Курсовая теория на тему Законодательство в области архивного дела в Российской Федерации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДЛЯ СОЗДАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ И ВЕДЕНИЯ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ 6

1.1 Правовое регулирование деятельности архива организации 6

1.2 Положение об архиве организации 12

2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ АРХИВА 17

2.1Основные требования к созданию помещения и здания архива 17

2.2 Работа с документами, задачи, функции архива 25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 32

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 34

Введение:

Актуальность темы данной работы заключается в том, что роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Изменения общественно-политических условий в стране вызвали необходимость переоценки номенклатуры ресурсов для комплектования государственных архивов. Без документов, хранящихся в архивах, история нашего времени не может быть воссоздана с достаточной объективностью и полнотой. Однако в настоящее время государственные архивы сталкиваются с проблемами, которые не возникали почти весь ХХ век перед архивной службой и вынуждены были действовать без правового и методологического обеспечения этого направления комплектования.

В целях своевременного получения архивных документов от структурных подразделений или иных источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими правилами, а также подготовки к сдаче документов на постоянное хранение создается архив в организации.

В зависимости от объема документов архив создается как отдельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документооборота (делопроизводство), которое принимает и хранит архивные документы в целях использования.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основаны на действующей нормативно-правовой базе в области информации, документального обеспечения ведения и архивного дела, обобщают опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в использовании технических средств и информационных технологий при работе с документами.

Комплектование документов из Архивного фонда Российской Федерации выходит на первый план, как показывает исторический опыт, особенно в период различных реформ, будь то политических или экономических, а также в период кризисов, возникающих в ходе вооруженных конфликтов и других экстраординарные события.

Объект исследования: архивное дело.

Предмет: структура работы определяется структурой закона и логикой проведенного исследования.

Цель исследования: анализ основных положений и краткая характеристика действующего федерального закона «Об архивном деле».

Задачи исследования:

1. Ознакомиться с правовым регулированием деятельности архива организации.

2. Изучить понятие положение об архиве организации.

3. Рассмотреть основные требования к созданию помещения и здания архива.

4. Охарактеризовать работу с документами, задачи, функции архива.

5. Сделать выводы о проделанной работе.

Методология: анализ и синтез, обобщение, изучение архивных документов.

Практическая значимость работы заключается в том, что ее результаты могут быть использованы для помощи ведения архива предприятия, что является важнейшей частью деятельности архивиста.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Заключение:

Архивное дело в настоящее время выглядит так: весь комплекс архивных документов называется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части — государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда Российской Федерации осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы делятся на федеральные и муниципальные. Федеральный архив хранит документы строго в соответствии с профилем архива и списком источников поступления.

Грамотное создание и правильное архивирование чрезвычайно важны. Однако всегда необходимо помнить, что качественная подготовка таких мероприятий более чем на 50% является залогом успеха в освещении информации, точной постановке целей и их качественной реализации. Из вышеизложенного можно сделать вывод, что существует нормативная база создания и ведения архивного подразделения, которая регулярно меняется, архив предприятия обязан следить за всеми ее дополнениями и изменениями.

Также можно констатировать, что у архивной составляющей есть права и обязанности, которые необходимо неукоснительно соблюдать, а также отличное выполнение задач, стоящих перед архивом организации. Также можно отметить, что необходим качественный подход к подготовке помещения, предназначенного для создания архива предприятия. Необходимо соблюдать пожарную безопасность, санитарно-эпидемиологические нормы; Использование качественных материалов для обработки стен, полов и потолков помещения и поддержание их в надлежащем состоянии, ведь от этого зависит сохранность документов в архиве.

В большинстве современных организаций по сей день остаются нерешенными вопросы обеспечения сохранности документов, особенно создание материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего хранения с исключением порчи, утраты, хищения документов. Для эффективной работы архивов необходимы рекомендации специалистов по расчету площадей архивов, их распределению внутри организации, наиболее оптимальному температурно-влажностному режиму хранения документов на различных носителях, обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному организация документов для обеспечения быстрого доступа к ним.

Фрагмент текста работы:

1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДЛЯ СОЗДАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ И ВЕДЕНИЯ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Правовое регулирование деятельности архива организации

Сегодня невозможно представить ни одну сферу человеческой деятельности без правового регулирования. Каждый бизнес, вне зависимости от сферы деятельности, формы собственности и т.д., действует на основании правовых актов, архивный не исключение. Государственные, ведомственные, городские архивы как самостоятельные организации, несомненно, имеют четко определенную систему законодательных и нормативных правовых актов, регламентирующих их работу. В данной статье речь пойдет о правовом регулировании архивов частных, коммерческих организаций.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие сохранность документов коммерческих организаций. На архивные процессы в организации оказывает влияние множество правовых актов, чаще всего слабо связанных друг с другом. Чтобы не превращать статью в их перечисление, следует ввести определенную систему. При описании правовых норм, применяемых к архивам коммерческих организаций, имеет смысл исходить из реального смысла конкретной операции в процессе функционирования архива. С этой точки зрения налаживание архивной деятельности в коммерческих организациях будет распадаться на несколько направлений. В первую очередь это касается фактического хранения документов, что, естественно, включает и создание архива организации. Вторая часть — использование. И третье — судьба архивных документов в случае ликвидации организации. Отдельно необходимо рассмотреть санкции за несоблюдение правил хранения документов.

Под архивом организации понимается структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, сбор, учет и использование архивных документов [1].

Правовое обеспечение деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий любой формы собственности во многом является залогом его успешной работы в современном правовом поле. В своей практической деятельности архивы руководствуются законодательством Российской Федерации, приказами и инструкциями министерств (ведомств) и иных вышестоящих организаций, Федерального архива, иных учреждений государственной архивной службы Российской Федерации, Положениями, положениями об организациях и структурных подразделений, в состав которых входят ведомственные архивы, положения о ведомственных архивах. В целях более качественной и эффективной организации архивов, а также неукоснительного соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области строительства архивов федеральным архивом разработаны «Основные правила деятельности ведомственных архивов». Они обязательны для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, входящих в организации, результирующая документация которых после соответствующего отбора поступает в ГСН и подлежит государственному хранению.

Учитывая, что архив организации является ее составной частью, следует отметить его неразрывную связь с другими структурными подразделениями организации. Впоследствии правовая сфера такого архива будет включена в правовую сферу всей организации.

Рисунок 1 – Виды архивов

Поэтому при организации оперативно-архивного хранения документов организации необходимо руководствоваться не только законодательством в области организации архивов, но и специальным законодательством, регулирующим деятельность всей организации. Попробуем обозначить критерии, по которым необходимо определить перечень юридических действий, которые необходимо соблюдать при работе с документами в конкретной хозяйственной организации.

Во-первых, организационно-правовая форма предприятия. Согласно гражданскому законодательству хозяйственные организации могут создаваться в форме торговых обществ, акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, производственных кооперативов и т.п. [2]. Каждая организационно-правовая форма имеет свою специфику, отраженную в соответствующих законах [3, 4].

Во-вторых, степень секретности документов, переданных в архив организации. В зависимости от степени секретности сведений, содержащихся в документах, различают ограничения доступа: государственную тайну и коммерческую тайну. Отнесение сведений к государственной тайне регулируется Федеральным законом «О государственной тайне» [5]. Понятие коммерческой тайны установлено в законе «О коммерческой тайне» [6], далее организация может создать положение или инструкцию о коммерческой тайне, а также перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В-третьих, в зависимости от вида деятельности организации могут быть назначены более подробные перечни законодательных и нормативных правовых актов, необходимых для ее функционирования.

Грамотная организация архивной деятельности возможна благодаря нормативно-методическому руководству. Современная нормативно-правовая система в области архивного дела достаточно сложна, но достаточно последовательна.

Рисунок 2 – Структура архивного фонда

Важнейшим законом об архивном деле в Российской Федерации является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», заменивший Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и Постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 г. Архивный фонд Российской Федерации и архивы».