Курсовая теория на тему Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1. Теоретические основы тайм-менеджмента. 6

1.1. Анализ подходов к применению технологий тайм-менеджмента. 6

1.2. Организация эффективного управления затратами времени. 11

2. Практические аспекты реализации способов управления рабочим временем на
примере менеджера по продажам. 15

2.1. Характеристика затрат рабочего времени менеджера по продажам. 15

2.2. Применение технологий тайм-менеджмента для повышения эффективности
использования рабочего времени менеджера по продажам. 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ. 29

Введение:

Данная работа посвящена изучению тайм-менеджмента как
способа эффективного использования рабочего времени.

Актуальность рассматриваемой темы определяется тем,
что с появлением и активным развитием информационной модели общества темп его
жизни неизбежно ускоряется, что вызывает необходимость в грамотном управлении
временем, которое является одним из самых ограниченных ресурсов.

Большинство людей, хотя и стремятся повысить
эффективность своей деятельности, все же недостаточно внимания уделяют
планированию рабочего времени, что приводит к снижению эффективности работы и,
как следствие, к уменьшению доходов. В современных условиях динамических
изменений бизнес- среды требования к сотрудникам растут с каждым днем, а
эффективный работник в сознании работодателя это, в первую очередь, тот, кто
все успевает.

Тайм-менеджмент, или управление временем, представляет
собой совокупность способов планирования и организации работы сотрудников
предприятия, которые используются менеджерами для повышения эффективности
использования рабочего времени и подконтрольности растущего объема задач с
помощью постановки приоритетов, разделение больших задач и проектов на
отдельные действия и делегированию другим людям.

Сущность тайм-менеджмента можно сформулировать как
качественное выполнение работы, достижение поставленных целей за минимальный
промежуток времени. Дословно тайм-менеджмент с английского языка переводится
как «управление временем», что можно трактовать как рациональное распределение
и эффективное использование времени, то есть это учет и оперативное
планирование времени. Очевидно, что влиять на время невозможно, его можно и
нужно использовать рационально, планируя и распоряжаясь им в собственных
интересах с максимальной отдачей в организационной деятельности менеджера.

Методики тайм-менеджмента основаны на психологических
и социологических исследованиях, целью которых является эффективное
планирование деятельности человека. Тайм-менеджмент представляет собой
технологию организации целенаправленной деятельности в течение определенного
периода времени. Совокупность правил, рекомендаций и утверждений позволяет
более эффективно использовать время для повышения производительности труда,
уменьшения возникающих перегрузок и усталости, устранения нервозности и
стрессов. Использование тайм-менеджмента может позволить работнику экономить до
50 % времени на выполнение запланированных работ, потратив при этом до 10 %
времени на планирование рабочего дня, недели, месяца. Это принесет пользу и
повысит прибыль всей компании, поскольку эффективная компания начинается с
эффективных сотрудников.

В условиях современной экономики и управления
актуальным представляется исследование существующих методов тайм-менеджмента, а
также выявление основных проблем, которые мешают менеджеру эффективно
организовывать и использовать свое время на практике, с обоснованием основных
направлений по их решению.

Цель работы – выявить возможности тайм-менеджмента как
способа эффективного использования рабочего времени.

Задачи исследования:

1) провести анализ существующих подходов к применению
технологий тайм-менеджмента;

2) выявить особенности организации эффективного
управления затратами времени;

3) дать характеристику затрат рабочего времени
менеджера по продажам;

4) обосновать применение технологий тайм-менеджмента
для повышения эффективности использования рабочего времени менеджера по
продажам.

Объект исследования – тайм-менеджмент как
управленческая технология.

Предмет исследования – организационно-методические
условия применения технологии тайм-менеджмента для повышения эффективности
использования рабочего времени.

В работе использованы такие методы, как анализ,
синтез, индукция, дедукция, сравнение, сопоставление, интерпретация.

По структуре работа состоит из введения, двух глав,
заключения, списка использованной литературы. Первая глава исследования
посвящена рассмотрению теоретической основы тайм-менеджмента. Во второй главе
работы нами рассматриваются практические аспекты реализации способов управления
рабочим временем на примере менеджера по продажам.

Источниковую базу исследования составили материалы
научной периодики, а также материалы научно-практических конференций,
посвященные вопросам применения технологии тайм-менеджмента, опубликованные за
последние 5 лет.

Заключение:

В результате проведенного
исследования мы можем сделать следующие выводы:

1) Проведен анализ подходов к
применению технологий тайм-менеджмента для эффективного правления рабочим
временем. Одни исследователи технологий тайм-менеджмента отталкиваются от
понимания, что некоторые люди стремятся выполнять несколько работ и решать
несколько сложных задач на работе или дома одновременно. Вследствие
неорганизованности и потери контроля над своим временем у человека
накапливается усталость, что приводит к низкой производительности и
неэффективности усилий, потраченных на малозначимые работы. В итоге
беспокойство, тревога и стресс становятся постоянными спутниками человека. На
этой основе разрабатываются рекомендации, как научиться управлять своим
временем, вместо того чтобы позволить времени управлять собой. Другие
исследователи технологий тайм-менеджмента разрабатывают универсальные вопросы
для анализа эффективности использования рабочего времени и, на основе ответов,
предлагают рекомендации по организации труда.

В работах исследователей
тайм-менеджмента выявлено, что показатель творческих способностей человека
зависит от использования тайм-менеджмента, при этом познавательные способности
человека не оказывают существенного влияния на эффективность его применения.
Тайм-менеджмент рассматривается как технология, которую практически любой
индивидуум может использовать для повышения качества своих достижений и
эффективности работы. Выявлена устойчивость связи между применением технологии
тайм- менеджмента и основными видами памяти (перспективной и ретроспективной).
Делается вывод о том, что технология тайм-менеджмента помогает людям даже с
плохой памятью успешно выполнять поставленные перед ними задачи.

Приведенный обзор публикаций
позволяет сделать вывод о том, что тайм-менеджмент представляет собой средство,
помогающее пользователю решать различные вопросы, связанные с оптимальным
распределением своего времени, с целью выполнения большего числа наиболее
полезных работ в оптимальные для этих работ сроки. Однако, есть исследования,
авторы которых предостерегают от механического, непродуманного использования
рекомендаций тайм-менеджмента неподготовленными пользователями.

2) Тайм-менеджмент сотрудников
организации представляет индивидуальный тайм-менеджмент руководителя и
работников организации. Это направление на сегодняшний день наиболее
исследовано в управленческой литературе, достаточно эффективно применяется на
практике. Современные системы управления производством позволяют существенно
сократить потери времени за счет управления процессами снабжения,
технологическими и сервисными процессами, а также рациональной организации
рабочих мест. На эффективное управление затратами времени существенное влияние
оказывает цифровизация, которая отличается использованием цифровых технологий
генерации, обработки, передачи, хранения и визуализации информации, что дало
толчок созданию и распространением новых технических средств и программных
решений.

Использование инструментов
тайм-менеджмента дает организациям следующие преимущества: помогает достигнуть
поставленных целей на основании ежедневного решения основных задач; дает
возможность установить приоритеты, при исполнении всех видов работ, рационально
использовать время; помогает развивать в гибкое и спокойное отношение к
изменениям за счет оперативной корректировки времени. Тайм-менеджмент позволяет
решать такие проблемы производства как достижение высокого качества продуктов
(услуг) при минимальных затратах, позволяет избежать перепроизводства,
урегулировать вопросы поставки.

3) Рассмотрены некоторые
практические аспекты реализации способов управления рабочим временем. В
частности, обосновано, что тайм-менеджмент является действенным инструментом
эффективного управления временем менеджера. Обоснована важность применения
инструментов тайм-менеджмента для успешного менеджера в современных условиях.
Рассмотрены основные проблемы, которые мешают менеджеру эффективного
использовать собственное время. Проведен анализ затрат рабочего времени при
использовании метода фотографии рабочего времени менеджера по продажам
туристической компании «Пегас Туристик» Ивана Соколова. Сбор материала
проводился в течении одного рабочего дня. Сделан вывод, что очень большое
количество времени уходит подготовительно-заключительные работы и нарушения
трудовой дисциплины, что отрицательно сказывается на производительности труда
менеджера компании.

Существует множество проблем,
которые мешают менеджеру эффективного использовать собственное время, такие
как: отсутствие конкретных сроков; несоответствие целей; иногда нам приходится
делать то, чего мы не хотим или то, что кажется нам нудным; прокрастинация как
откладывание сроков выполнения дела, несмотря на то, что это повлечет
негативные последствия; откладывание неприятных дел на будущее; мультитаскинг,
в ситуациях недостаточности времени выполнения двух или более задач
одновременно может показаться хорошей идею, а, впрочем, это не так; отсутствие
режима; ненужные решения, отнимают время; «поглотители времени» — это то, на
что работник зря тратит все свое время.

Для решения выявленных проблем рекомендовано
применение технологий тайм-менеджмента для повышения эффективности
использования рабочего времени менеджера.

4) Выделены наиболее эффективные
методы тайм-менеджмента, которые могут быть применены в деятельности менеджера
по продажам туристической компании «Пегас Туристик». В практике деятельности
туристической компании «Пегас Туристик» необходимо применять различные способы
тайм-менеджмента в их взаимосвязи и самостоятельно выбирать те методы, которые
позволяют учитывать индивидуальные особенности и являются наиболее эффективными
для конкретного лица, коллектива в целом.

Тайм-менеджмент является одним из
первостепенных инструментов, которые использует менеджер в своей деятельности.
Методы тайм-менеджмента, которые используются с целью упорядочения рабочего
времени, эффективны при систематическом соблюдении соответствующих принципов,
использование которых помогает менеджеру успешно выполнять свои задачи и
рационально распределять свое время таким образом, чтобы выполнять все вовремя.
Действенность методов и технологий тайм-менеджмента проявляться лишь в том
случае, когда менеджер будет сознательно настроен на работу, будет мотивирован
и готов решительно решать возникающие проблемы.

Применительно к организации
рабочего времени менеджера, наиболее действенным является «Метод помидора», это
технология тайм-менеджмента, которая представляет собой способ рациональной
организации трудового процесса. Она предполагает разделение рабочего времени на
несколько отрезков, чередование напряженного труда и отдыха. Это позволяет
человеку сосредоточиться на решение важных проблем, не отвлекаясь на
незначительные.

Использование инструментов
тайм-менеджмента в значительной степени оказывает влияние на осуществление
профессиональной деятельности всего коллектива в целом и каждого из сотрудников
организации отдельно. Таким образом, эффективность применения данных технологий
представляется весьма высокой.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические
основы тайм-менеджмента 1.1. Анализ подходов к применению технологий тайм-менеджмента В последние
три десятилетия тайм-менеджмент стал популярным направлением учебных курсов,
пособий, тренингов и семинаров. Тайм-менеджменту посвящено множество статей и
книг, предлагающих практические рекомендации по планированию работ и оценке
эффективности использования рабочего и личного времени.

В статье коллектива
авторов под руководством С.А. Баженовой [3] отмечается, что некоторые люди
стремятся выполнять несколько работ и решать несколько сложных задач на работе
или дома одновременно. При этом каждый человек может сомневаться в том, что у
него будет достаточно времени для завершения начатых и запланированных работ. В
результате переживаний у людей возникают проблемы со сном, поскольку и ночью их
не покидают мысли о незавершенных и невыполненных делах. После бессонной ночи
человек просыпается с чувством вины, начинает очередной день так же, как и
предыдущий, с выполнения работ, которые являются малозначимыми и
несущественными. Такой порочный круг продолжается день за днем, месяц за
месяцем.

В работах Е.Ю.
Каменева и Е.В. Курбатова [11, 15] описывается ситуация, возникающая из-за
привычки человека откладывать на потом важные и срочные дела, которые могут
быть неприятными и непривычными, либо из-за его стремления выполнять идеально
малозначимые и бесполезные работы. Вследствие неорганизованности и потери
контроля над своим временем у человека накапливается усталость, что приводит к
низкой производительности и неэффективности усилий, потраченных на малозначимые
работы. В итоге беспокойство, тревога и стресс становятся постоянными
спутниками человека. В тайм-менеджменте даются рекомендации, как научиться
«управлять своим временем, вместо того чтобы позволить времени управлять собой»
[15,52].

В статье М.Г.
Леонтьева [17] приведен список вопросов, на которые предлагается ответить тем,
кто сомневается в полезности тайм-менеджмента для работы. Тратите ли вы много
времени на совещания? Часто ли вашу работу прерывают телефонные звонки или
неожиданные посетители? Работаете ли вы дольше ваших подчиненных? Часто ли вы
берете работу на дом? Загружен ли ваш рабочий стол бумагами, ожидающими
решений? Чувствуете ли вы, что вам приходится вникать в каждую деталь
делегированной подчиненному работы потому, что он не может выполнить поручения
правильно и в установленные сроки? Если бы вы завершали работу за семь часов
вместо восьми, как обычно, смогли бы вы эффективно использовать освободившееся
время? Если хотя бы на несколько из перечисленных вопросов получены
положительные ответы, то рабочее время используется вами неэффективно.

В
публикациях А.А. Матвиевского, А.А. Мухина, Д.В. Титовой [18, 19, 25] описаны
результаты исследований по оценке влияния применения тайм-менеджмента на
эффективность работников, успеваемость учеников старших классов и студентов
колледжей и университетов. Была обнаружена корреляция между использованием
тайм-менеджмента и исполнительностью респондентов, а также между использованием
тайм-менеджмента и академической успеваемостью учеников и студентов. Так, в
работах И.С. Вознесенского, В.А. Цурикова [4, 5, 29] отмечается, что
успеваемость студентов главным образом обусловлена их умением правильно
распоряжаться доступным временем. Недостаточно эффективное планирование времени
уменьшает объем и снижает качество академических достижений, приводит к
недостаточности времени для личных и социальных мероприятий, снижает
удовлетворенность полученными результатами в образовании, препятствует развитию
таких черт личности, как критическое мышление и способность принимать
обоснованные решения. Между тем в статье Д.М. Горловой и Л.В. Коваленко [7]
утверждается, что с повышением доли дистанционного образования значение
тайм-менеджмента для эффективной учебы студентов будет возрастать.

В статье Б.Ю.
Горощенко, А.У. Мураталиева [8] отмечено, что показатель творческих
способностей человека зависит от использования тайм-менеджмента, при этом
познавательные способности человека не оказывают существенного влияния на
эффективность его применения. Таким образом, тайм-менеджмент представляет собой
технологию, которую практически любой индивидуум может использовать для
повышения качества своих достижений и эффективности работы.

В статье Н.Л.
Джаппаровой [9] исследовалась устойчивость связи между применением технологии
тайм-менеджмента и основными видами памяти (перспективной и ретроспективной).
На основе полученных данных был сделан вывод о том, что технология
тайм-менеджмента помогает людям даже с плохой памятью успешно выполнять
поставленные перед ними задачи. Замечено также, что использование
тайм-менеджмента со временем позволяет все более точно оценивать время, которое
фактически требуется для выполнения той или иной работы.

В работах А.А.
Ждановских, В.И. Ким и В.А. Амирян [10, 12] обращается внимание на то, как
по-разному люди следуют одним и тем же рекомендациям тайм-менеджмента. В работе
А.В. Князева [13] отмечено, что для успешного применения тайм-менеджмента
недостаточно формально ознакомиться с этой методикой, необходимо освоить ее
применение на практике. Показано, что разработка консультантом индивидуальных
ежедневных планов с учетом личных особенностей человека является наиболее
эффективной для повышения его производительности. Некоторые публикации по
тайм-менеджменту могут вызвать у читателя беспокойство, неудовлетворенность
собой и даже чувство вины, поскольку следовать на практике рекомендациям
тайм-менеджмента, оказывается, достаточно сложно, что может привести человека к
неуверенности в себе. Стресс, чувство вины и потеря контроля над своим временем
могут повысить тревожность человека. В таком состоянии человеку трудно взяться
за выполнение новых и важных для него работ. Это согласуется с замечаниями,
приведенными в статьях [4, 11], о том, что самостоятельное составление
человеком расписания выполнения запланированных работ может повлечь сомнения в
правильности (оптимальности) построенного расписания. В результате может
возникнуть дополнительная причина для беспокойства. В этой связи следует
обратить внимание на публикации [2, 4], авторы которых предостерегают от
механического, непродуманного использования рекомендаций тайм-менеджмента
неподготовленными пользователями.

В статье А.Н.
Кузяшев и А.Р. Талипова [14] отмечается, что общее структурирование и
упорядочение рабочего и личного времени на основе технологии тайм-менеджмента,
как правило, уменьшает чувство беспокойства человека по поводу выполнения
запланированных работ. Обнаружена отрицательная корреляция между уровнем
тревожности респондентов и применением тайм-менеджмента. Ключевым компонентом,
позволяющим повысить уверенность при организации рабочего и личного времени,
является работа с календарем. Большинство людей плохо используют как бумажные,
так и электронные календари. Описанный в работе А.Ю. Лариной [16] эксперимент
показал, что менее 15 % респондентов записывали в календаре три или более
работы, запланированные на день. Установлено, что успешное применение
тайм-менеджмента повышает мотивацию человека использовать эту технологию в
дальнейшем.