Курсовая теория на тему Проблемы коммуникаций в современных организациях.

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты коммуникаций современных организаций 6
1.1. Сущность, виды и функции коммуникаций 6
1.2. Этапы и принципы коммуникации 10
1.3. Особенности вертикальной коммуникации 12
1.4. Особенности горизонтальной коммуникации 18
Глава 2. Проблемы и перспективы коммуникаций в современных организациях 23
2.1. Проблемы коммуникаций 23
2.2. Способы налаживания эффективных коммуникаций в организации 27
2.3. Анализ тактик вертикальной коммуникации 29
2.4. Горизонтальные коммуникации и способы их налаживания 35
Заключение 40
Библиография 43

Введение:

Актуальность темы. В организациях существуют различные типы связей: вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные, формальные и неформальные.
Вертикальные связи соединяют разные иерархические уровни (начальник и подчинённый). Они формализованы, отражают распределение полномочий и служат для передачи отчетов и распоряжений. Горизонтальные связи – это связи между равными по положению в иерархии частями организации. Их основная задача – повышение эффективности взаимодействия.
Линейные связи – это отношения, в которых осуществляется прямое руководство (сверху вниз). Функциональные связи имеют совещательную природу и направлены снизу-вверх.
Формальные связи – это связи, регулируемые принятыми в организации процедурами. Неформальные связи – это связи, возникающие в результате симпатии сотрудников друг к другу. Преобладание неформальных отношений в большинстве случаев тормозит достижение целей организации.
Для взаимодействия друг су другом используется коммуникации. Коммуникации – это сложный процесс взаимодействия между людьми на основе обмена информацией в сфере профессиональной деятельности и бизнеса, включающий различные аспекты: от профессионального до личностного.
Эффективность коммуникаций и результаты деятельности организации связаны напрямую, что подтверждается исследованиями, проведенными среди сотрудников западных компаний. 28% из них сообщили, что необходимая информация доходит до них слишком поздно, а еще более половины (58%) считают, что распространяемая информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Как следствие, 60% опрошенных думают о переходе на другое место работы. При этом для смены персонала потребуются определенные финансовые вложения как на подбор персонала, так и на период адаптации. Для выхода новых сотрудников на уровень «самоокупаемости» понадобится от 3 до 9 мес.
Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными, краткими и точными; прозрачными, а сообщаемые сведения – достоверными; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.
Неэффективные коммуникации могут привести к следующим проблемам:
Во-первых – нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим.
Во-вторых – страдает имидж организации, что косвенно или напрямую влияет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит – и на устойчивость организации. Например, один сотрудник получает определенную информацию от внешней организации. В случае, если с этой же организацией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию – это будет восприниматься внешней организацией однозначно отрицательно.
В-третьих – затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. Не говоря о том, что при отсутствии должного информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника.
Учитывая важность коммуникаций для деятельности компании, тема исследования является актуальной.
Цель работы – выяснить проблемы коммуникаций в современных организациях и разработать меры по налаживание эффективной коммуникации в компании.
Задачи работы:
 Рассмотреть виды коммуникаций;
 Проанализировать психологию делового общения;
 Определить специфику вертикальных и горизонтальных коммуникаций.
Объект исследования – внутрифирменные коммуникации.
Предмет исследование – проблемы коммуникаций на современных предприятиях.
Методы исследования:
 Анализ научной литературе;
 Мыслительный эксперимент;
 Анализ и написание выводов.
Существует большое количество исследований в области коммуникаций. В качестве примера можно привести статью Грунистой О.С., в которой приведены любопытные данные о сравнении эффективности вертикальных и горизонтальных коммуникаций; статью Райковой Е.В., в которой подробно описаны достоинства и недостатки устной и письменной коммуникации; книгу Дж.М. Лейхиффа и Дж.М. Пенроуза, в которой предложены 10 способов повышения эффективности письменных коммуникаций.

Заключение:

Коммуникации – процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.
По направлению выделяют коммуникации:
 Горизонтальные;
 Вертикальные.
Коммуникации проходит ряд этапов:
1. Установление контакта (первое впечатление).
2. Ориентация в ситуации.
3. Обсуждение вопроса, проблемы.
4. Принятие решения.
5. Выход из контакта.
Любой организации вне зависимости от её вида и размера необходимо налаживать коммуникации. Именно от эффективности коммуникаций в организации зависит эффективность деятельности организации.
Налаживанию подлежат как вертикальные, так и горизонтальные коммуникации.
Вертикальные коммуникации бывают двух видов: «сверху-вниз» и «снизу-вверх».
При организации «сверху-вниз» чаще всего возникают следующие проблемы:
1. Недопонимание сотрудником руководителя и его требований;
2. Недостаточный объём сведений, предоставляемых сотруднику.
Также руководители различаются по стилю руководства. В связи с этим сотрудники могут избирать определённую тактику поведения, которая бы способствовала достижению оптимальных результатов. Проведённый мыслительный эксперимент показал, что если руководитель – диктатор, то наиболее приемлемой тактикой поведения будет – уход от борьбы. Нужно соглашаться со всеми доводами руководителя, молча выслушивать критику, принимать предложенные условия. Если руководитель использует в своём руководстве демократический стиль, то можно попытаться с ним договориться. Найти оптимальное решение, которое устроило бы обе стороны. В случае же, если руководитель пессимист, то тактика нападения приведёт сотрудника к достижению выгодного результата, так как руководитель не захочет связываться с подобным напором.
При вертикальной коммуникации «снизу-вверх» часто возникают следующие проблемы:
 Подчинённые боятся отправлять начальникам негативные отзывы;
 Предложение и замечания подчинённых остаются без внимания;
 Отправленная критика может не достигнуть адресата и обернуться против отправителя;
 Сотрудникам проще спросить у коллеги, чем обрушаться в менеджеру из-за чего возникает большое количество ошибок.
Все вышеназванные проблемы возможно решить следующим образом:
 Определить анонимные почтовые и электронные ящики, куда сотрудники смогут отправлять инкогнито жалобы и предложения.
 Разработать систему поощрения сотрудников, использующих обратную связь с руководством.
 Создать схемы коммуникации между простым трудящимся и высокопоставленным начальником без промежуточных барьеров в виде непосредственного руководства сотрудника.
 Ввести регистрацию всех принятых менеджерами обращений от подчиненных с необходимостью отчета о принятых в ответ мерах.
В горизонтальной коммуникации основной проблемой является то, что сотрудники либо не общаются друг с другом вообще (например, из-за антипатии), либо общаются на посторонние темы.
Для налаживания горизонтальных коммуникаций рекомендуется:
 Попросить подчиненных, коллег общаться понятным каждому языком, расшифровывать профессиональные термины.
 Регулировать общение между подчиненными, нейтрализовывать между ними споры и недопонимания.
 Проводить общие собрания, в том числе и неофициальные, чтобы сотрудники смогли наладить общение между собой.
 Создать корпоративную соцсеть, где подчинённые могли бы общаться не только на деловые темы, но и на личные.
Каждый организации необходимо налаживать процесс коммуникации. От качества данного процесса зависит в итоге эффективность деятельности всей организации.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникаций современных организаций

1.1. Сущность, виды и функции коммуникаций

Коммуникации – процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели [15, с. 48].
Коммуникации могут быть:
 прямыми – предполагается непосредственный контакт между участниками общения;
 косвенными – между партнерами существует пространственно — временная дистанция.
У каждого из данных типов общения есть положительные и отрицательные стороны. Прямые коммуникации обладают большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенные, в них непосредственно действуют социально — психологические механизмы. Однако прямое общение требует больших знаний и навыков от собеседников. Косвенное общение является более подготовленным, более продуманным и несёт больше информации, нежели прямое общение [7, с. 36].
Существуют различные виды коммуникаций. По форме общения выделяются:
1. Деловая переписка – информация до собеседника доводится письменным способом. Деловое письмо составляется согласно, определенным правилам деловой переписки. Их соблюдение является обязательным в деловой речи. Важно оформление письма: тактичное и корректное обращение, раскрытая актуальность темы, краткость и понятность изложения текста, указание сроков ответа и т. п.
2. Деловая беседа – разговор между сотрудниками, партнерами, контрагентами, в котором происходит обсуждение и решение проблемных вопросов, анализируются результаты деятельности организации, ставятся цели и задачи будущей работы и т.п.
3. Деловое совещание – обсуждение вопросов бизнеса. Совещания, как правило, организовывают руководители организации по особо важным вопросам компании с целью совместного и наиболее приемлемого пути решения проблемы.
4. Публичное выступление (доклад) – такой вид речи используется, если необходимо донести до большого числа слушателей определённую информацию. Публичное выступление является хорошо подготовленным и спланированным. Докладчик должен владеть знаниями по выбранной теме, уметь отвечать на вопросы, уметь доносить информацию до слушателя интересно. Чтобы выступающий заслужил внимание слушателей, его речь должна быть чёткой, грамотно выстроенной, докладчик должен выглядеть и говорить достаточно уверенно [11, с. 55].
5. Деловые переговоры – это один из наиболее важных видов делового общения. 80 % деятельности руководителя занимают подобные переговоры. В процессе переговоров возможно заключение договорённостей между партнёрами, решение спорных ситуаций, определение предстоящих целей работы.
6. Дискуссия – вид делового общения, при котором сталкиваются несколько противоположных точек зрения на один и тот же вопрос. В процессе решения многих вопросов спора избежать невозможно, но коммуникации предполагает соблюдение определённым норм, включающих неуместность слишком эмоциональной беседы. Также условием эффективной дискуссии является наличие обоснованной аргументации у соперников. Как правило, в процессе спора и рождается самое лучшее решение.
7. Интервью или пресс-конференция — разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения. При таком виде общения журналисты задают интересующие их вопросы, а ответчик должен грамотно изложить свои мысли и ответить на поставленный вопрос.