Магистерский диплом (ВКР) на тему Использование методов и форм контроля исполнения коллегиальных решений

Содержание:

Введение. 3

1. Теория и практика организации
контроля исполнения решений. 5

1.1. Сущность и классификация форм
и методов контроля. 5

1.2. Отечественный и зарубежный
опыт создания действенных методик контроля  25

1.3. Влияние системы применения
методов и форм контроля на результаты деятельности. 35

2. Анализ деятельности аппарата,
осуществляющего контроль за исполнением решений коллегиальных органов. 43

2.1. Организация контроля. 43

2.2. Состояние деятельности по
контролю.. 44

2.3. Анализ системы контроля за
исполнением решений межведомственных коллегиальных органов. 46

2.4. Анализ проблем контроля за
исполнением решений коллегиальных органов  49

3. Разработка практических
рекомендаций руководителям аппаратов, осуществляющих контроль за исполнением
решений коллегиальных органов  51

3.1. Разработка методики контроля. 51

3.2. Расчет эффективности
разработанной методики контроля. 54

Заключение. 56

Список использованной литературы.. 57

Введение:

Актуальность
данной работы состоит в том, что в настоящее время в условиях инновационного
развития мировой экономики в публичном управлении происходят активные и
глубокие изменения, направленные на достижение большей эффективности и
конкурентоспособности государственного управления. Вопросы улучшения
государственного менеджмента занимают важное место в политике многих
современных государств, которая направлена на достижение более эффективной
работы органов государственной власти и органов местного самоуправления. Курс современных
стратегий, как правило, связан с совершенствованием работы исполнительных
органов государственной власти, органов местного самоуправления для укрепления
связи с населением. Реализуемые цели и решаемые задачи способствуют развитию
государственной службы, улучшению качества предоставления государственных и
муниципальных услуг, обеспечению достойного качества жизни населения.

Теоретической
основой выпускной квалификационной работы явились работы Аринина А. Н.,
Епининой В.С., Кайль Я.Я., Саидова З.А., Соловьева А.И., Сухинина Д.И.,
Тихомирова Ю.А., Чажаева М.И., Ялмаева Р.А. и др.

Объектом
исследования данной выпускной квалификационной работы являются органы государственного
и местного самоуправления, международные и общественные организации.

Предметом
исследования в настоящей работе явились особенности организации контроля за
исполнением коллегиальных решений.

Целью  выпускной
квалификационной работы является разработка механизма контроля за исполнением
коллегиальных решений.

В соответствии с поставленной целью определены
следующие задачи:

1. Определить
сущность и классификацию форм и методов контроля.

2. Рассмотреть
отечественный и зарубежный опыт создания действенных методик контроля.

3. Определить влияние
системы применения методов и форм контроля на результаты деятельности

4. Рассмотреть
особенности организации контроля за исполнением коллегиальных решений.

5. Определить текущее
состояние деятельности по контролю за исполнением коллегиальных решений.

6. Провести анализ
системы контроля за исполнением решений межведомственных коллегиальных органов.

7. Выявить проблемы контроля
за исполнением решений коллегиальных органов.

8. Разработать
методику контроля за исполнением коллегиальных решений.

9. Произвести расчет
эффективности разработанной методики контроля

Структура работы
обусловлена задачами исследования. В связи с этим работа состоит из введения, трех
глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

1. Теория и
практика организации контроля исполнения решений

1.1. Сущность и классификация форм и методов контроля В настоящее время в литературе
имеется большое количество научно-исследовательских и учебно-методических
работ, посвященных теории принятия решений. В них рассматриваются разные теоретические
и прикладные вопросы, связанные с подготовкой, обоснованием и принятием
управленческих решений. Однако указанная выше традиция математизации процесса
принятия решений сохранилась. Такие факторы, как неопределенность, отсутствие
точных данных для расчета, личность лидера, слабая структуризация проблем,
могут стать причиной невозможности использования математических моделей при
принятии управленческих решений.

Понятия «управленческое решение» и
«управленческая проблема» исследуются в применении к организациям. Это
означает, что а) решения готовятся, принимаются и исполняются конкретными
лицами – руководителями, собственниками, персоналом и др., б) решения
принимаются в чьих-либо интересах – акционеров, сотрудников, организаций и др.,
в) решения влияют на жизнедеятельность людей и организаций .

Управленческое решение – это
разрешение проблемной ситуации, связанной с текущим или ожидаемым состоянием
объекта управления. Как процесс решение означает поиск, идентификацию и анализ
управленческих задач, изучение и прогнозирование состояния объекта управления,
установление (переоценку) целей управления, разработку плана мероприятий,
организацию их выполнения и контроль.

Во-вторых, организация как
совокупность индивидов является объектом управления, состояние которого
выступает предметом управленческого решения. Организация представляет собой
экономическую систему, свойствами которой выступают открытость, незамкнутость,
целенаправленность, синергизм, эмерджентность, эквифинальность, детерминизм,
гомеостаз.

В-третьих, управляющее воздействие
оказывается в отношении:

– внутренней структуры, содержания,
взаимосвязей элементов, состава и взаимосвязи

входных и выходных параметров
объекта управления;

– модели поведения, организации
функционирования объекта управления, а также порядка и способов взаимодействия
с субъектом управления;

– целей управления – желаемого
состояния объекта управления, а также границ целевых значений его выходных
параметров;

– правил оценки достижения целей
управления и критериев оценки соответствия выходных параметров целевым
значениям;

– изменения значений входных
параметров объекта управления.

В-четвертых, решение принимается
уполномоченным лицом – индивидом или группой 
индивидов. Полномочность выступает как право и обязанность осуществлять
поиск проблем, подготовку, принятие и реализацию решений.

В-пятых, решение как сущность и
предмет управленческой деятельности предполагает наличие целей как желаемого
состояния объекта управления в настоящем и будущем. Без целей невозможно
понимание проблем, а подготовка и реализация управляющего воздействия
представляются просто немыслимыми: организации создаются, действуют и
упраздняются в соответствии с интересами, целями и ценностями заинтересованных
сторон.

Основанием для принятия решения
является наличие проблемы как комплекса сложных управленческих задач. В
теоретическом плане управленческая проблема может пониматься с ситуационной и
процессной точек зрения:

1. Как отклонение состояния объекта
управления от целей, установленных на текущую дату. Такими являются большинство
задач оперативного характера. Управляющее воздействие, как правило, принимается
в отношении входных параметров объекта управления для того, чтобы «выровнять»
или «подогнать» выходные параметры в установленные границы целевых значений. В
перспективе могут иметь место ситуационные планы, предназначенные для
своевременного устранения отклонений от заданных параметров.

2. Как отклонение прогнозируемого
состояния объекта управления от целей, установленных на дату в будущем.
Отсутствие проблем в данный момент не гарантирует их отсутствия в будущем;
многие ситуационные проблемы возникли давно и обнаружились лишь сейчас. Кроме
того, неразрешимость ряда проблем требует, с одной стороны, трансформации
системы целей и коренного изменения модели поведения и характеристик объекта
управления – с другой. Предвидимый разрыв, положительный или отрицательный,
между траекторией движения объекта управления и целевыми установками требует
приложения экстраординарных мер.

Воздействие производится не только
на входные, но и на все структурные и функциональные параметры объекта
управления, включая цели и критерии их оценки.

Управленческая проблема
характеризуется:

– множественностью целей. Часто
возникает ситуация, когда невозможно принятие решения, удовлетворяющего всем
целям, нужен компромисс;

– неопределенностью. В большинстве
случаев нельзя утверждать однозначно о последствиях принятия решения в
отношении данной проблемы;

– наличием риска. Каждый вариант
решения проблемы имеет степень риска – вероятность не получить искомый
результат в части или в целом;

– сложной структурой. Во многих
случаях сущность и содержание проблемы скрыты от исследователя, а ее структура
неясна или запутанна;

– связью с другими проблемами.
Проблемы и соответствующие им решения почти всегда логически и содержательно
связаны друг с другом;

– множественностью участников. В
решении проблем участвует много сторон, имеющих разные интересы, цели и
ценности.

Приведенные характеристики понятий
«управленческое решение» и «управленческая проблема»  позволяют указать на следующее.

Организации постоянно подвергаются
действию перемен во внешней среде. Стремительность изменений – самый устойчивый
феномен внешнего мира, источник возможностей и угроз для организации. И
возможности, и угрозы – суть управленческие проблемы, создающие в настоящем или
будущем разрывы между состоянием объекта и целью управления. И только
разрешение управленческих проблем создает возможности развития организации.

Управленческое решение создает
выгоду. Каждое решение принимается в интересах лиц, получающих выгоду
(бенефициаров), иначе для чего еще оно нужно? Идея удовлетворения интересов
бенефициаров дает объяснение, почему решения бывают такими нелегкими: индивиды
сильно разнятся в своих ценностях и интересах.

Почти всегда решение управленческой
проблемы бывает выгодным для одних лиц, но невыгодным для других. Таким
образом, приемлемость и результативность управленческого решения определяется
степенью удовлетворения интересов бенефициаров . Любое управляющее воздействие
на организацию как объект управления должно оцениваться с точки зрения
полезности для ее участников деятельности. Причем оценка решения может быть не
только прагматической (прибыльность), а, например, этической или эстетической,
в зависимости от ценностей, принятых выгодоприобретателем.

Управленческое решение не является
выбором. Правильнее сказать, что выбор – частный случай управленческого
решения, когда проблема хорошо структурирована, ясна, все альтернативы ее
решения известны заранее, а составление адекватной математической модели не
создает трудностей. Однако большинство проблем плохо структурировано, сведения
о них мало доступны, моделирование весьма затруднительно.

Ресурс времени, как правило,
ограничен; но даже увеличение времени подготовки решения далеко не всегда ведет
к росту вероятности успеха, поскольку внешняя среда терпит перемены. Все это
обусловливает невозможность точно определить все факторы и параметры выбора. А
в ситуации, когда возможности решения проблемы появляются не одновременно, а поочередно,
выбор вообще теряет смысл.

Управленческое решение – следствие
свободного волеизъявления. Индивид (группа индивидов) вправе принять решение
или отказаться от него. Даже в тех случаях, когда принимается решение,
невыгодное ни одному бенефициару, организация делает это по своей воле. Право
принимать решения в сфере своей деятельности и в рамках своей компетенции
неотъемлемо от индивида. Любой индивид управляет качеством и сроком выполняемой
им работы . Даже если он  не принимает
решений о том, что делать, то всегда может управлять процессом исполнения
решения или влиять на него. Свобода принятия решения состоит не в том, что
индивид обретает право давать задачи, обязательные для исполнения другими, – в
этом состоит сущность организационной деятельности. Управленческое решение
является свободным оттого, что принимающее его лицо в пределах, отведенных ему
в организации, имеет волю и свободу создавать возможности решения проблемы,
которых нет во внутренней и внешней среде.

Управленческое решение имеет инициатора
и организатора. Инициатор выявляет наличие управленческой проблемы, организатор
создает форум для анализа, обсуждения возможностей ее решения. Инициаторами
являются не только руководители, но и контролирующие органы (служба внутреннего
контроля, ревизор). Выделение функций организатора работы по анализу проблемы и
принятию решения – общепринятая практика в проектном управлении. Поддержание в
организации ролей инициатора и организатора управленческих решений может
существенно повысить результативность управления, поскольку лицо, принимающее
решения, может сосредоточить свое внимание на главном – анализе имеющихся
возможностей, выработке, обсуждении и утверждении постановления об управляющем
воздействии на объект управления.

Принятие решений – удел не только
высшего руководства. Неумолимость предстоящих перемен, растущие неясность,
неопределенность и многообразие внешнего окружения обусловливают нарастание
сложности решения управленческих проблем. Разрешение комплексных,
неструктурированных, подчас непонятных и неясных проблем требует скоординированной и взаимозависимой работы сотрудников
разных уровней иерархии. С одной стороны, это определяет потребность все
большего вовлечения ответственных лиц в управленческие процессы. С другой
стороны, работники всех уровней организационной иерархии, операционных и
функциональных бизнес_процессов все чаще стремятся поступать так, чтобы не
только влиять на результаты деятельности всей организации, но и понимать свое
влияние .

Принятие управленческого решения не
всегда бывает единовременным актом. Оформление решения в виде распорядительного
документа (приказа, графика и пр.) не означает завершения процесса его
принятия. Большое число проблем, когда неопределенные и неконтролируемые
внешние факторы влияют на эффективность их решения, требует поэтапного, иногда
даже итерационного принятия решения. Сначала изучается проблема, проекты
решений обследуются с помощью имитационных моделей, затем производится пробное
испытание решения в реальных условиях. И только после успеха эксперимента
принимается окончательное решение с учетом имевших место поправок и улучшений.

Важнейшей функцией при принятии
решений является контроль.

Контроль как функция управления
представляет собой процессы наблюдения за параметрами управляемого объекта и
внешне среды, их состояния и изменениями, а также выявление сверхнормативных
отклонений от плановых и организационных значений.

Нормативные отклонения – это
отклонения фактических величин управляемых параметров, нахождение в рамках
которых обеспечивает надежность и эффективность управляемого объекта.

Контролю подлежат все управляемые
параметры объекта управления, состав и значение которых устанавливается в
процессах планирования и организации.

По времени осуществления выделяют
три основных вида контроля управленческого решения:

— предварительный контроль

— текущий контроль

— заключительный контроль

Предварительный контроль. Этот вид
контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического
начала работ. Некоторые наиболее важные виды контроля в организации могут быть
замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование
и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как
таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью
организации.

Фрагмент текста работы:

1. Теория и
практика организации контроля исполнения решений

1.1. Сущность и классификация форм и методов контроля В настоящее время в литературе
имеется большое количество научно-исследовательских и учебно-методических
работ, посвященных теории принятия решений. В них рассматриваются разные теоретические
и прикладные вопросы, связанные с подготовкой, обоснованием и принятием
управленческих решений. Однако указанная выше традиция математизации процесса
принятия решений сохранилась. Такие факторы, как неопределенность, отсутствие
точных данных для расчета, личность лидера, слабая структуризация проблем,
могут стать причиной невозможности использования математических моделей при
принятии управленческих решений.

Понятия «управленческое решение» и
«управленческая проблема» исследуются в применении к организациям. Это
означает, что а) решения готовятся, принимаются и исполняются конкретными
лицами – руководителями, собственниками, персоналом и др., б) решения
принимаются в чьих-либо интересах – акционеров, сотрудников, организаций и др.,
в) решения влияют на жизнедеятельность людей и организаций .

Управленческое решение – это
разрешение проблемной ситуации, связанной с текущим или ожидаемым состоянием
объекта управления. Как процесс решение означает поиск, идентификацию и анализ
управленческих задач, изучение и прогнозирование состояния объекта управления,
установление (переоценку) целей управления, разработку плана мероприятий,
организацию их выполнения и контроль.

Во-вторых, организация как
совокупность индивидов является объектом управления, состояние которого
выступает предметом управленческого решения. Организация представляет собой
экономическую систему, свойствами которой выступают открытость, незамкнутость,
целенаправленность, синергизм, эмерджентность, эквифинальность, детерминизм,
гомеостаз.

В-третьих, управляющее воздействие
оказывается в отношении:

– внутренней структуры, содержания,
взаимосвязей элементов, состава и взаимосвязи

входных и выходных параметров
объекта управления;

– модели поведения, организации
функционирования объекта управления, а также порядка и способов взаимодействия
с субъектом управления;

– целей управления – желаемого
состояния объекта управления, а также границ целевых значений его выходных
параметров;

– правил оценки достижения целей
управления и критериев оценки соответствия выходных параметров целевым
значениям;

– изменения значений входных
параметров объекта управления.

В-четвертых, решение принимается
уполномоченным лицом – индивидом или группой 
индивидов. Полномочность выступает как право и обязанность осуществлять
поиск проблем, подготовку, принятие и реализацию решений.

В-пятых, решение как сущность и
предмет управленческой деятельности предполагает наличие целей как желаемого
состояния объекта управления в настоящем и будущем. Без целей невозможно
понимание проблем, а подготовка и реализация управляющего воздействия
представляются просто немыслимыми: организации создаются, действуют и
упраздняются в соответствии с интересами, целями и ценностями заинтересованных
сторон.

Основанием для принятия решения
является наличие проблемы как комплекса сложных управленческих задач. В
теоретическом плане управленческая проблема может пониматься с ситуационной и
процессной точек зрения:

1. Как отклонение состояния объекта
управления от целей, установленных на текущую дату. Такими являются большинство
задач оперативного характера. Управляющее воздействие, как правило, принимается
в отношении входных параметров объекта управления для того, чтобы «выровнять»
или «подогнать» выходные параметры в установленные границы целевых значений. В
перспективе могут иметь место ситуационные планы, предназначенные для
своевременного устранения отклонений от заданных параметров.

2. Как отклонение прогнозируемого
состояния объекта управления от целей, установленных на дату в будущем.
Отсутствие проблем в данный момент не гарантирует их отсутствия в будущем;
многие ситуационные проблемы возникли давно и обнаружились лишь сейчас. Кроме
того, неразрешимость ряда проблем требует, с одной стороны, трансформации
системы целей и коренного изменения модели поведения и характеристик объекта
управления – с другой. Предвидимый разрыв, положительный или отрицательный,
между траекторией движения объекта управления и целевыми установками требует
приложения экстраординарных мер.

Воздействие производится не только
на входные, но и на все структурные и функциональные параметры объекта
управления, включая цели и критерии их оценки.

Управленческая проблема
характеризуется:

– множественностью целей. Часто
возникает ситуация, когда невозможно принятие решения, удовлетворяющего всем
целям, нужен компромисс;

– неопределенностью. В большинстве
случаев нельзя утверждать однозначно о последствиях принятия решения в
отношении данной проблемы;

– наличием риска. Каждый вариант
решения проблемы имеет степень риска – вероятность не получить искомый
результат в части или в целом;

– сложной структурой. Во многих
случаях сущность и содержание проблемы скрыты от исследователя, а ее структура
неясна или запутанна;

– связью с другими проблемами.
Проблемы и соответствующие им решения почти всегда логически и содержательно
связаны друг с другом;

– множественностью участников. В
решении проблем участвует много сторон, имеющих разные интересы, цели и
ценности.

Приведенные характеристики понятий
«управленческое решение» и «управленческая проблема»  позволяют указать на следующее.

Организации постоянно подвергаются
действию перемен во внешней среде. Стремительность изменений – самый устойчивый
феномен внешнего мира, источник возможностей и угроз для организации. И
возможности, и угрозы – суть управленческие проблемы, создающие в настоящем или
будущем разрывы между состоянием объекта и целью управления. И только
разрешение управленческих проблем создает возможности развития организации.

Управленческое решение создает
выгоду. Каждое решение принимается в интересах лиц, получающих выгоду
(бенефициаров), иначе для чего еще оно нужно? Идея удовлетворения интересов
бенефициаров дает объяснение, почему решения бывают такими нелегкими: индивиды
сильно разнятся в своих ценностях и интересах.

Почти всегда решение управленческой
проблемы бывает выгодным для одних лиц, но невыгодным для других. Таким
образом, приемлемость и результативность управленческого решения определяется
степенью удовлетворения интересов бенефициаров . Любое управляющее воздействие
на организацию как объект управления должно оцениваться с точки зрения
полезности для ее участников деятельности. Причем оценка решения может быть не
только прагматической (прибыльность), а, например, этической или эстетической,
в зависимости от ценностей, принятых выгодоприобретателем.

Управленческое решение не является
выбором. Правильнее сказать, что выбор – частный случай управленческого
решения, когда проблема хорошо структурирована, ясна, все альтернативы ее
решения известны заранее, а составление адекватной математической модели не
создает трудностей. Однако большинство проблем плохо структурировано, сведения
о них мало доступны, моделирование весьма затруднительно.

Ресурс времени, как правило,
ограничен; но даже увеличение времени подготовки решения далеко не всегда ведет
к росту вероятности успеха, поскольку внешняя среда терпит перемены. Все это
обусловливает невозможность точно определить все факторы и параметры выбора. А
в ситуации, когда возможности решения проблемы появляются не одновременно, а поочередно,
выбор вообще теряет смысл.

Управленческое решение – следствие
свободного волеизъявления. Индивид (группа индивидов) вправе принять решение
или отказаться от него. Даже в тех случаях, когда принимается решение,
невыгодное ни одному бенефициару, организация делает это по своей воле. Право
принимать решения в сфере своей деятельности и в рамках своей компетенции
неотъемлемо от индивида. Любой индивид управляет качеством и сроком выполняемой
им работы . Даже если он  не принимает
решений о том, что делать, то всегда может управлять процессом исполнения
решения или влиять на него. Свобода принятия решения состоит не в том, что
индивид обретает право давать задачи, обязательные для исполнения другими, – в
этом состоит сущность организационной деятельности. Управленческое решение
является свободным оттого, что принимающее его лицо в пределах, отведенных ему
в организации, имеет волю и свободу создавать возможности решения проблемы,
которых нет во внутренней и внешней среде.

Управленческое решение имеет инициатора
и организатора. Инициатор выявляет наличие управленческой проблемы, организатор
создает форум для анализа, обсуждения возможностей ее решения. Инициаторами
являются не только руководители, но и контролирующие органы (служба внутреннего
контроля, ревизор). Выделение функций организатора работы по анализу проблемы и
принятию решения – общепринятая практика в проектном управлении. Поддержание в
организации ролей инициатора и организатора управленческих решений может
существенно повысить результативность управления, поскольку лицо, принимающее
решения, может сосредоточить свое внимание на главном – анализе имеющихся
возможностей, выработке, обсуждении и утверждении постановления об управляющем
воздействии на объект управления.

Принятие решений – удел не только
высшего руководства. Неумолимость предстоящих перемен, растущие неясность,
неопределенность и многообразие внешнего окружения обусловливают нарастание
сложности решения управленческих проблем. Разрешение комплексных,
неструктурированных, подчас непонятных и неясных проблем требует скоординированной и взаимозависимой работы сотрудников
разных уровней иерархии. С одной стороны, это определяет потребность все
большего вовлечения ответственных лиц в управленческие процессы. С другой
стороны, работники всех уровней организационной иерархии, операционных и
функциональных бизнес_процессов все чаще стремятся поступать так, чтобы не
только влиять на результаты деятельности всей организации, но и понимать свое
влияние .

Принятие управленческого решения не
всегда бывает единовременным актом. Оформление решения в виде распорядительного
документа (приказа, графика и пр.) не означает завершения процесса его
принятия. Большое число проблем, когда неопределенные и неконтролируемые
внешние факторы влияют на эффективность их решения, требует поэтапного, иногда
даже итерационного принятия решения. Сначала изучается проблема, проекты
решений обследуются с помощью имитационных моделей, затем производится пробное
испытание решения в реальных условиях. И только после успеха эксперимента
принимается окончательное решение с учетом имевших место поправок и улучшений.

Важнейшей функцией при принятии
решений является контроль.

Контроль как функция управления
представляет собой процессы наблюдения за параметрами управляемого объекта и
внешне среды, их состояния и изменениями, а также выявление сверхнормативных
отклонений от плановых и организационных значений.

Нормативные отклонения – это
отклонения фактических величин управляемых параметров, нахождение в рамках
которых обеспечивает надежность и эффективность управляемого объекта.

Контролю подлежат все управляемые
параметры объекта управления, состав и значение которых устанавливается в
процессах планирования и организации.

По времени осуществления выделяют
три основных вида контроля управленческого решения:

— предварительный контроль

— текущий контроль

— заключительный контроль

Предварительный контроль. Этот вид
контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического
начала работ. Некоторые наиболее важные виды контроля в организации могут быть
замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование
и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как
таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью
организации.