Курсовая теория на тему Принципы организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРИНЦИПОВ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВОВ 6

1.1 Основные понятия документооборота 6

1.2 Порядок и принципы организации работы архива 12

ГЛАВА 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ ПО ФОНДАМ, ОБЪЕДИНЕННЫМ ФОНДАМ, КОЛЛЕКЦИЯМ 19

2.1 Виды архивных фондов и коллекций 19

2.2 Организация архивных документов в пределах архивного фонда 29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 36

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 38

Введение:

Актуальность темы исследования. Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. Все аспекты создания и работы архивов изучает специальная дисциплина–архивоведение. Наука об архивах в нашей стране существует около двухсот лет.

В настоящее время под архивоведением понимают комплексную научную дисциплину, изучающую историю, теорию, современную организацию архивного дела как отрасли управления, архивные технологии, архивное право и другие направления, связанные с архивными документами.

Одни архивы возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации. В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд российской Федерации. Согласно Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко–культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно–правовых и научно–методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов архивного фонда зависит успех поиска документов.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда. Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния регламентирован федеральным законодательством. Закон возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.

Целью исследования в данной работе является рассмотрение особенностей принципов организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям.

Достижение поставленной цели реализуется посредством выполнения следующих задач:

– рассмотреть теоретические аспекты принципов организации документов архивов;

– проанализировать комплектование архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям.

Объектом исследования являются документы в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям.

Предметом исследования является специфика принципов организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям.

Методологическая база исследования:

– системный, комплексный и динамический подходы, традиционный анализ документов, метод экспертных оценок, статистические методы обработки информации;

– современные концепции, отраженные в научно–исследовательской литературе (книгах, справочниках, журналах, энциклопедиях, учебных пособиях и пр.).

Исследовательская работа построена следующим образом – введение, основная часть (две главы теоретического и аналитического содержания), заключение, список использованных источников.

Заключение:

Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в архивах наиболее ценной части документов.

Вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, создание справочников системы НСА, учет) направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов.

И хотя работа по информационному обслуживанию организаций и граждан зачастую бывает тяжелой и кропотливой по объективным причинам – большое количество запросов при небольшом штате сотрудников архива, неудовлетворительное качество архивных справочников, отсутствие автоматизированных поисковых систем и т.п., – архивист должен помнить, что он не только хранитель, а одно из важнейших звеньев в цепи информационного обмена. Он должен прекрасно разбираться в целях, формах использования документов, знать виды информационных документов, составляемые в архиве в ответ на запросы, и правила их оформления.

Использование архивных документов в нашей стране базируется на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан.

Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы.

В рамках исследовательской работы, можно сделать вывод о том, что были выполнены все поставленные задачи, а именно:

– рассмотрены теоретические аспекты принципов организации документов архивов, в частности, основные понятия документооборота, а также порядок и принципы организации работы архива;

– проанализировано комплектование архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям, собственно, виды архивных фондов и коллекций, а также организация архивных документов в пределах архивного фонда.

Следовательно, цель работы достигнута в полном объеме, в ходе исследования сделаны соответствующие выводы.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРИНЦИПОВ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВОВ

1.1 Основные понятия документооборота

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий (ГОСТ Р 7.0.8 ). Наряду с этим термином с 70–ых гг. ХХ в. Используется понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Первоначально в эти два понятия вкладывался разный смысл, при этом последнее ассоциировалось с применением в делопроизводстве новых информационных технологий и понималось как «создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций».

В настоящее время понятия «Делопроизводство» и «ДОУ» используются как синонимы. Понятие «документационное обеспечение управления» подчеркивает роль и значение информационно–документационного обслуживания в процессе управления, его во многом определяющее воздействие на принятие самих управленческих решений.

Термин «делопроизводство» обозначает то же самое, что и термин «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот сравнительно недавно в связи с изменением организационно–технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию. Это было вызвано внедрением в сферу работы с документами средств компьютерной техники и появлением новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Именно делопроизводство сегодня пытается провести упорядочение управленческого процесса путем расписывания порядка составления, оформления, утверждения, согласования, подписания, исполнения, сохранения документов при решении определенных вопросов.

Делопроизводство можно охарактеризовать как систему работы с документами.

Важнейшими составляющими этой системы являются документирование и документооборот.

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе. ГОСТ Р 7.0.8 дает более простое определение этому термину – «создание документа».

При создании документов используется совокупность методов, способов и средств документирования.

Метод документирования – это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.п.).

Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и др.).

Средства документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа.

Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно–выводными устройствами ЭВМ.

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы и средства документирования в своей совокупности являются основой видового разнообразия документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или формирования в дело.

Значение оптимальной организации документооборота в документационном обеспечении управления в настоящее время необычайно велико. Основными требованиями к организации документооборота являются:

– оперативность прохождения документов;

– исключение лишних инстанций прохождения и действий с документами;

– максимальное единообразие в порядке прохождения документов и в процессе их обработки.

В технологию работы с документами входит:

– прием и первичная обработка документов;

– их предварительное рассмотрение и распределение;

– регистрация документов;

– контроль исполнения документов;

– информационно–справочная работа;

– исполнение документов;

– их отправка;

– систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Совершенствование делопроизводственных процессов достигается разными способами, главным из которых является унификация форм документов, приемов фиксирования информации и ее обработки.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой–либо комплекс или систему.