Курсовая теория на тему Применение компьютеров и другой современной оргтехники в работе секретаря-референта

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 Значение и роль секретаря в управлении организацией. 5

1.1 Виды и категории секретарей. 6

1.2 Функции и обязанности секретаря. 7

2 Организационно-технические средства в работе секретаря. 9

2.1 Техническое оснащение рабочего места секретаря. 9

2.2 Значение и роль компьютера в исполнении служебных
обязанностей секретаря  15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 20

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 22

Введение:

Широкое развитие научной
и технической мысли привело к изменению различный требований, предъявляемых к
современному пользователю, а соответственно и к техническому труду. В связи с
научно-технической революцией произошло огромное развитие, большой шаг вперед в
применении различной техники и программного обеспечения, поэтому
квалификационные требования к работнику уже не те, что были буквально 5-10 лет
назад. Это
касается и секретарского обслуживания. Если раньше бытовало мнение, что
секретарь нежен в организации только для телефонных переговоров, то сейчас
секретарь является очень важным сотрудником.

В своей деятельности
секретарь работает с огромным количеством различных технических средств,
которые просто необходимы ему для работы. Вся организационная техника,
применяемая в современных офисах, предназначена для сбора, обработки, хранения
большого объема информации. И самым главным помощником является компьютер.

Именно компьютер помогает
выполнять широкий круг задач: от составления и редактирования документов, регистрации
и контроля за их исполнением, хранением и поиском документов и другой полезной
информации, приемом, передачей документов по каналам связи до передачи документов
на архивное хранение.

Актуальность изучаемой
темы заключается в том, к сожалению до сих пор не каждый секретарь в своей
работе использует технические средства, не умеет их эксплуатировать или не
имеет возможности, а ведь с точностью можно утверждать, что качество и
эффективность работы аппарата всей организации порой во многом определяется
умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить
руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических
функций, ведь не зря квалифицированный и грамотный секретарь сейчас очень
ценится. При этом одни элементарно не имеют возможности научиться работать с
современными техническими средствами, а другие просто не хотят, так как привыкли
работать «по старинке».

Объектом исследования
является современные технические средства.

Предметом исследования
являются современные компьютерные средства и оргтехника в работе секретаря.

Цель исследования — применение
компьютеров и другой современной оргтехники в работе секретаря-референта.

Для достижения
поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить
значение и роль секретаря в управлении организацией.

2. Рассмотреть
все организационно-технические средства, используемые в работе секретаря. При проведении исследования использовались следующие
методы: изучение источниковой базы, литературные источники, интернет-ресурсы. Курсовая работа состоит из введения, двух разделов,
заключения, списка использованных источников. Во введении раскрывается актуальность темы, ставится
цель и задачи, характеризуются методы исследования и структура работы. В первом разделе рассматривается значение и роль
секретаря в структуре современной организации. Во втором разделе подробно описываются организационно-технические
средства, используемые в работе секретаря. В заключении подводятся итоги проделанной работы.

Заключение:

Несомненно, важными факторами успеха в работе
секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать
впечатление, повышающее авторитет руководителя.

Секретарь является важным
звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и
своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным
представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует
умения производить благоприятное впечатление на работников организации и
представителей других фирм. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние
и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным
связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и
распоряжения в жизнь между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по
телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми
бумагами. Однако,
огромное количество обязанностей и огромный поток информации и происходящие на
нем процессы, могут сломить любого.

С появлением персональных
компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки
документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время
возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта. Растет и
роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями.

Работа секретаря
отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и
потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно
несколько видов работ, многообразием контактов.

Современный офис уже
невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с
документами до сих пор во многих фирмах секретарь, на которого возложено
делопроизводство, использует компьютер как пишущую машинку с памятью для набора
и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют
автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования
документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной
работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения
документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до
организации полнотекстового электронного архива.

Фрагмент текста работы:

1 Значение и роль секретаря в управлении организацией Все
знаю, что секретарь – нужный и необходимый сотрудник в офисе, да и в организации
в целом. При этом мало кто знает, откуда пошло понятие «секретарь» и как дано в
России существует понятие секретарское дело. Развитие
секретарского обслуживания сильно отставало еще в начале прошлого столетия.
Должность секретаря в управленческом аппарате впервые появилась в СШУ в 1789. В
Англии в 1820 году. В России первые упоминания в документах от 1840 есть
упоминания о секретарях. Со временем начали открываться школы по обучению
данной профессии. После
1917 года роль секретарей снизилась, сократилось их количество. Но при этом
интерес к данной профессии постоянно рос.

В 1925 году секретарей
официально включили в канцелярско-техническую группу наравне с машинистками,
рассыльными.

После 1932 года
происходит разделение секретарей на две группы: помощники и референты, и вторая
группа – машинистки-секретари.

В начале 1960-х гг. в
единый квалификационный перечень были включены только секретари-машинистки и секретари-стенографистки
с низким окладом. Сотрудников этим профессий могли иметь только руководители
высокого ранга, например руководители ведомств, министерств, управлений. Руководители более
скромного уровня могли довольствоваться в своем штатном расписании только одним
секретарем, а учитывая, что работа с документами предусматривала огромную
нагрузку, работу с большим объемом документации и информации, руководители
начали привлекать в свой штат так называемых «подснежников», сотрудников,
которые значились под другими должностями, инженер или экономист, а выполняли
работу секретаря.

И только после 80-х годов
начали вводить официально в штатные расписания инженеров, документоведов и т.д.
Эти специалисты зачастую и выполняли обязанности секретарей и являлись
помощником руководителей.