Курсовая теория на тему Технология подготовки документов к передаче на хранение в архив.

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Понятие «документ», его функции роль на предприятии 5

1.1. Сущность понятия «документ» и его функции 5

1.2. Понятие о документообороте предприятия 11

Глава 2. Теоретические аспекты изучения проблемы технологии подготовки документов к передаче на хранение в архив 14

2.1. Деятельность архивов организаций 14

2.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 19

Заключение 25

Список используемой литературы 27

Введение:

Актуальность работы. В современное время, чтобы повысить эффективность управления в социальной сфере нужно совершенствовать работы с документами, ведь принимая решение, которое затрагивает все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалисты обязаны опираться на служебный документ, на информацию.

Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того, как целесообразно и профессионально ведется документация, зависят успехи управленческой деятельности любой организации.

В процессе любого предприятия создаются огромные массивы документов. Они считаются неотъемлемой частью любой организации, ведь считаются основным носителем информации, они обеспечивают решение вопросов как финансовой деятельности, так и правового статус.

Специалисты Запада ориентируются на ликвидирование организационного и технологического разрыва между ведомственным хранением документов и делопроизводством, а в России есть собственные сложившиеся исторически традиции в сфере работы с архивной документацией.

Объект исследования – процесс подготовки документов к передаче в архив.

Предмет исследования – документооборот на предприятии.

Цель исследования – изучить особенности технологии подготовки документов к передаче на хранение в архив.

Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:

1. Определить сущность понятия «документ» и его функции;

2. изучить понятие о документообороте предприятия;

3. проанализировать деятельность архивов организаций;

4. рассмотреть особенности подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение.

Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список используемой литературы.

При написании работы были использованы учебные пособия, статьи и научные исследования, авторы которых рассматривают вопросы выбранной нами темы.

 

Заключение:

Таким образом, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентируются законодательными и нормативно-методическими актами, их знание и выполнение обязательны для всех, кто имеет дело с документами.

Документы являются основными способами предоставления информации на любом современном предприятии.

Архивы – это хранилища опыта цивилизации, накопленного веками. Они делают этот опыт для всех, а также служат основой для исторических исследований.

Доступ к архивной информации дает историкам и краеведам возможность пролить свет на факты прошлого и развить интерес к истории и традициям своих стран и всего человечества подрастающего поколения.

Сохранение документального богатства нашей страны для истории – важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно же, долг и ответственность архивной службы России на всех уровнях. Архивные документы – главный источник достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества.

Как отечественные, так и зарубежные исследователи постоянно обращаются к архивным источникам. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно увеличивается за счет новых поступлений, а информативная, историческая и научная ценность архивной информации со временем не уменьшается, а наоборот, постоянно увеличивается.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Архивы – это те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим.

Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Главным способом сокращения использования документов для обеспечения их сохранности, по мнению специалистов, считается создание фонда пользования на электронном носителе. Электронные копии документов могут позволить получить многократные их экземпляры, как на бумажной основе, так и в электронном виде, без использования подлинного документа.

 

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Понятие «документ», его функции роль на предприятии

1.1. Сущность понятия «документ» и его функции

Успех каждых начинаний в какой-нибудь сфере деятельности (наука, политика, бизнес, в т. ч.ветеринария и ветеринарная наука и пр.) зависит от большинства факторов. В их число входит умение нужным образом предоставить информацию в письменном виде, т. е. верно оформить и документ составить. Но это только одна из проблем, которые возникают перед каждой организацией, учреждением, заведением, предприятием при работе с документацией.

В каждодневной практической деятельности им приходится решить большое количество вопросов, которые связаны с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, определением срока хранения, формированием документов в дела, передачей в архив или уничтожением и пр.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, удостоверение, свидетельство) является материальным объектом с информацией, которая закреплена созданным людьми способом, для ее передачи в пространстве и времени .

Документ – 1. Деловая бумага, которая подтверждает какой-либо факт либо право на что-либо. Расходные документы. Проездной документ – 2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.). Проверка документов. Предъявить свой документ. – 3. Письменное свидетельство о чем-либо. Древнерусские грамоты являются историческими документами .

Документ – (от лат. documentum – свидетельство) является материальным носителем записи (бумага, кино- и фотопленка, перфокарта, магнитная лента, и т.д.) зафиксированной на нем информацией, которая предназначена для ее передачи в пространстве и времени. Документы способны содержать тексты, звуки, изображения и т.п. В узком понимании документом является деловая бумага, которая юридически подтверждает какой-нибудь факт либо право на что-нибудь .

Документ, который создан предприятием либо должностными лицами и оформлен в установленном порядке, имеет название – официальный (управленческий)

В состав любого документа входят некоторые элементы (реквизиты): текст, названия вида, автор, адресат, дата, подпись и пр. Главный реквизит –это текст, т.е. «речевая информация, которая зафиксирована любым типом (методом/способом) письма или всевозможной звукозаписывающей системой».

Все документы классифицируются по разнообразным признакам. В первую очередь, документы можно разделять на типы по времени возникновения. В тоже время, документация любого исторического периода разделяется по происхождению на: внутреннюю и внешнюю, служебную (официальную) и личную.

По сложности содержания, которое отражено в документах, они разделяются на простые и сложные, по воспроизведению – на подлинники (оригиналы) и копии. Главной считается типология документов по видам и разновидностям. Видом является определение, которое употребляется для обозначения группы документов одного названия, к примеру, записка, приказ, акт.

Разновидность документации детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, которая документирована этим видом, к примеру докладная записка, служебная записка, пояснительная, объяснительная записка.

В состав организационно-распорядительных документов входят :

– организационные документы (устав организации, должностная инструкция работнику, положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, структура и штатная численность, положение об организации);

– распорядительные документы (постановление, решение, указание, распоряжение, приказ);

– справочно-информационные документы (справка, объяснительная и докладная записка, акт, протокол, письмо, телефонограмма, телеграмма и пр.).

Из выше сказанного сведений можно резюмировать наиболее точное понятие, что является документом. Документ – это информация, которая записана любым способом на любом материале, которая издана либо получена любым юридическим либо физическим лицом в любой либо специализированной организации для использования в своей деятельности. Итак, понятия документ, делопроизводство, информация, управление, имеют тесную органическую связь.

Понятие «документ» (от лат. «documentum – свидетельство или доказательство. Данным словом обозначаются любые письменные источники, которые необходимым образом оформлены и потому носят юридическую силу .

В толковых словарях предлагаются разнообразные определения понятия «документ», которые подчеркивают разнообразные аспекты данного понятия: «Письменное официальное удостоверение, которое свидетельствует о личности предъявителей»; «Исторические документы – записки, хроники, летописи, и т.д., которые свидетельствуют о каких-нибудь исторических событиях, эпохах, лицах и т.д.»; «Вещественное доказательство; остаток старины, который является историческим материалом» .

При развитии научно-технической информации, вычислительной техники, когда появлялись новейшие формы документов, стали создаваться архивы перфолент, перфокарт и магнитных лент, фото-, кино-, фонодокументов, термин «документ» наполнялся новейшим смыслом. В это время, документальной считали и всю печатную, опубликованную информацию – брошюры, журналы, книги, и т.п.