Курсовая теория на тему Система электронного архива : функции, виды и этапы создания. Правила хранения электронных дел

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Теоретические аспекты системы электронного архива 5

1.1. Понятие и особенности систем электронного архива 5

1.2. Основные функции, виды системы электронного архива 10

1.3. Этапы создания электронного архива 13

Глава 2. Архивное хранение электронных документов 18

2.1. Особенности организации хранения документов в электронном архиве 18

2.3. Основные правила и принципы хранения электронных дел 25

Заключение 32

Список литературы 34

Введение:

Актуальность темы. Жизненный цикл всех представляющих значение документов фирмы, в особенности средней или крупной не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе. Многие из этих документов имеют большое значение как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Именно поэтому в дальнейшем нахождение документов в текущем делопроизводстве заканчивается, их необходимо передать в ведомственный архив организации, где они должны оставаться до истечения срока хранения или утраты ценности. Хранение бумажных документов в местах с открытым доступом для всех сотрудников не позволяет создать условия для длительного хранения. Зачастую большинство документов находится в ветхом, трудночитаемом состоянии, и с каждым годом ситуация ухудшается. Решением этих и других сопутствующих проблем стало внедрение Электронного Архива (ЭА). Электронный архив документов решает задачи поиска, классификации, анализа информации, структурирования, приведения различных видов документов к единому формату, устранения избыточной информации и т.д. И как следствие, позволяет сэкономить значительные средства за счет оптимальной организации ИТ-инфраструктуры компании, а также за счет выбора грамотной стратегии развития компании на основе анализа электронный архив документов. Необходимость автоматизации ведомственных архивов особенно обострилась с появлением систем электронного документооборота.

В настоящее время на рынке представлено огромное количество различных электронных архивов на самых мощных платформах. Электронный архив позволит автоматизировать процесс создания и хранения документов, что повысит эффективность работы сотрудников компании, повысит скорость поиска информации, поможет повысить уровень удовлетворенности клиентов. Электронный архив документов — это система хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска. Внедрение системы электронного архива документов – сложный процесс, требующий серьезного подхода и упорядоченного управления. Цель такого процесса — не просто сэкономить время и бумагу, а изменить то, как все сотрудники организации работают с документами. Появление платформ для создания электронных архивов с параллельным доступом к данным — вопрос ближайшего будущего. В противном случае человечество погрязнет в массе неструктурированной информации. Вернуться к бумажным носителям сегодня невозможно.

Объект исследования: хранение документов в электронном архиве.

Предмет исследования: функции, виды и этапы создания системы электронного архива.

Цель курсовой работы – рассмотреть функции, виды и этапы создания системы электронного архива.

Из поставленной выше цели вытекают следующие задачи:

1. Изучить понятие и особенности систем электронного архива;

2. Выявить этапы создания электронного архива;

3. Рассмотреть функции, виды системы электронного архива;

4. Проанализировать особенности хранения документов в электронном архиве и правила хранения электронных дел.

Методы исследования — изучение, обобщение, анализ учебной и научной литературы.

Базу исследования составили работы авторов: Бобровская Е.Е., Казанцева А.М., Климова М. Н., Кукла Д. И., Максимов Е.Е., Маликова А.Р., Мошкова Н.А., Панова Т. С., Параднева К.А., Рындин А., Саманцов А.П., Суровцева Н.Г., Тумакова А.Н. Исследованы нормативные документы, регулирующие организацию системы электронного архива.

Структура: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы и приложения.

Заключение:

Итак, при изучении функций, видов и этапов создания системы электронного архива, были сделаны следующие выводы.

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом. Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Сформулированы в соответствии со стандартом:

1) не допускает изменение документа;

2) позволяет существовать единственной финальной версии документа;

3) запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

4) должен включать строгие правила хранения;

5) должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

6) может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера.

Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи.

Установка и настройка системы электронного архива.

Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;

Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных.

Хранение документов в электронном виде — удобная альтернатива бумажному документообороту, так как позволяет сократить затраты на содержание архива, оптимизировать работу, исключить потерю информации. Разберем подробнее правила хранения электронных документов для организаций.

Внедрение информационных технологий позволили совершенно по-новому взглянуть на архивное дело. В советский период, когда информационные технологии еще находились у истоков развития, основными задачами архивов были следующие:

— прием документов на архивное хранение;

— поиск и выдача архивных документов;

— уничтожение документов, утративших информационную ценность.

Сегодня стало очевидным, что простое хранение архивных документов не является конечной целью автоматизации. Современный подход к архиву, создание принципиально новых (электронных) архивов, позволит расширить потенциал архива, а значит и возможности, как работников архива, так и непосредственно пользователя.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

1.1. Понятие и особенности систем электронного архива

Повсеместное использование электронных документов стало результатом возникновения и активного использования персонального компьютера. Его появление поспособствовало более рациональному управлению документооборотом за счёт автоматизации основных процессов работы с документами и, как следствие, привело к повышению эффективности организации в целом.

Несмотря на то, что электронные документы стали неотъемлемой частью информационного общества и имеют ряд достоинств, в процессе их использования рано или поздно назревает проблема, связанная с обеспечением сохранности.

Сравнительно недавно при слове «архив» возникали устойчивые ассоциации с помещением, содержащим большое количество шкафов и полок, на которых плотными рядами теснятся толстые, массивные, пыльные папки. Деятельность любого предприятия подразумевает скопление документации различного характера .

Сегодня для решения указанной проблемы рынок информационных продуктов предлагает немало готовых решений. Чаще всего для надёжного хранения электронных документов применяется информационная система «электронный архив».

На самом деле не всё так просто, поскольку электронный архив традиционно рассматривается как хранилище электронных образов документов. Назревает закономерный вопрос — подходит ли он для хранения электронных документов, которые создаются в электронной среде, подписываются электронной цифровой подписью и не имеют аналогов на бумажном носителе? Чтобы ответить на этот вопрос, а также рассмотреть основные преимущества и недостатки электронного архива, следует обратиться к терминологической базе.

В настоящее время понятие «электронный архив» не закреплено на уровне федерального закона, несмотря на активное применение данной информационной системы. Определение встречается лишь в проекте Федерального закона «Об электронном документе». Согласно ему под электронным архивом понимается совокупность, набор электронных документов, хранение которых осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации .

Ещё одно определение встречается в отраслевом нормативно-правовом акте — Приказе Казначейства России от 30.12.2011 № 662 . По сравнению с ранее рассмотренным определением, представленным в проекте ФЗ «Об электронном документе», дефиниция, закрепленная здесь, обладает большей смысловой нагрузкой.

Так, электронным архивом признаётся совокупность программно-технических средств, которые используются в целях хранения не только электронных образов бумажных документов, но и собственно электронных документов, которые в Казначействе называются «Созданными» .

А.В. Соловьёв приводит ещё одно определение электронного архива. Кратко можно сказать, что электронный архив — организованное хранилище как электронных оригиналов документов, так и скан-копий бумажных документов, созданное в соответствии с правилами ведения архивной работы на определенной территории .

Рабочий процесс требует периодического обращения к созданным ранее документам. Цели могут быть разными:

1) дополнить новыми сведениями уже имеющиеся базовые данные;

2) произвести сопоставительный анализ аналогичных показателей за разные периоды;

3) проследить движение документов, регламентирующих работу (договоров, нормативных актов) и пр.

Для эффективности управления делопроизводством предприятия важно, чтобы вся документация надежно сохранялась в четко структурированном виде, который бы позволил быстро отыскать необходимые документальные данные.

Электронный архив позволит автоматизировать процесс формирования и хранения документов, что повысит оперативность работы сотрудников предприятия, увеличит быстроту поиска информации, будет способствовать повышению уровня удовлетворенности клиентов.

Электронный архив документов – это система хранения электронных документов, обеспечивающая:

— надежность хранения,

— конфиденциальность и разграничение доступа,

— отслеживание истории изменений,

— удобство и скорость поиска .

Внедрение системы электронного архива документов – это сложный процесс, требующий серьезного отношения и упорядоченного управления. Целью такого процесса является не просто экономия времени и бумаги, а изменение подхода работы с документами всех сотрудников организации.

Появление платформ для создания электронных архивов с параллельным доступом к данным – это вопрос ближайшего будущего. В ином случае человечество погрязнет в массе неструктурированной информации. Вернуться назад к бумажным носителям на сегодняшний день уже невозможно .