Курсовая теория на тему Развитие способов документирования информации.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТА КАК СИСТЕМНОГО ОБЪЕКТА 5

1.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ» 5

1.2. Виды документов 6

ГЛАВА 2. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 14

2.1. Возникновение и развитие традиционного документоведения 14

2.2. Возможности документирования 17

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 21

3.1. Проблемы документирования 21

3.2. Перспективы развития документирования 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27

Введение:

Документирование – это запись информации по регламентированным правилам, то есть процесс создания документа в определенном порядке. Поскольку процесс сбора данных может осуществляться различными способами, документы в практике управленческой деятельности бывают самые разные – рукописные, графические, типографские, фото- и видеоматериалы. Документирование управленческой деятельности является регламентированной процедурой, что дает ей гарантию юридической силы. Сегодня используются различные средства документирования, от простых (таких как карандаши и обычные ручки) до более сложных электромеханических (к ним относятся магнитофон, видеокамера, звукозаписывающее устройство и т.д.) и автоматизированных, компьютеризированных средств. Методы документирования также зависят от используемых средств. Она может быть текстовой, электронной, кинематографической и фотографической. Документ – это сложный объект, представляющий собой единицу информации и осязаемое (материальное) сопровождение. Деятельность любого хозяйствующего субъекта связана с необходимостью создания большого количества документов, оформление которых привязано к стандартизированным формам, а также для выполнения управленческих и повседневных функций (справки и приказы, доверенности и распоряжения). Часто возникают вопросы о размере полей и шрифта, размещении печатей и т.д. Документ обладает рядом уникальных характеристик, которые отличают его от других информационных объектов. Поскольку при изучении документов понятия «документированная информация» и «документ» отождествляются, свойства документов раскрываются через свойства документированной информации. Свойства документов – это характеристики, качества, присущие документу независимо от того, признает их человек или нет; это сторона материального объекта, определяющая его сходство и отличие от других материальных объектов. Но помимо общих свойств, документированная информация обладает и специфическими свойствами, которые отличают ее от других разновидностей и типов информации. К ним относится фиксированный характер документированной информации, который вытекает из самой концепции документа. Именно эти определения определяют актуальность темы работы.

Публикации и исследования по общим вопросам исследования документов (Т.В. Кузнецова, М.В. Ларин, Н.Б. Зиновьева, Н.Н. Кушнаренко, Н.С. Ларьков и др.) позволяют уточнить характеристики и функции документов. Вопросы документирования систем менеджмента качества рассматриваются в работах В.М. Милова, Т.В. Сильченко, С.Ю. Кузнецова, В.В. Рубцова рассмотрела. О.И. Рысков и М.В. Ларин исследовали вопросы управления документами на основе международного стандарта ISO15489-2001. Во многих учебниках учитываются технологические процессы документирования управленческой деятельности (Г.А., Домашенко, О.И. Афонюшкина, И.Ю. Афанасьева, M.Y. А.А. Раздорожный, В.Е. Сапаров и т.д.).

Объект курсовой работы – документы.

Предмет курсовой работы – свойства документов и способов документирования.

Цель курсовой работы: изучение развитие способов документирования. Задачи курсовой работы:

– рассмотреть понятие и сущность документа;

– определить структуру документа;

– изучить понятие о классификации документа;

– рассмотреть виды информационных свойств документа.

Решение задач обеспечивалось комплексом методов исследования, среди которых выделяются: методы теоретического анализа (сравнительно-сопоставительный анализ, изучение научной литературы, метод экстраполяции, моделирование, логические методы анализа формирования понятий, категорий и т.д..).

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Заключение:

По мере того, как развивалось человеческое общество, количество способов документирования постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным. Под документированием понимается запись информации согласно регламентированным правилам, то есть процедура оформления документов в специальном порядке. Так как процесс записи данных может осуществляться различными средствами, то и документы в практике управленческой деятельности встречаются самые разные – рукописные, графические, типографские, фото- и видеоматериалы.

Документирование управленческой деятельности – регламентированная процедура, что дает ему гарантию юридической силы – качество, находящееся в ведомости действующего законодательства. На сегодняшний день используются различные средства документирования: от простых (таких, как карандаши и обычные шариковые ручки) до более сложных электромеханических (сюда относятся магнитофон, видеокамера, фотоаппарат и т.п.) и автоматизированных, компьютерных. От применяемых средств зависят и способы документирования. Оно может быть текстовым, электронным, кино- и фотографическим.

Документирование – это всегда фиксация на конкретном носителе какой-либо информации, с особыми реквизитами, по которым затем осуществляется ее идентификация. Документация может различаться по своим функциям, предназначению, содержанию, степени засекреченности и доступности информации.

Техническое документирование осуществляется с соблюдением установленных норм, которые для любого типа документов свои. Для любой управленческой деятельности это особенно важно, ведь так документирование приобретает юридическую силу, служащую самым верным доказательством подлинности заключенной в нем информации. Из-за усложнения процедур обработки документов появляется ряд проблем. Одна из них – это противоречие между процессом исполнения и контролем исполнения документов. Осложняется ситуация, когда документы «путешествуют» по подразделениям или передаются между работниками одного и того же подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в регистрационных журналах подразделений. Недостатки делопроизводства связаны с пренебрежением рекомендациями и требованиями государственных органов, которые занимаются исследованиями в сфере организации работы с документами.

Средство решения проблем – применение компьютерных технологий, в частности, систем управления документами. Компьютерные системы способны управлять увеличивающимся объемом информации, они создают технологическую новую среду для управления документооборотом.

Особое внимание необходимо уделить единообразию форм ведения документации, обеспечению юридическим гарантиям государственных специальных органов и удостоверяющих центров в области контроля за соблюдением законодательства.

В штате необходимо иметь специалиста, который профессионально разбирается в проблемах защиты информации, чтобы он обучил сотрудников современным средствам защиты. Проблемы перехода от бумажного к электронному документообороту сегодня стоит перед многими предприятиями. Электронный документооборот позволяет улучшить контроль над исполнением и движением документов, ускорить и упростить доступ к информации, повысить эффективность управления.

На основании выше изложенного, считаем, что цель работы достигнута, задачи выполнены.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТА КАК СИСТЕМНОГО ОБЪЕКТА

1.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»

Понятие «документ» является центральным и основополагающим в концептуальной системе исследования документов. Она отражает характеристики реальных объектов, которые служат объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитической и синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной жизни. Практически каждая отрасль знаний имеет одну или несколько версий своего понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которые получают статус документов. Документ является объектом изучения многих научных дисциплин. Таким образом, содержание термина «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется [12].

На международном уровне наиболее широко распространено определение документа как зафиксированного фрагмента информации, который может быть использован как единица в документационном процессе. В документоведении применяется следующее определение документа: Документ – это материальный объект, содержащий информацию, зафиксированную рукотворным способом для передачи во времени и пространстве.

Согласно федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации», документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Атрибуты документа, упомянутые в определениях, подразумевают:

— доступность информации, семантическое содержание;

— стабильная материальная форма (материал), позволяющая длительное использование и сохранение документа;

Функциональное назначение для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в каналах социальной коммуникации.

Документ специально создан для хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Поэтому он рассматривается как источник информации и средство социальной коммуникации. Истоки и эволюция толкования термина «документ» изучены недостаточно. На протяжении длительного исторического периода значение термина «документ» постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum – образец, доказательство, улика) происходит от глагола «docere» – учить, наставлять. Корни этого слова восходят к индоевропейскому языку, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, получением или вручением чего-либо [12].

По другой версии, слово «дек» происходит от числа «десять» и относится к тому, что на открытых ладонях вытянутых рук было по десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo», учить, обучать, от которого образовались слова «doctor», учить, «doctrina» и «documentum», то, что учит, поучительный пример. В этом смысле слово documentum использовали уже Цезарь и Цицерон. Позже оно приобрело юридическое значение и означало «письменное доказательство», «доказательство из книг, подтверждающих записей, официальных актов».

1.2. Виды документов

Документ был создан в первую очередь для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Документ (документированная информация) — это информация, зафиксированная на материальном носителе, реквизиты которого позволяют ее идентифицировать.

Фиксируя (отображая) информацию, документ обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, своевременный возврат к информации.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для хранения речевой, звуковой, визуальной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ является неотъемлемым элементом внутренней организации учреждения, предприятия, компании, обеспечивая взаимодействие ее частей. Информация является основой для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником обобщений, а также материалом для справок и поиска. В управленческой деятельности документ является одновременно и объектом работы, и ее результатом, поскольку решение записывается, фиксируется в документе [3].

Внешние атрибуты документа – это атрибуты, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи и элементы оформления.

Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Юридическая сила документа: свойство государственного документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку существует требование технического термина, раскроем его содержание.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, штамп согласования, утверждения и т.д. – являются реквизитами документов.

Разные документы состоят из разного набора требований. Количество реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме этого документа и видом документации.

Многие документы имеют строго ограниченное количество реквизитов. Отсутствие или неверное указание требования в документе об оказании услуг делает документ недействительным.

Форма документа.

Набор реквизитов, составляющих документ, называется формой документа. Форма, характерная для определенного вида документа, например, приказа, акта, называется типовой формой.

Стандартная форма характеризуется определенным количеством деталей, расположенных в строгом порядке. Например, бланк заявления содержит следующие данные: адресат, автор, указание на характер документа, текст, подпись, дата.

Документ – это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения формализована и отражена набором документов, которые определенным образом взаимодействуют и обычно соответствуют функциям управления. Совокупность документов, взаимосвязанных по своему происхождению, назначению, характеру и сфере деятельности, а также единые требования к оформлению составляют систему документации [3].

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным аспектам.

Виды документов по происхождению:

— личное происхождение;

— официальный.

Личный документ – это документ, созданный лицом вне его служебных или государственных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, мемуары личного характера, дневники. Они возникают в личной жизни человека, вне сферы работы или общественных обязанностей.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, составленный и заверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов есть группа личных документов – это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), подтверждение работы (трудовая книжка) и так далее.

Службы делопроизводства обычно работают с официальными документами, которые в подавляющем большинстве случаев являются управленческими документами.

Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, бухгалтерский учет, контроль, закупки и т.д.

Служебный документ – это официальный документ, используемый для повседневной деятельности организации.

Типы документов в соответствии с видом документации (способ записи информации или создания документа):

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым видом письма.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, записанную любым типом письменной или звукозаписывающей системы.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого рукописные знаки нанесены от руки.

Электронный документ – письменный документ, созданный и прочитанный с помощью любого типа системы письма.

Электронный документ – документ, созданный и читаемый с помощью компьютерных технологий.

Живописный документ – документ, содержащий информацию, выраженную изображением объекта.

Фотографический документ – изобразительный документ, созданный с помощью фотографической технологии.

Фонографический документ – документ, содержащий звуковую информацию, записанный с помощью любой системы звукозаписи.

Кинематографический документ – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный в результате кинематографического процесса.

Документ с компьютерной поддержкой – документ, созданный с использованием носителей записи и методов записи, позволяющих обрабатывать его информацию с помощью электронно-вычислительной машины.

Видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В административной деятельности любой организации существуют письменные (текстовые) документы, которые пишутся от руки, печатаются на машинке или даже в электронном виде.

Клерки занимаются обработкой и хранением этих же документов [2]. Если в деятельности организации используются другие документы (например, фотодокументы или графические документы), то их созданием и обработкой занимаются специализированные отделы.

Белый документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого скопирован с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Проект документа – это рукописный или напечатанный на машинке документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от их отношения к административному аппарату:

— входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (выходящие из организации)

— внутренние (создаются в организации и используются во внутренней коммуникации).

Совокупность этих документов составляет документооборот организации.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса.