Магистерский диплом на тему Информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления (на примере отдела вневедомственной охраны – филиала ФГКУ «УВО ВНГ России по Краснодарскому краю»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3-5
Общая характеристика системы документооборота организации 6-30
Сущность документационного обеспечения управления
Функции и классификация систем документооборота
Информационные технологии в системе ДОУ
Организационное проектирование систем управления в организации 31-62
Понятие системы управления
Основные методологические принципы построения организационных структур управления в кадровом подразделении организации
Использование информационной системы ДОУ в организационном проектировании кадрового подразделения организации
Анализ и совершенствование организационной культуры группы кадров отдела вневедомственной охраны – филиала ФГКУ «УВО ВНГ России по Краснодарскому краю 63-80
Системный подход в автоматизации кадровой деятельности в организации
Информационное обеспечение управления деятельностью отдела вневедомственной охраны – филиала ФГКУ «УВО ВНГ России по Краснодарскому краю»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 81-83
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 84-90
Итого: 90

Введение:

ВВЕДЕНИЕ

Базовое предприятие: Отдел вневедомственной охраны – филиала федерального государственного казенного учреждения «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по Краснодарскому краю».
Актуальная проблема управления: на сегодняшний день информационное документационное обеспечение деятельности организации является одним из важных показателей развития экономики государства. Около трех с половиной миллионов человек, то есть почти треть работоспособного населения Российской Федерации так или иначе заняты в данной отрасли.
Таким образом, чтобы организация оставалась конкурентноспособной и управление ею было действительно эффективным, становится необходимым высокий уровень информационного и документационного обеспечения.
И в связи с этой задачей главной проблемой информационного обеспечения управления предприятием становится обеспечение лиц, которые принимают управленческое решение, достоверной, однозначной и доступной для дальнейшего анализа текущей ситуации информацией. Причем эта информация должна помогать принять необходимое управленческое решение.
Составной частью деятельности любой организации является ее служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Бумажный документооборот сталкивается на сегодняшний день с такими трудностями, как затраты значительного времени для поиска необходимого документа; дублирование; затраты времени на согласование, а также утверждения документов и их рассылку.
Вышеперечисленные элементы происходят внутри многих организаций, тем самым мешая развитию единого информационного пространства в стране. В связи с переходом на компьютерную обработку ДОУ значительно повысится эффективность делопроизводства в целом.
Объект: Отдел вневедомственной охраны – филиала федерального государственного казенного учреждения «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по Краснодарскому краю».
Предмет: особенности организационной культуры группы кадров отдела вневедомственной охраны – филиала федерального государственного казенного учреждения «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по Краснодарскому краю».
Цель работы: решить поставленную проблему путем исследования фактически сложившейся системы документооборота, разработки предложений по ее совершенствованию и их внедрению.
Задачи исследования:
1 определить сущность документационного обеспечения управления;
2 раскрыть функции и классификацию систем документооборота;
3 охарактеризовать информационные технологии в системе ДОУ;
4 рассмотреть понятие системы управления;
5 изучить основные методологические принципы построения организационных структур управления в организации;
6 раскрыть использование информационной системы ДОУ в организационном проектировании кадрового подразделения организации;
7 проанализировать системный подход в автоматизации кадровой деятельности в организации;
8 рассмотреть информационное обеспечение управления деятельностью отдела вневедомственной охраны – филиала ФГКУ «УВО ВНГ России по Краснодарскому краю».

В данной работе применены следующие методы исследования:
-анализ специальной литературы;
— терминологический анализ;
— наблюдение.
Практическая значимость исследования состоит в возможности применения ее выводов и рекомендаций к совершенствованию методов и процедур организационного проектирования систем документационного обеспечения управления.
Теоретическая значимость работы заключается в том, что в работе рассмотрены информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления на примере деятельности органов вневедомственной охраны.
Новизна работы заключается в следующем — на данный момент наблюдается активная фаза становления цифровой экономики, вследствие чего возникает острая необходимость адаптации организаций к новым реалиям ведения деятельности. Положительный эффект от внедрения и использования информационных технологий в деятельности предприятий давно доказан. Но понятие цифровой трансформации, как одной из главных составляющих процесса перехода к цифровой экономике достаточно новое и требует научного обоснования.

Текст работы:

Современные тенденции повышения роли цифровых технологий позволяют нам сделать вывод о том, что основная роль в процессе цифровой трансформации отводится человеческим ресурсам. Управление человеческими ресурсами human resource management (HRM) является одной из важнейшей направляющей в успешной деятельности организации. Акцент на человеческие ресурсы отдельного сотрудника, его качества, знания, опыт, способности и неповторимость личности соответствует рационалистическому подходу к управлению персоналом с целью максимизации производительности труда.
В то же время цифровые трансформации в экономике привели к переосмыслению функций управления человеческими ресурсами на оперативном и стратегическом уровнях.
Область применения цифровых технологий в управлении человеческими ресурсами на сегодняшний день находится в стадии формирования и развития. Однако очевидно, что цифровые технологии в системе управления трудовыми ресурсами могут быть применимы к любому процессу, особенную важность такие технологии приобретают при поиске, найме, адаптации, поощрении и обучении сотрудников организации.
Таким образом, на наш взгляд, цифровую трансформацию в системе управления персоналом можно определить как процесс внедрения и применения цифровых технологий в сфере управления человеческими ресурсами организации, с целью повышения производительности труда. При этом рост производительности труда является успешным результатом таких процессов, как рекрутмент (поиск) и адаптация сотрудников, обучение и развитие, управления и организация деятельности.
Основная проблема осуществления процесса цифровой трансформации заключается в необходимости разработки стратегии развития цифровых технологий в области управления человеческим капиталом – способами организации, управления и развития, а также координации деятельности сотрудников в рамках рабочего процесса в условиях цифровой трансформации.
Стратегия цифровой трансформации в системе управления персоналом должна содержать не только основные принципы и направления, способы и средства достижения стратегических целей процесса цифровизации HR, но и отражать ряд факторов и условий, необходимых для осуществления данного процесса. Целью такой стратегии является повышение эффективности деятельности организации за счет роста производительности труда и развития инновационного потенциала сотрудников.
Таким образом, для эффективного управления и конкурентоспособности организации на современном этапе важным становится необходимый уровень информационного и документационного обеспечения. Основной проблемой информационного обеспечения управления предприятием является обеспечение лиц, принимающих управленческое решение, достоверной, однозначной и доступной для дальнейшего анализа текущей ситуации информацией, позволяющей принять необходимое управленческое решение.
Процесс обеспечения управления происходит в общем случае по типовому алгоритму, включающему:
— сбор и обработку документной информации;
— подготовку управленческого решения;
— принятие, документирование и доведение до исполнителей;
— исполнение решения и контроль исполнения;
— сбор информации об исполнении;
— передачу информации по вертикальным и горизонтальным каналам;
— хранение и поиск информации.
Управлять кадрами в силовых структурах означает в одно и то же время и некоторый вид искусства, и реализацию определенных профессиональных умений. Современные организации нуждаются в эффективном управлении. Силовые ведомства отличаются от гражданских, а их особенности находят выражение в тех принципах, на основе которых построена вся деятельность силовых структур и органов.
Их деятельность построена на принципах единоначалия и централизации управления, верховенства закона, воинской дисциплины. Служба в силовых структурах обладает особенными характеристиками, которые не позволяют проводить аналогии с гражданской государственной службой, деятельностью государственного служащего, чья деятельность закреплена в Федеральном законе «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Особые условия прохождения службы в силовых ведомствах объясняют предназначение данной службы, особый порядок поступление на службу, ее прохождение и прекращение. В связи с чем возникает необходимость исследования тех факторов трудовой мотивации, которые будут эффективны в подобных органах и структурах.
Эта исследовательская проблема вытекает из особенности функционирования силовой структуры, которая представляет собой государственное ведомство, в функции которого не входит ничего значащего для экономики, но его деятельность важна для сохранения порядка, соблюдения законности, пресечения преступных действий.
По этим причинам необходимо обращаться к проблемам мотивации в силовых структурах, которые являются фундаментом государственности. В настоящее время недостаточно только использовать моральное стимулирование (объявление благодарности, награждение грамотой, и т. д.) в подобных ведомствах. Для получения качественных результатов в сфере управления кадрами и персоналом в государственных силовых структурах необходимо дальнейшие исследования, которые позволят изменять практику кадровой политики.

Заключение:

ВВЕДЕНИЕ

Базовое предприятие: Отдел вневедомственной охраны – филиала федерального государственного казенного учреждения «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по Краснодарскому краю».
Актуальная проблема управления: на сегодняшний день информационное документационное обеспечение деятельности организации является одним из важных показателей развития экономики государства. Около трех с половиной миллионов человек, то есть почти треть работоспособного населения Российской Федерации так или иначе заняты в данной отрасли.
Таким образом, чтобы организация оставалась конкурентноспособной и управление ею было действительно эффективным, становится необходимым высокий уровень информационного и документационного обеспечения.
И в связи с этой задачей главной проблемой информационного обеспечения управления предприятием становится обеспечение лиц, которые принимают управленческое решение, достоверной, однозначной и доступной для дальнейшего анализа текущей ситуации информацией. Причем эта информация должна помогать принять необходимое управленческое решение.
Составной частью деятельности любой организации является ее служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Бумажный документооборот сталкивается на сегодняшний день с такими трудностями, как затраты значительного времени для поиска необходимого документа; дублирование; затраты времени на согласование, а также утверждения документов и их рассылку.
Вышеперечисленные элементы происходят внутри многих организаций, тем самым мешая развитию единого информационного пространства в стране. В связи с переходом на компьютерную обработку ДОУ значительно повысится эффективность делопроизводства в целом.
Объект: Отдел вневедомственной охраны – филиала федерального государственного казенного учреждения «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по Краснодарскому краю».
Предмет: особенности организационной культуры группы кадров отдела вневедомственной охраны – филиала федерального государственного казенного учреждения «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации по Краснодарскому краю».
Цель работы: решить поставленную проблему путем исследования фактически сложившейся системы документооборота, разработки предложений по ее совершенствованию и их внедрению.
Задачи исследования:
1 определить сущность документационного обеспечения управления;
2 раскрыть функции и классификацию систем документооборота;
3 охарактеризовать информационные технологии в системе ДОУ;
4 рассмотреть понятие системы управления;
5 изучить основные методологические принципы построения организационных структур управления в организации;
6 раскрыть использование информационной системы ДОУ в организационном проектировании кадрового подразделения организации;
7 проанализировать системный подход в автоматизации кадровой деятельности в организации;
8 рассмотреть информационное обеспечение управления деятельностью отдела вневедомственной охраны – филиала ФГКУ «УВО ВНГ России по Краснодарскому краю».

В данной работе применены следующие методы исследования:
-анализ специальной литературы;
— терминологический анализ;
— наблюдение.
Практическая значимость исследования состоит в возможности применения ее выводов и рекомендаций к совершенствованию методов и процедур организационного проектирования систем документационного обеспечения управления.
Теоретическая значимость работы заключается в том, что в работе рассмотрены информационные технологии и документационное обеспечение в организационном проектировании систем управления на примере деятельности органов вневедомственной охраны.
Новизна работы заключается в следующем — на данный момент наблюдается активная фаза становления цифровой экономики, вследствие чего возникает острая необходимость адаптации организаций к новым реалиям ведения деятельности. Положительный эффект от внедрения и использования информационных технологий в деятельности предприятий давно доказан. Но понятие цифровой трансформации, как одной из главных составляющих процесса перехода к цифровой экономике достаточно новое и требует научного обоснования.

Список литературы:

1. Общая характеристика системы документооборота организации

1.1 Сущность документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют, делопроизводство) — это такая область деятельности в рамках конкретной организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию работы с различными документами [21].
Документационное обеспечение — это обязательный, важный аспект работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. д. [21]
Иными словами, подобные документы отражают все стороны деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных документов. На документы возлагается важнейшая функция — обеспечение управленческих функций в рамках организации. Документы включают в себя различные планы, показатели деятельности и иную, не менее важную, информацию.
Таким образом, именно порядок работы с документами в организации во многом определяет в целом оперативность и качество решений, которые принимаются в данной компании, а также становится возможным сделать вывод об эффективности реализации данных решений.
Работа с документами — немаловажная составляющая управленческого процесса. Все операции с документами оказывают влияние на эффективность управления в целом. Стоит отметить, что принятие управленческого решения состоит из ряда связанных между собой этапов, среди которых [22]:
− получение исходной информации;
− переработка исходной информации;
− глубокий анализ переработанной информации;
− подготовка проекта управленческого решения;
− принятие данного управленческого решения.
Так, названные этапы принятия решения наиболее тесно связаны с документационным обеспечением процесса управления. Для того, чтобы извлечь из деятельности положительный экономический эффект важно, в первую очередь, качественно извлечь, обработать и интерпретировать информацию. При этом стоит отметить, что информация может быть разная.
В том случае, если в организации процесс работы с документами находится на неудовлетворительном уровне, то в значительной степени снижается качество управления, так как оно напрямую определяется качеством информации особенностями ее передачи, обработки и т. д.
Кроме того, процесс управления определяется четкостью поиска, хранения и использования имеющихся документов. Как правило, перед делопроизводством в организации стоит три четкие задачи, среди котоﮦрых [42]:
− документирование — данный процесс подразумевает под собой составление, оформление, согласование и изготовление документов.
− работа с соответствующими документами в рамках управленческого процесса — это, в первую очередь, обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов.
− приведение архива документов в единую систему.
Что касается функций, которые выполняются процессом работы с документами в учреждении, то среди них можно выделить следующие:
− утверждение единого порядка документооборота в организации;
− обработка входящих и исходящих документов;
− регистрация и учет документов (внутренних, поступающих и отправляемых);
− приведение имеющихся документов в единую систему, а также их хранение и использование;
− работа с обращениями от граждан;
− обеспечение необходимой степени информационной защиты.
Стоит отметить, что в том случае, когда предприятие расширяется, в том числе, увеличивается и численность его сотрудников, все более актуальным становится вопрос эффективности документационного обеспечения (оптимизации документооборота).
Среди основных проблем документооборота можно выделить следующие [44]:
− отсутствие у руководства комплексной картины происходящего в организации;
− низкая степени скоординированности действий отдельных подразделений — иными словами, отделы не располагают информаций других подразделений, это в значительной степени осложняет процесс взаимодействия. Таким образом, следствием этого может стать падение качества обслуживания клиентов;
− следствием предыдущей проблемы может стать падение производительности труда и возникновение дефицита ресурсов — в первую очередь, человеческих;
− увеличение объема материальных затрат на оборудование новых рабочих мест, коммуникации, обучение и т. д.
− дополнительные инвестиционные вложение в случае изменения базовых технологий производства.
Необходимо отметить, что в России отсутствует, как таковой, единый орган власти, на который возлагалась бы вся ответственность за создаваемую и используемую организацией документацию [63]. А значит, отсутствует и единый подход к основополагающим вопросам делопроизводства.
Иногда некоторые вопросы работы с документами регулируются высшими органами государственной власти и управления. Однако, пожалуй, наиболее сильное воздействие на процесс регламентации делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в том числе, Государственная архивная служба РФ. Что касается основных функций Государственной архивной службы России (или еще, как ее называют, Росархив), то в качестве таковых выделяют сбор и хранение документов.
Данные функции призваны отражать материальную и духовную стороны жизни ее народов, которые имеют историческое, научное и культурное значение. Не менее важным вопросом является исследование нормативной базы регулирования процесса документационного обеспечения организации.
Итак, одним и нормативных актов, регулирующих данную сферу, является Положение о службе ДОУ. Это правовой акт, который устанавливает порядок образования, обязанности и организацию работы соответствующего подразделения, в том числе, правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Кроме того, важным документом в рамках нормативного регулирования ДОУ является должностная инструкция. Должностная инструкция — это организационный документ, который устанавливает соответствующие разграничения обязанностей и прав между отдельными сотрудниками. Это необходимо для того, чтобы устранить параллелизм и дублирование в исполнении операций.
Инструкция по делопроизводству — это еще один нормативный документ регулирования ДО, который регламентирует необходимые правила, процессы создания документов, непосредственно технологию работы с документами [63].
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель представляет собой конкретный перечень унифицированных форм документов, которые необходимы в целях осуществления документационного обеспечения функций и задач, разрешаемых компанией. Данный табель включает в себя характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.
Подводя итог, стоит отметить, что данные нормативно-методические документы утверждают наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, органиﮦзаций [53].
С внедрением компьютерной техники организация работы с документной информацией потребовала существенный пересмотр основных положений Единой государственной системы документационного обеспечения (ЕГСД).
Это связано, прежде всего, с изменением подходов к технологической подготовке, оформлением и обработке документов. Такой подход основан не только на возможностях современных электронно-вычислительных машин, но и на сложившемся опыте (ручной) обработки документов различного характера с учетом отраслевой принадлежности, масштабов и объемов документооборота предприятия.
Неотъемлемой частью ЕГСД является система кодирования и классификации (ЕСКК), основами построения которой является опыт международных статистических классификаций ООН и Европейского Союза (ЕС) [34].
Основное назначение ЕСКК состоит в упорядочении, обеспечении хранения, поиска и анализа данных статистики, в реальном отражении динамики развития экономики Российской Федерации, а также совместимости систем статистики на российском и международном уровнях. Существенным является тот факт, что объектами общероссийских классификаторов в ЕСКК являются технико-экономические объекты и их свойства, применяемые при межотраслевом обмене информацией.
Национальный стандарт Российской Федерации, утверждённый национальным органом в целях добровольного многократного использования, устанавливает характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, выполнения работ или оказания услуг [15].
«Стандарт – нормативный документ, который разработан на основе консенсуса, принят признанным на соответствующем уровне органом и устанавливает для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определённой области» [14].
Первый международный стандарт по управлению документацией – ГОСТ Р ИСО 154891-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Управление документами. Общие требования [17]. Он был принят в 2007 году.
Спустя несколько лет для совершенствования управления документацией разработаны соответствующие международные стандарты серии ИСО 30300:
ИСО Р 30300-2015. Системы управления документами. Основные положения и словарь.
ИСО Р 30301-2014. Системы менеджмента записей. Требования.
ИСО 23081-1-2008. Процессы управления документами. Метаданные для документов.
ИСО 13008-2015. Процесс конверсии и миграции цифровых документов.
ИСО 16175-3:2010. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде.
ИСО/ТО 13028. Руководство по внедрению оцифровки документов.
ИСО/ТО 26122. Анализ рабочих процессов в отношении документов.
Требования, предъявляемые к оформлению управленческих документов, в настоящее время сформулированы в ГОСТ Р 7 .0 .97-2016. СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [16].
В апреле 2016 года были внесены изменения в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (постановление Правительства Российской Федерации от 26 .04 .2016 г. № 356). По сравнению с предыдущим вариантом правил (постановление Правительства от 15 .06 .2009 г. № 477), согласно которому предполагалось использование при составлении и оформлении документов десяти реквизитов, в новой версии их количество увеличено до двадцати восьми.
В связи с разработкой ГОСТ Р 7 .0 .97-2016 Росархив подготовил Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11 .04 .2018 г. № 44; зарегистрирована Минюстом РФ 17 .08 .2018 г. № 51922).
Это заметное событие в сфере документационного обеспечения, так как до сего дня не было нормативного акта, регулирующего создание документов и организацию работы с ними именно в государственных организациях всех организационно-правовых форм. Речь идёт, в частности, о правилах работы с документами независимо от вида носителя, их хранения и передачи в архив государственной организации. В перечне реквизитов – 29 позиций. Он в целом совпадает с перечнем ГОСТ Р 7 .0 .97-2016 за исключением реквизита «Государственный герб субъекта Российской Федерации», что указывает, в свою очередь, на область распространения действия правительственного нормативного акта.
В настоящее время происходит новый этап развития стандартизации, который будет характеризоваться отказом от прямого применения стандартов ИСО и возвращению к практике разработки своих национальных стандартов, учитывающих передовой международный опыт. Необходимо актуализировать государственные стандарты ДОУ с учетом современных реалий и существующей практики работы в СЭД (системы электронного документооборота).
Управление документами играет важнейшую роль в осуществлении управления организацией любой формы собственности и организационно-правовой формы. Однако, регулирование этих процессов в РФ пока нельзя признать достаточным, т. к. незначительное количество нормативных актов адресованы специалистам службы документационного обеспечения управления федеральных органов исполнительной власти [11].
Вопросы регламентации документационного обеспечения управления в других государственных организациях и тем более в организациях, работающих в коммерческом секторе, в принципе отсутствует. В связи с этим, национальные стандарты являются единственным регулирующими документами этой сферы, несмотря на то, что они утратили статус обязательных нормативных документов в 2004 году. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» закрепил принцип добровольности применения стандартов в РФ. В настоящее время действует в редакции от 29.07.17 № 216-ФЗ [2].
К настоящему времени наработан обширный перечень стандартов, регламентирующих все основные аспекты делопроизводства организаций. Упомянутые стандарты носят «внешний» по отношению к организации характер, были разработаны ведомственными структурами госвласти.
Наличие «внешних» стандартов является при этом необходимым, но далеко не всегда достаточным условием обеспечения качества системы управления производством, сферой услуг, социальной жизнью.
Кроме них должны быть и «внутренние» стандарты, которые на деле принято считать корпоративными. Хотя официально их все-таки следует называть стандартами организации. Надо полагать, лишь такой всеобъемлющий подход к ведению делопроизводства даст стандарто применительной практике возможность пользоваться более полным набором формализованных образцов для производственной, служебной и административной деятельности.
Итак, документы — это важнейшая составляющая процесса управления организацией. Практически все действия и шаги должны быть в обязательном порядке зафиксированы в письменном виде в форме конкретных документов.
Документационное обеспечение организации — это как раз-таки процесс создания, обработки, внедрения и иных действий, осуществляемых с документами в организации. Документы тесным образом связаны с информацией и ее движением. Информация в организации на сегодняшний день — это двигатель деятельности и в целом повышения эффективности ее работы.