Курсовая теория на тему Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 5

1.1. Понятие экспертизы ценности документов 5

1.2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве 11

Вывод по главе 1 18

ГЛАВА 2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИЕЙ 19

2.1. Функции, права и организация работы экспертной комиссии 19

2.2. Этапы экспертизы ценности документов 25

Вывод по главе 2 30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 33

Введение:

В процессе деятельности любой организации накапливается огромное количество документации, содержащей информацию разной степени ценности. Большая часть документов несет информацию, которая имеет разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая потребуется в течение многих лет. Хранить все документы, накопившиеся нецелесообразно, поскольку для этого понадобятся дополнительные помещения и работники. Можно представить себе, сколько пространства понадобится, чтобы разместить все документы предприятия, функционирующего минимум 10 лет. Поэтому на предприятиях необходимо систематически осуществлять экспертизу ценности документов. Полный цикл взаимодействия человека с документных средой включает не только создание документов, их использования, но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени. Завершающий этап работы с документами в процессе текущего делопроизводства – это обработка дел для последующего их хранения и использования. Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значение, так как первая задача организации, как правило, сохранить как можно больше документов [2, c. 12].

Актуальность выбранной темы. Заключается в том, что коммерческие или государственные организации стоят перед выбором в определении ценности документов, ведь впоследствии приходит понимание, что хранить много документов невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов по документообороту. Анализ различных научных и публицистических работ позволяет сделать вывод о том, что многие аспекты вышеуказанной проблематики, в той или иной степени, уже рассматривались отечественными и зарубежными специалистами. Несомненно, в научных работах вышеперечисленных и других ученых были заложены определенные теоретические основы и методологические ориентиры исследования проблем документационного обеспечения управления.

Объект исследования — проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Предмет исследования – организационно-экономические механизмы проведения экспертизы ценности документов.

Цель работы – рассмотрение и анализ теоретических основ и методики проведения экспертизы ценности документов.

Задачи:

— раскрыть основные понятия делопроизводства и экспертизы ценности документов;

— выделить задачи, принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов;

— рассмотреть особенности экспертизы ценности документов.

Методы исследования. Для решения поставленных задач в работе были использованы теоретические, организационные, эмпирические методы, а также методы обработки данных и интерпретационные методы:

● Теоретические методы (анализ, сравнение, обобщение);

● Организационные методы (сравнительный, комплексный методы);

● Интерпретационный метод.

Структура исследования. Работа состоит из введения, двух глав, выводам к главам, заключения, списка использованной литературы. Полный объем работы — страницы, список использованной литературы включает 20 наименования [4, c. 89].

Заключение:

Документы, которые могут содержать оттиски с отступами, невидимые невооруженным глазом, можно визуализировать с помощью устройства обнаружения электростатического заряда, такого как устройство обнаружения электростатического заряда. Распространенная проблема, с которой сталкиваются судебные эксперты по документам, связана с внесение изменений, особенно в юридические документы. Например, если кто-то изменил проверить, чтобы увеличить его сумму, экзаменаторы могут определить это по сравнение того, как чернила разных ручек реагируют на инфракрасная радиация. Документы, находящиеся во владении подозреваемого, также могут выявить улики из скрытых свидетельство оттиска (также известное как написанное с отступом), которое может связать подозревается в совершении преступления. Например, написал ли подозреваемый в ограблении банка записка поверх другого листа бумаги, которая теперь содержит оттиск этого текста? [11, c. 403].

Экзаменаторы также могут идентифицировать материалы, чернила и даже тип офиса. Оборудование или письменные принадлежности, используемые для составления документа. Это особенно полезно в случаях мошенничества, потому что эти детали могут определить время кадр, в котором был создан документ. Например, если анализ бумага документа показывает вещество, которое не использовалось в бумаге изготовление в рассматриваемый период времени документа, произведения искусства, или историческая запись будет продемонстрирована как мошенническая. Документация увеличивает коллективные знания всех, с кем вы работаете. Когда в вашей команде станет нормой делиться информацией, вы выиграете от большей прозрачности и культуры, которая более ориентирована на сотрудничество и стратегическое мышление. Вы будете принимать более взвешенные решения, потому что важная информация не будет храниться только на жестком диске одного человека или, что еще хуже, в его голове.

Машинописные и Машино печатные документы ― Документы, созданные на печатной машине или напечатанные с помощью струйных, лазерных принтеров, факсимильных аппаратов и копировальных аппаратов, собранные на мировом рынке или модели или даже к конкретной машине. Процесс печати, пакет для подготовки документов, также может быть идентифицирован. Когда это возможно, эксперт должен получить доступ к стандартам и любым доступным аксессуарам для рассматриваемой машины, а саму машину следует представить для проверки.

Печати и штампы — на экспертизу могут быть представлены оспариваемые документы с оттисками резиновых штампов, тиснеными печатями, водяными знаками или другими механически отпечатанными знаками. Когда это возможно, лучше предоставить эксперту любые подозрительные устройства, связанные с сомнительным документом, которые могли быть задействованы при его подготовке. Сюда входят пишущие инструменты, бумага или другие подложки, резиновые штампы, пломбировочные устройства (например, нотариальные печати), печатающие устройства или другие механизмы.

Исследование почерка — когда внимательно изучается достаточное количество рукописей двух разных людей, всегда обнаруживаются идентифицируемые различия. При сравнении образцов письма учитывается широкий спектр характеристик почерка, включая расстояние между словами и буквами, наклон или наклон, скорость, положение пера, использование заглавных букв, украшения, разборчивость, использование пунктуации, соотношение букв и другие атрибуты. Никто не пишет каждый раз с машинной оценкой, и различия в почерке очевидны даже в пределах одного и того же документа. Например, если человек пишет целую страницу подписки, каждая из них будет немного отличаться. Квалифицированный специалист по судебной экспертизе документов может отличить естественные вариации в почерке автора от существенных особенностей, характерных для разных писателей [2, c. 173].

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие экспертизы ценности документов

Следует отметить, что основу сегодняшних законов выполнения экспертизы ценности документов оформляют созданные еще в русское время академические и организационно-методические базы экспертизы: убеждения и аспекты экспертизы, концепция ассортиментов документов, конструкция экспертных органов, убеждения партнерства среди национальными архивами и ресурс образователями. Рецензия ценности документов прокладывается в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, стандартными и отраслевыми ассортиментами видов документов с нормативно учрежденными сроками их хранения, подтвержденными в согласовании с законодательством, стандартными и примерными номенклатурами дел, иными нормативно-правовыми актами по экспертизе ценности. Экспертиза ценности документов – это изучение документов для основании критериев их ценности с целью нахождения сроков сохранения документов и отбора их на систематическое хранение.

Экспертиза ценности документов производится на основе:

— действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;

— список типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и образцовых номенклатур дел;

— нормативно-методических документов и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела [6, c. 102].

Экспертиза производится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации (применяется в комплексе система критериев); определяются значимость, полнота (завершенность) документа; подлинность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение. Под экспертизой ценности понимается определение экспертными комиссиями научного, историко-культурного и практического значения документов. Ее основными задачами являются:

— определение по каждому учреждению состава документов, имеющих научно-познавательную и историко-культурную ценность и подлежащих постоянному, долговременному (более 10 лет) и временному (до 10 лет) хранению;

— определение состава документов, соответствующих профилю данного государственного архива;

— обеспечение полноты состава документов каждого фонда, в том числе и архива в целом [8, c. 74].

Сомнительный материал может состоять из удостоверений личности, контрактов, завещаний, титулы и документы, печати, штампы, банковские чеки, рукописная корреспонденция, документы, созданные машиной (например, с копировальных аппаратов, факсимильных машины и принтеры), валюта и электронные документы. В некоторых обстоятельства, граффити и цифровые подписи могут быть проверены; Тем не менее, клиент должен знать, что исследование таких доказательств может быть проблематичным. Документы, не содержащие видимых идентифицируемых знаков, могут содержать ценные отпечатки, если они были под другими документами, когда писалось. Даже документы, которые были разорваны или сожженный может оказаться полезным, если его реконструировать. Кроме того, письменные принадлежности, резиновые штампы, конверты и марки/модели оргтехники, находящейся во владении подозреваемого, могут быть собраны следователем. В цифровых документах доказательства могут быть даже из метаданных файлов электронной подписи, предоставляющих информацию, например, кто автор и когда документ был написан. При производстве экспертиз судебные эксперты-документоведов должны иметь известные образцы, с которыми они сравнивают рассматриваемый материал.

Экспертиза ценности документов производится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

— при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечня документов и опыта работы;

— при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с указанным на обложке сроком хранения) [10, c. 89];

— при направлении документа к делу (исполнитель, подробно изучив рассматриваемый в документе вопрос, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем зарегистрировал его секретарь).

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Третий этап – на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (осуществляется работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать. Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, требующий рассматривать явления в их развитии дает, ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений! Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены другими. Для удачного проведения экспертизы ценности нужно воспользоваться критериями ценности документов. Критериев таковых много. Одни из них – главные, другие – вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом – одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки. В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или личности в системе государственного управления) или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов; критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащегося в нем, его повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, то есть наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов) [12, c. 128].

Содержание:

Введение. 3

1. Особенности и порядок оформления результатов
экспертизы ценности. 7

1.1. Экспертиза ценности как подход к изучению документа. 7

1.2. Порядок проведения экспертизы ценности. 12

2. Организация, проблемы и пути совершенствования
проведение экспертизы ценности документов. 19

2.1. Организация проведения экспертизы ценности документов. 19

2.2. Проблемы проведения и оформления результатов экспертизы
ценности документов  28

2.3. Пути решения выявленных проблем при проведении и
оформлении результатов экспертизы ценности документов. 31

Заключение. 35

Список использованных источников. 38

Введение:

Экспертиза ценности документов – одно из важнейших
направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно
стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов,
которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные
комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и
разновидностей документов, сроков хранения, времени и места составления,
авторов и других признаков.

Процесс изучения документов на основании принципов и
критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их
на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе
нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Итогом экспертизы
ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов
и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит
формирование архивных фондов.

Экспертиза ценности документов является важнейшей
задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы
ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и
государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит
формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита»,
через которое просеивается весь поток документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается
ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества
документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения
государственных архивов от материалов справочного, информационного значения,
так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно
больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить
невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов
в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны
специалистов-документоведов.

Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что
документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций содержат
информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет
информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам
больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может
потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе,
учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении
жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию,
ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться
постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно,
так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных
работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов –
определение политического, экономического, социально-культурного, практического
и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное
хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев».

Целью данной работы является выявление проблем проведения
и оформления результатов экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены задачи:

— раскрыть
понятие экспертизы ценности как подхода к изучению документа;

— изучить
порядок проведения экспертизы ценности;

— проанализировать
порядок организации проведения экспертизы ценности документов и оформления
результатов экспертизы ценности документов;

— выявить
проблемы и предложить пути их решения.

Предмет исследования
— экспертиза ценности дел в делопроизводстве организации.

Объект исследования — делопроизводство и экспертиза
ценности документов.

Заключение:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в
Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, с изм. от
08.12.2020 № 429-ФЗ, г. Москва : Проспект ; Санкт-Петербург : Кодекс, 2017.
– 158 с. – ISBN 978-5-392-26365-3. – Текст : непосредственный.

2. Федеральный закон «Об электронной подписи»
от 06.04.2011 № 63-ФЗ, с изм. от 24.02.2021 № 20-ФЗ, г. Москва : Эксмо, 2017. – 350 с.;
20 см. – (Актуальное законодательство). – 3000 экз. – ISBN 978-5-04-004029-2. –
Текст : непосредственный.

3. Федеральный закон «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, с изм. от 09.03.2021 № 43-ФЗ, г. Москва :
Проспект, 2017. – 158 с. – ISBN 987-5-392-26344-2. – Текст : непосредственный.

4. Положение «О Федеральном архивном
агентстве» (утв. указом Президента РФ от 22 июня 2016 г. № 293) Доступ из
справ. -правовой системы «КонсультантПлюс». – ISBN 978-5-392-26375-8. – Текст :
непосредственный.

5. Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 №
1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» Москва : Стандартинформ, 2017.
; 29 см. – Текст : непосредственный.

6. Об утверждении «Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков их хранения» приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Доступ из
справ. -правовой системы «КонсультантПлюс». – ISBN 978-5-392-26312-9. – Текст :
непосредственный.

7. Единый классификатор документной
информации Архивного фонда Российской Федерации — Росархив, ВНИИДАД. Москва :
Стандартинформ, 2007. ; 45 см. – Текст : непосредственный.

8. ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Национальный стандарт
РФ. Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Москва :
Стандартин-форм, 2017. ; 35 см. – Текст : непосредственный.

9. Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам
и службам документационного обеспечения.- М.: «Стандарт»,1991. – 158 с. – ISBN
999-4-382-25367-3. – Текст : непосредственный.

10. Инструкция
по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждена приказом
Росархива от 20.12.2019 № 237; зарегистрирована Минюстом России 13.02.2020,
рег. № 57488. Москва: НТЦ ЯРБ, 2017.–32 с.; 20 см.– (Федеральные нормы и правила в
области использования атомной энергии). – 100 экз. – ISBN 978-5-9909994-0-4. –
Текст : непосредственный.

11. Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного
самоуправления (утверждены приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199).
Электронный ресурс. – Режим доступа: http://archives.gov.ru/documents/methodics.shtml
(дата обращения: 10.01.2021).

Фрагмент текста работы:

Особенности и порядок оформления результатов экспертизы ценности

1.1. Экспертиза ценности как подход к изучению
документа Изменения, происходящие в
России с 1990-х гг. в социально-экономической, политической и общественной
жизни страны, не смогли не сказаться на развитии сферы документационного и
архивного дела. Они коснулись в первую очередь области экспертизы ценности
документов. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов
и отбора их на постоянное хранение.

Представляется важным
определить принципы отнесения документов к разряду ценных для последующего их
особого хранения. Основными методами исследования являются описательный и
историко-сравнительный, а также функциональный. Необходимо отметить, что вопрос
необходимости отбора ценных документов для последующего их хранения, накопления
информативной базы и передачи потомкам, был актуален еще в античную эпоху,
однако впервые стал разрешаться с точки зрения правовых норм в XVIII столетии.

Затем, по мере накопления
нормативной базы, в рамках документоведения выделились основные принципы отбора
документов. В советской эпохе уже первые декреты ВЦИК и СНК закрепили базовые
принципы отбора ценных бумаг, что позволило совершенствовать методы определения
ценности документов. Однако данный вопрос актуален и современен, так как
технический прогресс приводит к устареванию используемых методов не позволяя
охватить весь объем современной продукции, в том числе ставших привычными,
удобными электронных документов, аудиовизуальной продукции, требующих иных
условий хранения и правотворческой инициативы в области интеллектуального права[1]. [1] Орлова НА. Экспертиза ценности
документов ГАФ СССР (1958 – 1980 гг.) М., 1984.