Курсовая теория на тему Современные требования и направления деятельности секретаря организации (руководителя)

Содержание:

Введение. 3

Глава 1
Теоретические аспекты профессии секретаря. 8

1.1 Общая характеристика
секретаря. 8

1.2 Законодательное и
нормативно-методическое регулирование деятельности секретаря. 19

Глава 2
Современные требования к профессии секретаря. 41

2.1
Направления деятельности секретаря. 41

2.2
Профессиональные и личностные качества секретаря. 45

Заключение. 51

Список литературы.. 53

Введение:

Секретарь – одна из самых распространенных профессий в
настоящее время. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь
является правой рукой руководителя, сотрудником, владеющим оперативной
информацией и находящемся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации,
предприятия или учреждения. Профессия секретаря требует от человека, который ее
выбрал, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных
качеств.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему
приходится не только выполнять операции с документами, с современной
оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми:
руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка
заседаний и совещаний и т. п.

Очень важным фактором в работе секретаря является
хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя,
оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача
подразумевает выполнение таких работ, как: • работа с документами; • работа со
средствами связи; • работа с посетителями; • подготовка и проведение совещаний;
• работа хозяйственного характера.

Оценивая труд секретарей выделяют следующие основные
деловые качества: профессиональные и организаторские навыки, ответственность и
надежность, инициативность, пунктуальность и исполнительность. Таким образом,
секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до
творческих.

Актуальность темы работы обусловлена тем, что в
процессе деятельности любой организации создается большое количество
документов. Поэтому для осуществления эффективной работы с документами,
необходимо использовать современную нормативную законодательную базу,
регламентирующую организацию работы с документами.

Заключение:

Секретарь
— инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей:
это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация
встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений
руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

 Основная составляющая деятельности секретаря в
коммерческой организации – информационно-документационное обеспечение. Для
этого в своей работе секретарь должен опираться на законодательные и
нормативные 70 акты, которые регламентируют технологию создания документов, их
обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводства.

Кроме
документного обслуживания коммерческой организации (составление, оформление,
редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения,
подготовка в дела и передача на хранение документов) секретарь выполняет и
работу, связанную с бездокументной деятельностью (подготовка совещаний и
заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок,
планирование своей работы и т.д.). Последняя может занимать основную часть
рабочего времени и требовать от сотрудника определенных навыков в общении с
людьми.

Секретарь
является лицом компании. Это человек, который владеет большим количеством
информации, от качественной и успешной работы которого во многом зависит
нормальное функционирование всей организации. В наши дни профессия секретаря
считается оправданно распространенной. Но это не говорит о том, что
деятельность секретаря не требует никаких умственных и физических усилий.

Наоборот,
круг обязанностей данного сотрудника достаточно широк и ответственен. Секретарь
всегда находится на виду, как и работа, которую он выполняет. Секретари
занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех любой
фирмы, организации и предприятия. Данный сотрудник всегда в курсе дел фирмы
гораздо больше, чем сотрудники других отделов.

Таким образом, можно
выделить обязанности секретаря-руководителя:

1) просмотр корреспонденции;

2) сортировка и регистрация
входящей и исходящей почты;

3) давать ответы на
телефонный звонок;

4) обеспечение
жизнедеятельности офиса;

5) общение с клиентами;

6) контроль выполнения
различных задач.

Руководитель
обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться
с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь
руководителя может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения,
как можно улучшить свою работу и работу организации.

Фрагмент текста работы:

Глава
1 Теоретические аспекты профессии секретаря 1.1 Общая характеристика секретаря Современный офис или приемную солидной компании сложно
представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие
стабильную работу организации.

Во многих смыслах он становится связующим звеном между
отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними
службами.

Чтобы получить такую должность не обязательно иметь
высшее или среднее специальное образование. При этом в случае качественного
выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по «карьерной
лестнице»[1].

Первые упоминания о секретарях, как о представителях
отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко
воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев,
высокородных плебеев и просто богатых граждан страны.

Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или
свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им
советы, хранили их тайны.

Уже тогда такие работники занимались
делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы
нанимателя[2].

Самыми первые услугами делопроизводителя стали
пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей
человека было:

¾ Давать советы главному распорядителю.

¾ Держать в секрете все, что ему известно.

Позже
жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря.
Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в
России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.
Требования к первому российскому делопроизводителю:

¾ Дворянин из знатного рода.

¾ Мужчина. Высокообразованный.

¾ Способность давать советы по любому жизненному
вопросу.

Екатерина
II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила
критерии выбора служащего этой профессии:

¾ Секретарь должен быть не один, а несколько.

¾ Наглость, изворотливость – главные требования к
обладателю этой профессии.

После
ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия
усовершенствовалась.

Теперь
ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари –
большая редкость.
Секретарь – это непросто сотрудник компании, но и ее лицо[3].

Внимательный,
умный, привлекательный, располагающий к себе – все эти качества, относящиеся к
человеку, работающему в должности секретаря. Пока работодатель решает главные
вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой
и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная
работа фирмы.

Обязанности[4]:

¾ Регистрация входящих и исходящих документов. [1] Басаков, М. И. Справочник
секретаря-референта / М.И. Басаков. — Москва : Феникс, 2017. — 416 c. [2] Грозова О. С. Делопроизводство.
М.: Юрайт, 2020. 127 с. Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.:
Проспект, 2021. 80 с. [3] Быкова, Т. А. Документационное
обеспечение управления (делопроизводство) : учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В.
Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и
доп. — Москва : ИНФРА-М, 2020.— 304 с. [4] Доронина, Л. А. Документационное
обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С.
Иритикова. — Москва : Издательство Юрайт, 2018. — 233 с.