Курсовая теория на тему Система управления электронными документами корпорации с мобильной библиотеки

Содержание:

Введение 2
Глава 1. Организация электронного документооборота в корпоративных системах 4
1.1. Роль электронного документооборота в управлении корпорацией 4
1.2. Разработка мобильной библиотеки на примере 15
Глава 2. Система электронного документооборота — оптимизация работ с документами 20
2.1. Проблематика выбора системы электронного документооборота для его автоматизации 20
2.2. Определение экономической эффективности от внедрения методов оптимизации при построении систем электронного документооборота 28
Заключение 33
Список литературы 34

Введение:

Актуальность. Сегодня трудно представить современное предприятие без компьютера, а успешный бизнес — без электронного документооборота.
Количество предприятий, использующих электронный документооборот постоянно увеличивается. Бухгалтер уже не тратит время на посещение контролирующих инстанций, а старается экономить свое время, представляя отчетность в электронном виде. Руководитель не ждет месяцами подписанный партнером контракт, потому что может за считанные минуты отправить и получить его по электронной почте. Бумажный документооборот с его архивами, печатями, подписями уступает место интенсивно развивающемуся электронному документообороту.
Все электронные документы фиксируются в едином журнале, в котором можно проследить весь путь: от их создания или получения до согласования с конкретными лицами и отправки. Потери электронных документов исключены. Электронный документооборот — это оптимизация бизнес-процессов и повышение качества работы любой организации. За счет применения электронных документов организация снижает расходы на бумагу, картриджи, курьеров, хранение бумажных архивов. Исключены ошибки, связанные с человеческим фактором, так как документы формируются автоматически. Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки — проще, чем бумажный. В считанные секунды можно обмениваться счетами-фактурами, накладными, актами, счетами, заказами, договорами и любыми другими документами.
Объект – корпорация.
Предмет – система управления электронными документами корпорации с мобильной библиотеки.
Цель – исследовать управление документами с помощью СЭД копрорации.
Задачи:
1. Рассмотреть организацию электронного документооборота в корпоративных системах.
2. Проанализировать систему электронного документооборота как средство оптимизации работ с документами.

Заключение:

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.
Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.
К таким обобщенным критериям относятся:
«зрелость» системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы.
Соответствие стандартам отрасли. В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации.
Соответствие целям и критическим факторам успеха. При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
Уровень технической поддержки. Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Организация электронного документооборота в корпоративных системах
1.1. Роль электронного документооборота в управлении корпорацией

Электронным документом называют набор информации (текст, изображение, звукозапись), который сохранен на компьютере (в формате Word, Excel и т.д.). Каждый такой набор информации имеет карточку со своими атрибутами, по которым можно быстро найти документ. Существует понятие потока работ (Workflow) – это определенная последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например, последовательностью действий будет являться прием документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа, бизнес-процессом – работа с обращениями граждан. Способ организации работы с документами, где основной объем используется в электронном виде и хранится централизованно называют электронным документооборотом. [10]
Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютерную программу (программное обеспечение, систему), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). В ряде случаев СЭД называют системой управления электронными документами (EDMS – Electronic Document Management Systems).
Для традиционного документооборота характерны следующие проблемы:
— возможность потери документов;
— накопление определенного объема документов с неизвестным назначением и источником;
— возможность попадания документации в чужие руки;
— потери рабочего времени в связи с поиском необходимого документа;
— рост затрат в связи с созданием копий документов;
— потери рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документации.
Внедрение СЭД решает все вышеупомянутые проблемы, и при этом появляются дополнительные преимущества в работе, среди которых:
— более организованная и слаженная работа структурных подразделений организации;
— упрощение процедуры работы с документами и повышение её эффективности;
— повышение производительности труда за счет сокращения времени работы с документами (создание, обработка, поиск);
— повышение оперативности доступа к необходимой информации;
— возможность разграничения доступа структурных подразделений и сотрудников к информации.
Однако с переходом на электронные версии документации встает вопрос об обеспечении безопасности и надежности подтверждения подлинности данных документов. Это касается электронной подписи (ЭП) и других подобного рода способов. Электронная подпись является полноценной заменой рукописной подписи, которая обладает полной юридической силой согласно законодательству РФ. Это незаменимый инструмент, который позволяет наладить удобный и эффективный документооборот как внутри компании, так и с внешними контрагентами. [5]
Рассмотрим пример бизнес-процесса. Здесь рассматривается работа с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), которые поступают на предприятие по почте, факсу, электронной почте. Сразу после поступления документ заносится в систему.