Курсовая теория на тему Требования к системам управления документацией (СУД) в современных российских стандартах.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 5
1.1. Понятие документирования и его зарождение 5
1.2. Способы документирования 8
2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И
ЕГО ЗНАЧЕНИЕ 12
2.1. УСОРД, как один из методов регулирования документирования 12
2.2. Электронный документ, его понятие, реквизиты и особенности 15
3.ПРОБЛЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ 20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 26
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 28

Введение:

Происходящие в настоящее время изменения в различных областях экономики, науки, культуры, в большей степени связаны с внедрением новейших информационных технологий. Не обошел этот процесс и документирование.
Известно, что человечество сейчас пропускает через себя огромное количество информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.
Невозможно сейчас представить деятельно любой организации без применения документирования. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию. При этом все должно быть обязательно зафиксировано в документах.
В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.
Чтобы привести в порядок процесс документирования, разработаны делопроизводственные процессы. В этой связи для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Существует стандартная структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.
Таким образом, из всего выше изложенного можно сделать вывод о том, что тема нашей курсовой работы является актуальной.
Цель курсовой работы заключается в изучении систем управления документацией в настоящее время. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
— изучить понятие документирования и историю его развития;
— рассмотреть вопрос нормативно-правового регулирования процесса документирования;
— проанализировать проблемы электронного документооборота и пути их решения.
В структурном плане работа представлена введением, тремя главами, логическим образом разделенными на параграфы, заключением, списком литературы.
Теоретической и методологической базой исследования являются: работы, учебники отечественных и зарубежных авторов в области теории документирования, основы делопроизводства, материалы периодической печати, а также ресурсы глобальной сети интернет.

Заключение:

В заключение работы можно сделать следующие выводы. В связи с внедрением автоматизированных систем управления и развитием электронно-вычислительной техники, актуальными становятся вопросы документирования деятельности предприятий и организаций.
В первой главе работы мы рассмотрели такие вопросы, как понятие документирование, его зарождение и виды, и способы документирования. В процессе изучения данных вопросов мы рассмотрели, что документирование представляет собой процесс сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам при помощи записи. Рождение системы делопроизводства в России считают с середины ХV века. На тот момент времени управлением государством осуществлял князь. А все вопросы государственного управления решала Боярская Дума. Именно тогда появились первые документы, правда, они не содержали никаких реквизитов, как сейчас. Это был обычный свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. В дальнейшем документы эволюционировали.
Также, в первой главе работы мы изучили и основные виды, и способы документирования. Их оказалось немало. Одним из распространенных является текстовое документирование. Набирают популярность и фотодокументы, фонодокументы. Нужно отметить и электронное документирование. Оно стало также распространенным с применением компьютерных технологий. И сейчас невозможно представить документирование какого-либо предприятия без применения электронного документирования.
Втора глава работы посвящена изучению таких вопросов, как нормативно-правовое регулирование процесса документирования. В этой связи мы рассмотрели систему УСОРД. Данная система представляет собой установление номенклатуры, действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели построения документов системы с использованием, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.
Разработана она была Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. А принята и введена в действие в соответствии с Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
Также, в данном разделе работы мы рассмотрели понятие электронного документа, его классификацию и отличительные особенности от бумажного. В процессе изучения данного вопроса мы определили, что электронный документ очень популярен в наше время. Он представляет собой материал, который зафиксирован на специальных носителях, таких как: диски, USB-флешки, а также иное дополнительное оборудование. Электронный документ имеет классификацию, а также ряд отличительных особенностей, основной из которых является возможность осуществлять работы быстро и качественно.
В третьей главе работы мы рассмотрели основные проблемы электронного документа и пути их решения. Как оказалось, основная проблема электронного документа – это непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. Ведь все документы с точки зрения управленческого персонала должны обрабатываться по одной схеме, а это влечет к переводу в электронную форму все документы без исключения. Также, представляют проблему и форматы хранящихся файлов. Взять, к примеру, версии форматов документов Microsoft Word: 95, 97–2003, 2007–2010. Для воспроизведения каждого из форматов нужна определенная программа, требующая наличие определенной операционной системы. По всем названным проблемам были предложены пути их решения. Но, несмотря на это, много вопросов остается нерешенных.

Фрагмент текста работы:

ЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
1.1. Понятие документирования и его зарождение

Если в древности техникой документирования было текстовое рукописное письмо, то в современной жизни документирование может осуществляться различными видами. Надо сказать, что оно является обязательным в настоящее время для любого предприятия. Особенно это имеет большое значение в органах управления. Там документирование предписывается законами и актами государственного управления.
Так, что же представляет собой документирование?
Документирование представляет собой процесс сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам при помощи записи . Правила документирования всегда устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией. Как показывает практика, документирование может осуществляться не только на естественном языке, но также и на искусственном языке. Под естественным языком понимают текстовое документирование. Во втором случае речь идет о электронно-вычислительных машинах, когда информации кодируется, представляется в той или иной стандартной форме.
При документировании хозяйственных операций определяется тип первичных документов, их содержание, срок и форма собираемых документов, исполнители. В этой связи могут использоваться, как рукописные и печатные документы, так и диски, карты и другие варианты. Потребность в фиксации информации появилась у людей давно. Раньше люди фиксировали информацию по-разному: на глиняных табличках, бересте, каменных стенах. Также были и различны варианты написания информации. Речь идет о рисунках, письме, графике.
Далее рассмотрим, когда зародилось документирование и делопроизводство в России.
Рождение системы делопроизводства можно считать с середины ХV века. На тот момент времени управлением государством осуществлял князь. Приближенными к князю были бояре. Именно они выполняли все его поручения. Вопросы государственного управления решала Боярская Дума. На тот момент времени удалось создать сильную централизованную систему управления. Этот период называют еще приказным, так как Боярская Дума и приказы выполняли все функции административного управления.
Делопроизводство вели дьяки и подьячие. Распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. Существовала и приказная изба. В ней велось делопроизводство, хранилась государственная городская печать, а также различные денежные суммы. Иными словами, приказная изба представляла собой и канцелярию, и архив.
В то время в делопроизводстве использовалась такая форма документа, как столбец. Надо сказать, что этот документ представлял собой свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. В дальнейшем начала применяться и тетрадная форма. В процессе документирования тетради собирались вместе, а затем переплетались в книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.
Документы XV века не содержали практически никаких реквизитов. Был один сплошной текст. Только лишь в заключительной части фигурировала дата составления документа и место. Тогда же стала создаваться система делопроизводства центральных и местных учреждений. Однако никакого систематического порядка пока еще не было введено.
Уже в более позднее время был создан Сенат. Это был первый законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Так же были созданы коллегии, их было 12, в каждой из которых был свой регламент. В дальнейшем был создан «Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежское» делопроизводство.
Именно с созданием Генерального регламента делопроизводство стало узаконенным . Оно было закреплено за канцелярией. Тогда же были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел.
Произошли некоторые изменения и в форме документов. Появились такие элементы как дата документа и наименование документа, подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.