Курсовая теория на тему Проблемы обеспечения сохранности архивных документов в государственных архивах

Содержание:

Введение 3
1. Общее представление о деятельности архивной службы в Российской Федерации 5
1.1 История развития архивной службы в Российской Федерации 5
1.2 Задачи и функции федерального архивного агентства 9
2. Обеспечение сохранности документов как важнейшее направление деятельности архивной службы 16
2.1 Создание оптимальных условий для хранения архивных документов 16
2.2 Размещение архивных документов в хранилище 23
2.3 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов 25
3. Актуальные проблемы по обеспечению сохранности архивного фонда РФ 29
3.1 Проблемы и мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов 29
Заключение 37
Список использованной литературы 38

Введение:

Актуальность темы курсовой работы. Архивариус сегодня — первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он должен забрать это и сохранить. Но архив не склад, а научное учреждение, которое вы-полняет задачу формирования долговременной социальной памяти обще-ства.
Государственные органы, органы местного самоуправления, органи-зации и граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов о персонале, в течение сро-ков их хранения, установленных федеральными законами, иными норма-тивными правовыми актами, акты Российской Федерации, а также перечни документов, предусмотренных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ [13].
Задача архивистов — сохранить документы, отражающие особенности деятельности различных организаций и предприятий. Такими особенно-стями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, труд, социальные традиции, участие в международных и региональных про-граммах, работа в экспериментальных условиях.
Сохранение документов является основной задачей государственных архивов. Сложность проблемы определяется тем, что никто никогда не со-здавал документы для «вечного» хранения. В то же время архивы ежегод-но пополняются новыми средствами, а возможности восстановления оста-ются скромными. В основе современного подхода к решению этой про-блемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу сохранения архивных документов с учетом их ценности, физического состояния.
Основной целью курсовой работы является изучение проблемы со-хранения архивных документов как одного из основных направлений ар-хивов. От того, насколько правильно была выбрана стратегия хранения документов, зависит их физическое состояние и возможности использова-ния в самых различных целях.
Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:
— Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий для хра-нения документов.
— Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и пе-ремещения архивных документов.
— Изучить метод физико-химического хранения документов.
— рассмотреть актуальные проблемы и мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов.
Объектов исследования является архивные документы в государ-ственных архивах.
Предметом исследования являются проблемы обеспечения сохранно-сти архивных документов в государственных архивах.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка исполь-зован¬ных источников.

Заключение:

Цель курсовой работы достигается за счет реализации поставленных задач.
В результате исследования по теме «Организация архивного фонда Российской Федерации» можно сделать ряд выводов:
Для обеспечения сохранности документов в архиве следует прово-дить:
— комплекс мероприятий по организации хранения, предусматрива-ющий создание материально-технической базы хранения документов (зда-ния и хранилища, хранилища документов, средства безопасности и хране-ния, климат-контроль, средства копирования и восстановления повре-жденных документов, так далее.);
— комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температура и влажность, свет, санитарно-гигиеническое, охранное хранение).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохран-ность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до их передачи на постоянное хранение.
Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах дол-жен быть выполнен следующий комплекс взаимосвязанных работ:
— создание оптимальных условий для хранения документов;
— помещение документов на хранение, топографиняи;
— соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
— проверить наличие и статус;
— создание страхового фонда особо ценных документов и фонда ис-пользования.
Также в данной работе были рассмотрены актуальные проблемы по обеспечению документов архивного фонда РФ, и мероприятия, которые проводит государство.

Фрагмент текста работы:

Общее представление о деятельности архивной службы в Российской Федерации

1.1 История развития архивной службы в Российской Федерации

Система хранения информации начала формироваться одновременно с формированием системы делового письма. Хранение информации из ха-отического становится системным в результате оценки (экспертизы) накап-ливающихся документов и их распределения на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому что в управлении документацией есть два понятия — документальный фонд и архивный фонд.
С появлением системы государственных учреждений — заказов, си-стема хранения документов, их учет и использование значительно улуч-шились. С увеличением объема печатного письменного материала — доку-ментов, отделенных в XIV веке от библиотек. С XVI века основные ком-плексы документов, сданных на хранение в распоряжения, относящиеся к определенным областям управления, прежде всего местным, Битским, По-сольским и т. Д., Располагали хранилищем документов об имущественном положении и обязанностях горожан согласно Судебник 1550 г., префекты, Соцкий, Десяцкий. В 1836 г. неполная рукопись 70-х годов XVI века была опубликована под заглавием «Инвентаризация Королевского архива». Поскольку оригинальное название и точная дата составления отсутствова-ли, трудно судить о полной картине развития архивного дела в этот пери-од, поскольку общие описания начали осуществляться после освобождения Москвы от захватчиков 1614-1615 и после Великого московского пожара 3 мая 1626 года по номинальным указам. В 1680 году такой указ был ад-ресован 23 центральным учреждениям.
16 июля 1712 года — особая дата в истории архивного дела, связан-ная с указом об установлении дел и «приговорах» руководящего Сената о первом архиве в штате: «… собирать ежемесячно и составить к тем пред-ложениям регистры с объявлением каждого случая» и предоставить их на постоянное хранение в архив [3 с.24]. Таким образом, был создан москов-ский архив Сената как первый архив офиса. Положения об ведомственных архивах разрабатываются в главе 44 Общих правил, например, впервые в мировой практике предусматривалось, что учреждения должны представ-лять свои документы в архивы через определенный период времени. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков подачи заявок не существовало, а для тех, кто потерял практическую ценность, был уста-новлен через 3 года. Таким образом, были созданы самостоятельные структурные подразделения — архивы, документы текущей делопроизвод-ства отделены от архивных документов. Также была введена особая долж-ность — архивариус.
В 1728 году сенат разослал губернаторам распоряжения о целесо-образности создания совместных провинциальных архивов и архивов го-родского самоуправления. В 1720 г. коллегиальному оценщику было по-ручено разработать и описать дипломатические дела и документы, храня-щиеся в Москве и Санкт-Петербурге; он также стал архивариусом обоих архивов. И только в 1724 году фактически и легально был сформирован первый исторический архив России (получил штат из шести сотрудников, пресса и собственный руководитель — оценщик П. Курбатов) — московский архив коллегии иностранных дел [5 с.15]. Таким образом, началось фор-мирование сети исторических архивов, получение государственного хра-нилища архивных фондов юридических лиц и физических лиц — доноров. Постановлением Сената 1736 года было приказано строить каменные по-стройки для архивов с железными воротами и решетками на окнах из де-ревянных построек «не в непосредственной близости». Архивы должны были быть опечатаны, а вывоз документов, как и в суде 1550 года, был строго запрещен.
В течение XVIII-XIX веков количество исторических архивов росло, велись поиски наилучшей схемы их систематизации — возникали, объеди-нялись, подчинялись, иногда ликвидировались архивы.
Закон «Об учреждении губернских правлений» 1845 г. Впервые в мировой практике архивного дела требовалось размещать и вести дела непрерывно в том же порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем процессе, т. е. С сохранением внутренней структуры докумен-тальные комплексы. В настоящее время этот порядок называется принци-пом систематизации по происхождению.
Первое упоминание о сознательном отборе хранимых документов для уничтожения относится к 1829 году, когда инвентаризация Кабинета. Его Императорского Величество Николай I оставил постановление «По-нять, что важно — отбирать, другим можно и уничтожать» [7 с.85]. Год спустя комиссия по разборке петербургских архивов Императора дала аналогичные указания, что «несекретные дела не нужны на будущее, их можно строго проанализировать на предмет уничтожения», что стало началом рассмотрения стоимости дел и документы.
В последующие годы большинство министерств разработали специ-альные инструкции по рассмотрению дел, в которых были предприняты попытки определить ценность различных категорий документов и. сроки хранения. Уже тогда существовали три основные группы срока годности: «всегда», временные (<5–20 лет), краткосрочные (1–3 года). Первоначаль-ный перечень дел, ожидающих уничтожения, внес (согласование? Заявле-ние?) Комитета министров [1 с. 68]. Дело может быть закрыто только под его руководством. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти вправе самостоятельно заняться подбором документов для уничтожения. Секретные документы были уничтожены сжиганием, а не-секретные документы были проданы в качестве вторсырья на бумажные фабрики.
Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX веке стало сосредоточение во многих учреждениях крупных ком-плексов документов XVIII — XIX веков [8 с. 95]. Потерявших практиче-ское значение и рассредоточенных по самостоятельным архивам отдель-ных ведомств. Документы за более ранние периоды были сосредоточены в исторических архивах, подчиненных различным отделам. Неоднократные предложения о создании единой системы архивов и единой методологии для архивов не получили государственной поддержки. Борьба с неконтро-лируемым уничтожением документов, попытки упорядочить архивное де-ло в крае и частном секторе экономики, появление системы подготовки профессиональных архивистов и т. Д. Осуществлялись в основном усили-ями энтузиастов.
Еще одна попытка построения государственной системы архивного дела была поддержана правительством только в XX веке. В апреле 1918 г. был создан Центральный комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Совет народных комиссаров принял Указ «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», в который вошли многие ра-нее подготовленные проекты и предложения. Создан Единый государ-ственный архивный фонд (ЕГАФ), в который были переданы дела, кото-рые утратили практическое значение, а некоторые части Государственного архивного фонда были объединены по принципу централизации архивно-го дела. В то же время правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения любые дела или отдельные до-кументы под угрозой судебной ответственности. Для контроля AGAF гос-ударственная власть — Главное управление архивов.
Указ, положивший начало национальной архивной системе в России, вскоре был дополнен другими законодательными актами и практическими шагами. Таким образом, все ранее существовавшие исторические архивы получили от властей сертификаты безопасности на помещения. В 1919 го-ду постановлениями правительства создано областное (областное) управ-ление архивными делами, в состав ЕГАФ вошли документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, ком-позиторов, художников и ученых, в том числе хранящиеся в библиотеках и музеях. Постановлением ЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 года со-став ЕГАФ был дополнен большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, классовых, религиозных и других обще-ственных организаций, а также национализированных бывших, частные предприятия. Установлен единый порядок двойного подчинения террито-риальных архивных учреждений местным органам власти и государствен-ным органам архивного управления.
С образованием 10 апреля 1929 года всесоюзных органов управле-ния архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров СССР. РСФСР только 28 октября 1971 года.
В связи с прекращением существования СССР государствами-участниками Содружества Независимых Государств 6 июня 1992 года бы-ло заключено соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР. Они взаимно признали переход по соглашению Государственные архивы и другие архивы союзного уровня, в том числе государственные отраслевые архивные фонды бывшего СССР, располо-женные на их территории, и возникающие вопросы с возвратом докумен-тов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двустороннего соглашения. В соответствии с принятым документом Главное архивное управление при Совете Министров СССР прекратило свое существование, а все центральные государственные архи-вы СССР вошли в систему российских государственных архивов [11 с.103].