Курсовая теория на тему Роль оргтехники в работе секретаря.

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Теоретические аспекты изучения профессии
секретарь. 5

1.1. История зарождения профессии секретарь. 5

1.2. Основные функции и категории профессии секретарь. 7

Глава 2. Основные особенности работы секретаря и роль
оргтенхники в ней. 11

2.1. Особенности работы и важные качества секретаря. 11

2.2. Основная роль оргтехники в работе секретаря. 20

Заключение. 29

Список используемой литературы.. 31

Введение:

Актуальность работы. Понятие
секретарь в наше время довольно сложное и имеет много градаций — от
секретаря-помощника начальника, секретаря-референта, секретаря учреждения,
секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

Отсюда
многообразие их обязанностей и прав, всяческие требования к образованию,
профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой
степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

Секретарь
— распространенная и значимая профессия в современном мире, соответственно, на
рынке труда она востребована.

Без
секретаря сложно обойтись любой фирме, ведь секретарь — первый помощник
руководителя. Тот, кто владеет информацией, находится в курсе дел компании.

В
современном обществе предъявляются огромные требования к профессии секретаря.
Несмотря на то, что во многом качества секретаря определяются спецификой работы
фирмы, организации сложившейся корпоративной культурой и стилем руководства,
движущей силой рынка по-прежнему остается личность – неповторимая и многогранная.

Сейчас
секретаря можно назвать «лицом фирмы». Определение, данное международным
профессиональным клубом секретарей, звучит так: «Секретарь — это инициативный и
рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками,
нужными для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции».

Цель исследования – изучить
основную роль оргтехники в работе секретаря.

Для достижения поставленной цели необходимо
решение ряда взаимосвязанных задач:

1. изучить историю
зарождения профессии секретарь;

2.
Определить основные функции и
категории профессии секретарь;

3.
проанализировать особенности работы и важные качества секретаря;

4.
выявить основную роль оргтехники в работе секретаря.

Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической
литературы по проблеме исследования, метод экспертных оценок, метод наблюдения.

Методологической
основой для исследования послужили научные
труды известных отечественных и зарубежных исследователей.

Структура
курсовой работы включает
введение, две главы, заключение и список используемой литературы.

При
написании работы были использованы учебные пособия, статьи и научные
исследования, авторы которых рассматривают вопросы выбранной нами темы.

Заключение:

Таким
образом, с уверенностью можно сказать, что сейчас для профессии секретарь пришло
новое время. Эта профессия имеет успешное развитие и постепенно повышает свой
престиж и статус.

Техническими средствами, которыми зачастую пользуется
секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер,
факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь обязан
знать, уметь и максимально применять имеющиеся средства для повышения
оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер является незаменимым в работе секретаря и по праву
занимает место "№ 1" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает решать
широкий круг задач: составление и редактирование документов; хранение и поиск
документов, регистрация и контроль исполнения документов; другой полезной
информации; архивное хранение документов; прием и передача документов по
каналам связи; организация собственного рабочего времени и времени руководителя
и пр.

В современных условиях технические средства в работе
секретаря играют важную роль и незаменимы. Они позволяют существенно сократить
рабочее время, качественно улучшить выполнение рабочих обязанностей, улучшить
процесс делового общения. Многообразие технических средств позволяет охватывать
все аспекты деятельности любой современной фирмы.

Характеризуя
пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций следует
отметить:

—
Одним из наиболее важных требований к секретарям является их профессионализм,
который включает в себя всесторонние знания документоведения и бездокументного
обеспечения деятельности организации;

—
В мире создана и развивается система подготовки высококвалифицированных секретарей,
с возможностью получения высшего профессионального образования в сфере
документоведения и документационного обеспечения управления;

—
Службы документационного обеспечения управления в некоторых крупных
государственных учреждениях и акционерных обществах возглавляют специалисты
секретарского дела высшей профессиональной квалификации, имеющие ученые степени
кандидатов наук;

—
Растет престиж и статус профессии, вследствие этого возрастает заработная плата
специалиста в этой области;

—
Повышаются условия труда, создаются автоматизированные рабочие места,
появляются новые информационные технологии, которые имеют большое применение в
данной сфере;

—
Работа является интересной, поскольку присутствует не только рутина, но и
творческие процессы в области управления документами, самостоятельное решение
проблем в рамках своих должностных обязанностей;

—
Высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда, у
секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других
специалистов проблема, как безработица;

—
В стране издается многочисленная специальная книжная и периодическая литература
для секретарей, что еще раз подтверждает значимость этой профессии для
государства и ее привлекательность среди молодежи при выборе профессии.

У
секретарей есть еще немало проблем, которые связаны с получением
профессионального образования, с недооценкой труда некоторыми руководителями и
не всегда полномерно вознаграждаемой работой. Но, тем не менее, это интересная
работа, престижная и даже перспективная. И сейчас идет приток специалистов в
данную область молодых людей с высшим образованием.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты изучения
профессии секретарь

1.1. История зарождения профессии секретарь

Точное
время возникновения профессии неизвестно, есть только предположения. И можно
смело утверждать, что без таких помощников не могли обходиться первые в истории
человечества государственные деятели. Секретарская служба начала развиваться в
XVI-XVII веках.

Однако
были и ранние предшественники. Так, в XV веке в России появились первые приказы
и приказное делопроизводство. В работе этих органов и появилась работа с
документами, начал формироваться новый класс профессиональных людей.

Глубокие
преобразования во всех сферах общества проводил Петр I. Реформы начались с
создания Ближней Канцелярии, где вокруг царя образовалась группа сподвижников:
Франц Лефорт, Яков Брюс, А.Д. Меншиков. Канцелярию возглавил обер-секретарь, а
его помощники занимались скучной и рутинной работой.

Генеральный
регламент 1720 года стал главным законодательным актом, регулирующим
государственный аппарат. Глава 29 была полностью посвящена работе секретаря,
говорила о его обязанностях. Петр I предъявил высокие требования к секретарям.

Скорее
всего это было не просто так, поскольку от того, как секретарь донесет дело,
зависел исход решения. Тот, кто значился на этой должности, обязан был хорошо
знать законы и разбираться в различных ситуациях, быть крайне образованным
человеком[1].

Моральный
кодекс, «Юности честное зерцало», созданный при Петре, говорил про основные
требования к секретарю: приветливость, смирение, учтивость. А в «Табели о
рангах» 5-ый чин был предназначен для тайного кабинета-секретаря.

С
1763 году была введена должность статс-секретарей. Главной их обязанностью был
«прием прошений на высочайшее имя». На это должность брали на основе
рекомендательных писем и высокого покровительства. Они относились к 4-му рангу
с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование. Именные пенсии
и награждались медалями за заслуги. Канцелярия статс-секретарей была школой
чиновничьей службы, поскольку через нее проходили многие государственные
деятели.