Курсовая теория на тему Работа секретаря с письменными обращениями

Содержание:

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ 5
1.1. Секретарь: требования к профессии и личностным качествам 5
1.2. Особенности работы секретаря с письменными обращениями 9
ГЛАВА 2. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ 12
2.1. Виды обращений 12
2.2. Прием и регистрация поступающих письменных обращений граждан 12
2.3. Прохождение письменных обращений граждан 16
2.4. Осуществление контроля и анализа рассмотрения письменных обращений и сроки рассмотрения 17
2.5. Хранение письменных обращений граждан в текущем делопроизводстве и организация работы архива 18
2.6. Отправка корреспонденции на письменные обращения граждан 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 23
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение:

Можно без преувеличения сказать, что качество и результативность дей¬ствий аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, избавить руково¬дителя от нерационального расхода времени на выполнение технических функций.
Понятие секретарь в наше время довольно сложное и имеет много гра¬даций — от секретаря-помощника начальника, секретаря-референта, секре¬таря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда многообразие их обязанностей и прав, всяческие требо¬вания к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).
Секретарь — лицо организации. По его работе и поведению судят об уч¬реждении. Секретарь обязанности «деловой фирменный стиль». Точ-ность, компетентность, вежливость, оперативность, краткость, коррект-ность и доброжелательность — вот важнейшие его принципы и их необхо-димо соблюдать в работе.
За последнее время профессия секретаря испытала значительные видоизменения. На секретаре часто встречаются все внутренние и внешние связи организации. Именно секретарь-референт должен быть со-вершенным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, приводящими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Квалифицированный знающий секретарь может вдвое поднять эффективность работы своего руководителя, неграмотный секретарь понижает ее наполовину.
Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми ма¬нерами может оказать существенное содействие своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.
Проблема: какова специфика работа секретаря с письменными обращениями в современных условиях, в том числе с использованием компьютера.
Актуальность. Работа секретаря с письменными обращениями является одной из наиболее часто реализуемых форм работы, поэтому ее важно знать в мельчайших деталях. Более того, современные достижения техники позволяют сделать работу с письменными обращениями более легкой, информационно доступной, но при этом от секретаря требует особенных профессиональных действий, именно эти особенности и важно рассмотреть на современном этапе развития делопроизводства и требований к работе секретаря.
Объект исследования – сущность работы секретаря
Предмет исследования – приемы работы секретаря с письменными обращениями граждан.
Цель работы – изучить особенности работы секретаря с письменными обращениями граждан.
В связи с намеченной целью необходимо решить следующие задачи:
— выделить и описать требования к профессии секретаря и его личностным качествам,
— рассмотреть особенности работы секретаря с письменными обращениями,
— описать виды обращений,
— изучить особенности процесса приема и регистрации поступающих письменных обращений граждан,
— раскрыть особенности осуществления контроля и анализа рассмотрения письменных обращений и сроки рассмотрения,
— рассмотреть алгоритм хранения письменных обращений граждан в текущем делопроизводстве и организация работы архива,
— описать процесс отправки корреспонденции на письменные обращения граждан.
Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и списка литературы.

Заключение:

Существенным элементом деятельности секретаря-референта является ведение делопроизводства по обращениям граждан [4, с. 42]. Основным нормативным документом, регламентирующим эту работу является Федеральный закон от 02 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы [1].
Заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
Жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
Предложение — рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества [12].
Технология работы с обращениями граждан в управлении включает:
— прием граждан;
— прием и первичную обработку письменных обращений;
— регистрацию обращений;
— направления обращений на рассмотрение;
— уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
— контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
— информационно-справочную работу по обращениям;
— извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
— группировки в дела и текущего хранения обращений;
— анализа поступивших обращении [3].
Письменные обращения граждан, поступившие в управление, подлежат обязательному рассмотрению. Поступающие в управление обращения граждан регистрируются в журнале входящей документации.
Письменное обращение регистрируется в течение трех дней с момента поступления в управление. Гражданин в своем письменном обращении указывает либо управление, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату [3].
Зарегистрированные обращения граждан передаются секретарем- референтом начальнику управления. Начальник дает конкретное указание исполнителям по тематике, затронутые вопросы рассматриваются в соответствующих отделах и секторах [10, с. 42]. Письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения снимаются с контроля после фактического выполнения принятого по нему решения. Исполненные письма помещаются в дело вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.
Проводимый тематический анализ, поступивших обращений граждан, способствует выявлению причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан, помогает изучению общественного мнения, совершенствованию работы управления регулирования и контроля организации.
С этой целью секретарь-референт ежемесячно готовит начальнику управления информацию о состоянии исполнительной дисциплины в части рассмотрения обращений граждан. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности.
Также секретарем ведется личный прием обращений граждан. Сведения о месте (расположение и номер кабинета, помещения) и времени (дни и часы) приема доступны для граждан. Обычно эта информация размещается на стендах или официальном сайте организации.
Гражданин при личном приеме обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. В управлении секретарь-референт ведет журнал, где учитывается количество посетителей личного приема.
Если в процессе личного приема гражданина удовлетворило решение начальника, краткое содержание этого решения заносится в журнал, и обращение считается исполненным. Если начальник не может принять решение во время приема, тогда составляется письменное обращение, и с ним ведется работа как с письменным обращением. Если обращение гражданина не относится к компетенции управления, лицо, ведущее прием должно помочь посетителю определить, где находится нужное учреждение (адрес, телефон, факс).
Секретарь-референт ведет постоянную работу с исполнителями и ответственными за организацию делопроизводства по разъяснению вопросов, связанных с оформлением и прохождением документов.
Таким образом, анализ информационно-документационного обеспечения управления показал, что управление обрабатывает большой объем документов, имеет ограниченные сроки исполнения, направляет силы на контроль за уровнем исполнительской дисциплины.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ
1.1. Секретарь: требования к профессии и личностным качествам

От профессионального уровня секретаря во многом зависит авторитет¬ность организации. Для того чтобы отвечать предъявляемым требованиям, секретарь-референт должен располагать надлежащими деловыми и лично¬стными качествами и непрерывно воспитывать их в себе. Такие его качест¬ва, как исполнительность, инициатива и большой профессионализм помо¬гут руководителю учреждения справляться с производственными трудно¬стями и находить решение накопившихся проблем. На сегодняшний день во всех развитых государствах при подготовке секретарей особую внимательность уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности находить решение различных деловых задач.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарю нужно:
— хорошо владеть речью и письмом;
— обладать неплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);
— хранить в порядке документацию, стремительно находить нужные бу¬маги;
— уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку на¬чальника;
— квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;
— осваивать новые компьютерные программы;
— быть активным, выказывать инициативу;
— уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиен¬тами;
— поддерживать результативную работу офиса в отсутствии начальника [2].
Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением
принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
К личным качествам, необходимым секретарю, следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний референта, любезность, вежливость, доб-рожелательность. Они всегда проявляются не только при личных контак-тах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества соз-дают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получе-нии поддержки.
Внешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятно¬стью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.
К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навы¬ки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов подго¬тавливают как в высших учебных заведениях, так техникумах-колледжах и специальных межшкольных комбинатах. Готовят секретарей и на многих краткосрочных курсах. Надобность в обучении секретарей в стране высо¬ка.
Секретарь-референт должен выделяться значительным уровнем само организованности, потому что как раз на него выпадает организационное об¬служивание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещаний, конференций, встреч, оформление документов и т.д. [6]
Не менее значимо такое качество секретаря, как ответственность за ка¬чественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководи-тель должен быть уверен, что данное секретарю, поручение будет выпол-нено в срок.
Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы про¬являются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять эти ранее перечисленные качества.
Все функции, права, должностные обязанности и ответственность секре¬таря в установленной форме должны быть перечислены в должностной ин¬струкции. Все значительные видоизменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.