Курсовая теория на тему Современные программные средства используемые в процессе создания документов.

Содержание:

Введение. 3

1 Особенности создания документов. 5

1.1.   Способы
документирования. 5

1.2.   Современное
толкование понятия «документ». 6

2 Программные средства для создания документов. 7

2.1. Системы подготовки текстовых документов. 7

2.2. Прикладные программы, входящие в Microsoft Office. 23

2.3. Обработка текста Microsoft Word. 25

2.4. Таблица Microsoft Excel 27

Заключение. 35

Список использованной литературы и источников. 37

Введение:

Информация необходима для того, чтобы
человек мог заниматься различными видами деятельности. В основном он ему нужен
в твердом виде. Это необходимо для того, чтобы он мог использовать его при
необходимости. Кроме того, информация может быть не только познавательной, но и
практической.

Мы записываем всю информацию в документы,
когда смотрим на них с точки зрения работы или, например, с юридической точки
зрения. На первый взгляд работа с документами кажется простой, но некоторые
знания в этой области действительно требуются. А неправильно созданный документ
может иметь множество негативных последствий. Кроме того, существуют строго
определенные стандарты внедрения и ведения документации.

Кроме того, поток документации не
уменьшился, несмотря на развитие современных технологий в производственной
сфере, наоборот. А правильно организованная работа облегчает работу тем
сотрудникам, которые нуждаются в них в своей работе. Таким образом, рабочий
процесс представляет собой существенную и важную часть общей деятельности
компании.

Быстрое развитие новых технологий,
развитие науки и технологий способствовали изменению жизни людей в различных
областях. О пользе и опасностях таких новых технологий написано много
публикаций. Но однозначно можно сказать, что мы уже не представляем свою жизнь
и работу без них. Мы активно используем все эти нововведения. Информационные
технологии, наверное, одни из самых важных.

21-еХХ век – это эпоха господства
автоматизированных систем, и от овладения этими системами зависит успех
практически любого человека. Практически все виды деятельности человека связаны
с использованием компьютерных технологий.

Информационные технологии развивались на
протяжении многих веков. В отдельные периоды это развитие замедлилось и стало
почти незаметным. Напротив, в отдельные периоды произошел качественный скачок,
и человечество начало использовать принципиально новые, беспрецедентные
средства обработки, передачи и хранения информации.

Удобство и эффективность использования
компьютеров для создания текстовых документов привели к тому, что создано
множество программ для редактирования документов. Возможности этих программ
различаются – от программ, предназначенных для создания небольших документов с
простой структурой, до программ для набора текста, проектирования и полной
подготовки к печати книг и журналов (издательские системы).

Тема курсовой работы актуальна, так как
почти все документы сейчас хранятся и создаются в электронном виде. Для этого
требуется соответствующее программное обеспечение.

Целью курсовой работы является рассмотрение
наиболее востребованных программ, используемых для создания документов.

Объект исследования: документы.

Предмет исследование: современные
программные средства, используемые в процессе создания документов.

Структура курсовой работы состоит из
введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

В последнее время мало кто пользуется
текстовыми редакторами для создания документов.
На смену им пришло появление Microsoft Word. Сейчас сложно сказать, является ли
Microsoft Word текстовым процессором или настольным редактором, у него так
много функций.

В текстовых редакторах и
электронных таблицах две программы пакета были рассмотрены более подробно в
курсовой работе. Приложения Microsoft Office – это текстовый процессор
Microsoft Word и программа для работы с электронными таблицами Microsoft Excel.

Сами по себе эти две
программы в основном используются для создания документов, независимо от
размера или сферы деятельности организации.

Это связано с тем, что
операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), которая, как и
Office, была разработана Microsoft, теперь используется почти повсеместно. Вы
можете использовать эти программы для подготовки сложных и больших документов,
включая книги.

Научиться работать с
документами с программами, содержащимися в Microsoft Office, очень легко: все,
что делается с его помощью в каждой офисной рабочей системе и в рабочем
процессе, содержит принципиально новые функции, доступные только компьютерам.
Вы также можете использовать эти программы для создания документов.

Из-за унификации и
стандартизации документов большинство программ, которые используются для
создания документов, используют шаблоны. То есть в уже созданном документе с
необходимыми атрибутами, в который нужно только ввести данные.

Кроме того, в программах есть такие
функции, что пользователь может создать собственный шаблон. Это значительно
ускоряет и упрощает создание документов.

Сегодня существует множество различных
текстовых и электронных таблиц, а также систем автоматизации для управления
документами. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что каждая
программа имеет как достоинства, так и недостатки, но универсальных программ не
существует.

При выборе программного продукта следует
учитывать сферу деятельности, технические характеристики компьютера,
установленную на нем операционную систему.

Очевидно, что система управления
документами компании стоит дорого. Но сколько можно потратить сил на
восстановление потерянного документа или исправление неправильно оформленного
документа.

Иногда речь идет о выживании компании. Кроме
того, снижение стоимости компьютерной обработки и хранения информации в
компьютерной памяти — один из самых динамичных позитивных процессов в истории
человечества.

Фрагмент текста работы:

Особенности создания документов

1.1.   Способы документирования С древних времен люди записывали
информацию. Это позволяет нам исследовать интересные исторические моменты тех
ранних времен. В то время использовались различные методы. Сначала появилась
письменность, затем – печать. По
мере развития технологий менялся способ документирования информации.

Это зависит от источника носителя
информации, на котором записан поток информации. Чем дальше, тем более
изощренными становятся методы. Если вспомнить историю, то сначала это были
береста и папирус, сегодня — современные технические носители (дискеты, накопители,
пленки).

Запись информации на различных носителях в
соответствии с установленными правилами называется документированием и
представляет собой процесс создания и разработки документов.

Документация может быть выполнена на
естественном языке (почерк, машинопись) или на искусственном языке с
использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, дискеты, лазерные
диски, дискеты и т.д.).

Тип документации.

Этот тип классификации определяет способ
подачи и хранения данных в форме данных:

— письменный или печатный текст на
бумажном носителе (традиционный метод, но бумажный носитель необходимо хранить,
он имеет короткий срок хранения и может быть быстро уничтожен). Но он
по-прежнему пользуется спросом. Кроме того, следует отметить, что такие документы
обычно являются официальными документами, которые необходимо разъяснять в
случае возникновения споров;

— текст, записанный на электронном
носителе (карта памяти, дискета). Это новый метод, требующий таких носителей
информации. Пользователи этого метода по достоинству оценили их. Однако
существует вероятность того, что такие устройства выйдут из строя и информация
будет утеряна. Кроме того, для существования таких носителей требуется ПК и
программное обеспечение;

— чертежи, схемы, планы, карты. Они
требуют определенного объема знаний и имеют свои условные обозначения, но без
этой информации невозможно осуществлять целый ряд видов человеческой
деятельности;

— текст или изображения, записанные на
фотографической или кинематографической пленке. Аудио- или видеозаписи на
дискете, гибком диске или карте памяти [11].

Возможность хранения информации в течение
длительного периода времени требует наличия таких средств. Это наиболее
распространенный метод, используемый сегодня пользователями в домашних
условиях. Появилась технология, позволяющая записать любую информацию на любом
устройстве. Пользователи, в свою очередь, любят использовать такие предметы в
качестве подарков.