Курсовая теория на тему современные технологии документооборота

Содержание:

Содержание

Введение. 3

Глава 1. Теоретические аспекты изучения документооборота
современной организации. 5

1.1 Сущность документооборота. 5

1.2 Особенности системы организации документооборота. 7

Глава 2. Методологическое и технологическое обеспечение
документооборота современной организации. 13

2.1 Новейшие технологии организации документооборота. 13

2.2 Основные преимущества автоматизации в сфере
регулирования документооборота. 16

Заключение. 21

Библиографический список. 22

Введение:

Актуальность исследования: на разных этапах
учета организация движения документов имеет определенные особенности. Основными
задачами организации движения документов на этапе первичного учета является
разработка оптимального процесса их создания и минимизация затрат времени на
этот процесс.

При
полностью автоматизированном первичном учете сбор учетной информации происходит
в месте ее возникновения. После этого она передается информационным потоком в
бухгалтерию (может находиться территориально удалено от места осуществления
фактов хозяйственной деятельности), где происходит регистрация (создается
учетная фраза, которая в дальнейшем заносится в электронный хронологический
массив данных), обработка и передача информации без участия человека. Такой
механизм полностью автоматизированного без документного учета может применяться
для всех сфер человеческой деятельности, где сбор, регистрация, передача и
обработка информации возможна без привлечения человека.

Общество
становится информативным, когда оно достигает такой степени развития и
сложности социальных и экономических процессов, которые требуют использования
новых методов сбора, обработки, передачи и использования огромной массы
информации, генерируемой этими процессами. Информация и полученные в результате
знания и технологии являются основным фактором производства. Использование теле-информатики
является универсальным фактором развития. Информационные технологии сегодня
определяют условия труда, а также условия жизни и развития.

Объектом исследования современные технологии документооборота.

Предмет исследования – процесс исследования теоретических аспектов организации
документооборота при помощи современных технологий.

Цель курсовой работы –
изучение особенностей современных технологий документооборота.

Поставленной цели
соответствуют следующие задачи:

— определить сущность
документооборота;

— привести особенности
системы организации документооборота;

— охарактеризовать новейшие
технологии организации документооборота;

— выявить основные
преимущества автоматизации в сфере регулирования документооборота.

Теоретической базой исследования послужили российские и
иностранные издания, касающиеся документооборота и организации управления на
предприятии. Наиболее полно тема освещается в работах Сатиновой О.В., Федюнина
Д.В., Хапенкова В.Н. — Организация кадрового менеджмента; Толкачева А. Н. –
Управление кадрами на государственном предприятии и некоторые другие.

Для реализации
поставленных задач в работе использовались следующие методы и приемы
исследования: анализ теоретических аспектов правового регулирования
документирования, сравнение различных компонентов исследуемых вопросов, синтез
полученных результатов для формирования выводов по проведенному исследованию.

Работа состоит из
введения, основной части, заключения, списка использованной литературы.

Заключение:

Таким
образом, в ходе данного курсового продукта были рассмотрены следующие аспекты:

Документооборот
— это основа всего бухгалтерского учета, ведь без наличия документа не
происходит никаких записей в данной системе. Вопросы, связанные с организацией
документооборота на предприятии, всегда будут актуальными, ведь большая часть
работы бухгалтеров связана с созданием, обработкой, накоплением и хранением
документов.

XXI век — эпоха
высоких технологий, обусловлено процессом разработки различных передовых
приложений, гаджетов и, в том числе, крупных продуктов для автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота в организациях. Одной из
важных проблем в делопроизводстве является наращивание темпов документооборота
на предприятиях, что связано с необходимостью совместной работы над
документами, оформлением различных заявок, сбором необходимых подписей и
согласований, что влечет за собой потерю большого количества времени.

Автоматизация
документооборота должна обеспечивать оперативную работу всего управленческого и
делопроизводственного аппарата, возможность организации и осуществления
быстрого контроля за выполнением и хранением каждого документа — носителя
информации. Целью автоматизации документооборота является не только ускорение
движения документов, но и максимальное ограничение лиц, участвующих в создании
конкретного документа, обеспечении движения или уничтожении.

Систематизируя
преимущества от внедрения СЭД на предприятии, условно их можно разбить на
следующие 8 групп: контроля, управления, финансовые, безопасности,
информационные, методические, технические и технологические.

Фрагмент текста работы:

Глава
1. Теоретические аспекты изучения документооборота современной организации

1.1
Сущность документооборота

Документооборот
— это основа всего бухгалтерского учета, ведь без наличия документа не происходит
никаких записей в данной системе. Вопросы, связанные с организацией
документооборота на предприятии, всегда будут актуальными, ведь большая часть
работы бухгалтеров связана с созданием, обработкой, накоплением и хранением
документов. Только на создание бухгалтерских документов тратится 40-60%
рабочего времени. Именно поэтому над упрощением такой работы работают ученые из
бухгалтерского учета, которые пытаются уменьшить количество необходимых
документов путем создания типовых форм, на заполнение которых тратилось бы
минимум времени. Все эти разработки происходят на уровне государства, но
упрощения работы с документами можно достичь и на уровне предприятия благодаря
правильной организации бухгалтерского учета.

Порядок
движения документов в организациях не всегда продуман — много документов
проходят долгий и запутанный путь, от создания или получения к выполнению, ряд
операций с ними дублируется, а некоторые из них при более тщательном анализе
вообще оказываются ненужными.

В
работе с документами не должно быть дублирования, то есть каждая операция с
документами должна выполняться только один раз, — это одно из главных
требований к организации документооборота[1].

Практика
делопроизводства сформировала следующие основные принципы рациональной
организации документооборота:

Движение
документов должно быть прямым, то есть следует выбирать маршруты по принципу
одноразового пребывания документа в одном структурном подразделении или у
одного исполнителя.

Пребывание
документа в инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его
обработки и отвечать организации и технологии работы заведения.

Различные
операции для обработки документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить
время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность
выполнения. Например, если в исполнении документа должны участвовать несколько
человек, документ следует копировать и одновременно передавать копии всем
исполнителям.

Копии
с документа изготавливают после рассмотрения руководителем и написание
резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; оригинал
передается ответственному исполнителю, которому в установленные сроки
передаются и выполненные копии[2].

Важнейшей
характеристикой документооборота является его объем. Он состоит из количества
входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени, как
правило, за год.

Далее
рассмотрим классификацию документооборота, см. рис.1.