Курсовая теория на тему Составление и оформление распорядительных документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ 5

1.1 Понятие документа и документирования 5

1.2 Функции документов и их классификация 11

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 16

2.1 Понятие организационно-распорядительных документов и их характеристика 16

2.2 Организационно-распорядительные документы в органах муниципального управления 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27

Введение:

Актуальность темы исследования. Современное общество характеризуется как информационное в связи с той неоспоримой ролью, которую играет информация в наше время. Способность ее распространяться при использовании различных каналов, образуя все более объемные информационные потоки, проявляется в постоянном умножении разнообразия окружающего мира. Владение информацией, умение работать с нею определяет место ее обладателя в социуме, комфортность существования в нем и — во многом — успешность деятельности в профессиональной сфере. Это связано с наличием навыков фиксации и трансляции информации, необходимой и достаточной для обеспечения контактов в бытовой и деловой сферах.

Формирование названных навыков, как представляется, – одна из задач обучения, приобретения теоретических знаний и практических умений.

Цель исследования: изучить основы распорядительной документации.

Исходя из заявленной цели были поставлены следующие задачи:

— рассмотреть теоретические основы документов и документирования;

— изучить функции документов и их классификацию;

— охарактеризовать понятие организационно-распорядительных документов и их характеристика;

— исследовать организационно-распорядительные документы в органах муниципального управления.

Объект исследования основы составления распорядительной документации.

Предмет исследования состояние распорядительной документации как условие повышения эффективности деятельности организации.

Методологической основой исследования выступают общенаучные методы исследования, включая диалектический метод; метод системного анализа, а также сравнительно-правовой, технико-юридический способ научного познания, метод системности.

Применен диалектико-материалистический метод познания объективной действительности, благодаря чему предмет и объект исследования рассмотрены в развитии, взаимосвязи, взаимообусловленности, с применением категориального аппарата диалектики, в частности таких ее понятий, как «общее и особенное», «явление и сущность», «содержание и форма», «целое и часть», «действительность и возможность» и др.

Формально-логический метод отразил применение при написании данной работы законов логики и приемов выводного знания (анализ, синтез, индукция, дедукция).

Структура исследования. Данная работа состоит из введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, двух глав и четырех параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованной литературы, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной работы.

Заключение:

В заключение данной работы, на основании заявленной цели и поставленных задач, сделаем краткие выводы.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения «документ, документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы — от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации — сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование — это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения — это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством — юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

В рамках данной работы также были рассмотрены распорядительные документы.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

1.1 Понятие документа и документирования

Взаимодействие и в той, и в другой осуществляется с использованием устной и письменной речи, однако официальный характер отношений предполагает необходимость фиксации (записи) информации, что предотвращает возможность ее утраты, искажения, недонесения до адресата. Результатом, собственно каналом передачи информации становится документ – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . Таким образом, деловая коммуникация может рассматриваться как по преимуществу вербальное общение в письменной форме.

Документ как носитель информации в современных условиях выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая и взаимодействие между его подразделениями и отдельными сотрудниками, и общение с другими предприятиями, властными структурами. Обязательность документирования информации обозначена в законодательных актах РФ, в том числе в федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и различных нормативных документах.

Организация документного общения предполагает необходимость владения знаниями в области документирования и делопроизводства, навыками создания документов и их оптимального использования в деловой сфере.

История документирования (создания документов) насчитывает много веков, в течение которых появлялись, трансформировались и уходили в прошлое различные виды документов, изменялось их оформление, закреплялись традиции организации работы с документами в законодательных и нормативных актах, изменялся язык документа.

Современное состояние организации работы с документами характеризуется разработанностью законодательной базы, определяющей требования к работе с документами, реализацией методов унификации и стандартизации в сфере документирования и делопроизводства.