитие инновационных служб, а так же создание баз данных. Создаются мобильные библиотечные зоны. Предоставляется возможность доступа к информации как стационарно, так и удаленно. Проводится обучение читателей информационно-библиографической культуре. [45]

Работа с персоналом является основополагающей составляющей мероприятий, связанных с работой библиотечной системы. Можно выделить факторы, которые влияют на этот процесс:

— труднорегулируемый состав сотрудников;

— существенные изменения в административных единицах (уровень подготовки кадров и информации, правовое воспитание и т. д.);

— адаптация персонала к развитию внешних и внутренних условий (опасения инновационных изменений в книжной работе, технические тенденции перехода в гибридную библиотеку, изменение роли должности директора);

— повышение профессиональных компетенций работников, посредствам обучения, а так же их кадровый рост.

Библиотека станет ключевым ресурсом, если ей создать совершенную среду для обучения. Так как предоставление образовательных ресурсов является одной из главных задач культурно-просветительских учреждений.[46]

Одно из современных направлений деятельности библиотеки – социальное развитие в системе оказания помощи инвалидам, для доступа к информации и знаниям всех слоев населения. В этой среде культурно-просветительские учреждения выполняют роль реабилитационных центров, тем самым, показывая важность выполняемой библиотекой социальной деятельности.

Все библиотечные нововведения реализуются в связи с тем, что на современном этапе библиотечная сфера ищет новые формы и методы работы с пользователями. [33]

Для того, чтобы определить место библиотеки в социуме, нужно определить эффективность библиотечных услуг, а так же их ценность для общества.