Курсовая теория на тему Текущее хранение документов. Систематизации документов в дела.

Содержание:

Введение. 3

1. Документ и
документооборот: сущность и виды документов по срокам хранения  4

1.1. Понятие
документа и документооборота. 4

1.2.
Документы временного и постоянного хранения. 10

2.
Особенности оформления и текущего хранения документов организации. 13

2.1. Порядок
систематизации документов в дела. 13

2.2.
Технология текущего хранения документов. 19

Заключение. 26

Список
использованной литературы.. 27

Приложения. 30

Введение:

Деятельность
человека в различных областях сопровождается созданием документов. Правильная
организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на
группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим
рассматриваются организационно-правовые, распорядительные и
информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления.

Актуальность
выбранной темы обусловлена тем, что на современном этапе развития общества
требуется грамотное составление и обработка документов. Четкая организация
делопроизводства позволяет добиться высокой эффективности результата
деятельности в любой отрасли.

Информационно-документационное
обеспечение управления любого предприятия выступает сегодня важнейшей
обслуживающей функцией управления. От рациональной организации документирования
зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя,
своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение
экономического эффекта в деятельности организации.

Цель
работы – рассмотреть особенности систематизации документов в дела и технологию
текущего хранения документов.

Задачи
работы:

—
рассмотреть понятие документа и документооборота;

—
рассмотреть документы временного и постоянного хранения;

—
определить особенности систематизации документов дела;

—
рассмотреть технологию текущего хранения документов.

Объект
исследования – документы, предмет – особенности систематизации и текущего
хранения документов.

Структура работы:
введение, две главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

Заключение:

Документ
играет огромную роль в различных областях деятельности людей, т.к. документ
сопровождает человека от рождения до его смерти, документы содержат в себе
права деятельности, собственности, управления и т.д. Также документ играет роль
в производственной деятельности человека, без которой невозможна жизнь
общества.

На
каждом предприятии каждый день совершается множество разнообразных
хозяйственных операций, которые приводят к изменению хозяйственных средств и
источников этих средств. Отражение данные изменения находят в специальной
учетной документации, которая представляет собой комплекс множества форм
отчетности, где происходит фиксация выполнения тех или других операций. Любой
документ — это письменное распоряжение на выполнение конкретной хозяйственной
операции или же письменное подтверждение выполнения данной операции.

К
документам временного хранения относятся: приказы на отпуск, командировку, по
административно-хозяйственной деятельности; любые договоры, которые были
заключены с юридическими лицами; документы, в которых указано какие
государственные закупки осуществляло предприятие; акты с указанием перечня
работ, которые были приняты предпринимателем; различные бухгалтерские
документы; путевые листы; различные другие документы.

Подготовка документов включает следующие этапы: оформление дел;
необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
описать каждое дело.

Организация работы с документами является важной
частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно
влияющей на оперативность и качество управления.

Фрагмент текста работы:

Понятие документа и документооборота Сфера делопроизводства, как отдельная область
деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию
работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов
разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения.
Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие
решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать
коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права [29, c. 87].

В современной делопроизводственной практике
встречается несколько определения понятия «документ». В основном, они в
делопроизводстве сводятся к тому, что результатом документирования считается
материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с
зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в
делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и
видеозапись. Цели документирования можно определить следующим образом [17, c. 19]:

— хранение данных и их накопление; учет информации;

— многократное использование;

— передача другим лицам;

— возвращение к данным во времени;

— доказательство информации;

Документ — это средство закрепления на специальном
материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения [17, c. 21].

Действующие стандарты в сфере делопроизводства
определяют понятие документа следующим образом: это информация, зафиксированная
на материальном носителе, обладающая реквизитами для идентификации; это
идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе,
созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в
качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения
деловой деятельности.

Различные виды документации обладают собственной
информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней
организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных
подразделений. Актуальная и достоверная информация — это база для принятия
управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в
делопроизводстве функции предмета труда и его результата.