Курсовая теория на тему Предустановленные и пользовательские форматы в MSExcel

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Теоретические
аспекты применения Microsoft Excel 5

1.1 Основные возможности MS
Excel 5

1.2 Интерфейс и управление. 11

Глава 2. Характеристика предустановленных
и пользовательских форматов в MS Excel 18

2.1 Предустановленные
форматы в MS Excel 18

2.2 Пользовательские
форматы в MS Excel 22

Заключение. 31

Список использованных
источников. 33

Введение:

Табличный процессор Microsoft Excel является одним из
наиболее распространенных средств, реализующих технологии обработки табличной
информации. Функциональные возможности процессора Microsoft Excel многообразны
и включают как инструменты для выполнения рутинных операций по вводу данных, их
форматированию и выполнению вычислений, так и более сложные инструменты,
позволяющие решать различные практические задачи от поиска оптимальных решений
до ведения баз данных.

В настоящее время, применение информационных технологий в
современном мире набирает все большую популярность. Почти во всех сферах
деятельности мы встречаемся с различными объемами информации в зависимости от
формы ее представления. Например, людям, занимающимся экономической
деятельностью, приходится обрабатывать огромные массивы информации с
использованием логических операций и выполнением сложных математических
расчетов экономического характера. Табличные процессоры позволяют
автоматизировать процесс обработки числовой информации, а также быстро, удобно
и с высокой точностью обработать любые массивы информации.

Большое практическое значение для обработки числовой
информации имеет пакет функций табличного процессора Microsoft Excel,
применение которого облегчит работу пользователя во много раз и позволит
получить результаты без расчетов ручным методом или специального
программирования.

В зависимости от того какую задачу необходимо решить
пользователю, Microsoft Excel предлагает использование различных категорий
функций.

Таким образом, современные табличные процессоры, в частности
Microsoft Excel, представляют собой чрезвычайно мощное средство по решению
широкого диапазона задач: от проведения простейших расчетов до создания средств
автоматизации вычислений. При помощи этого программного приложения можно
анализировать большие массивы данных. В Microsoft Excel встроены более
четырехсот математических, статистических, финансовых и других
специализированных функций, которые необходимы для автоматизации процесса
обработки различных видов информации и являются основной особенностью
табличного процессора.

Таким образом, объектом исследования является Microsoft
Excel, а его предметом – предустановленные и пользовательские форматы в MS
Excel.

Цель исследования – изучить предустановленные и
пользовательские форматы в MS Excel.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:

— изучить основные возможности MS Excel;

— рассмотреть интерфейс и управление;

— изучить предустановленные форматы в MS Excel;

— изучить пользовательские форматы в MS Excel.

Заключение:

Программа обработки электронных таблиц MS Excel обеспечивает
пользователя богатым набором возможностей создания и изменения таблиц, которые
могут со­держать числа, текст, даты, денежные единицы, графику, а также
математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы,
их форма­тирование и выполнение различного рода вычислений в значительной
степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных
в ви­де диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического
ана­лиза данных и решения оптимизационных задач.

Кроме специфических инструментов, характерных для работы с
электронными таблицами, MS Excel обладает стандартным для приложений Windows
набором файловых операций, имеет доступ к буферу обмена и механизмам отмены и
возврата.

Главное преимущество программы Office Excel – это наличие
огромного количества встроенных стандартных функций, что позволяет легко и
быстро применять различные вычисления. Встроенная функция – это формула,
которая была заранее подготовлена. Перед ее написанием нужно обязательно ввести
знак «=». Программа Excel предусматривает наличие нескольких категорий функций,
что существенно упрощает работу. Математические и тригонометрические функции
используются при обработке матриц и решении различных задач. Логические функции
подходят для решения задач с определенными условиями.

Работа с табличными данными может быть существенно упрощена
при использовании статистических функций. Именно они позволяют проводить
экономические исследования и статистические вычисления. Среди категорий особое
место занимают финансовые, текстовые, инженерные и информационные функции.
Также есть возможность обрабатывать все данные в формате время и дата.

Microsoft Excel имеет множество встроенных форматов числа,
валюты, процентов, даты и времени. Но бывают ситуации, когда нужно что-то
вполне конкретное. Если ни один из встроенных форматов Excel не
соответствует вашим потребностям, вы можете создать свой собственный.

Числовые форматы определяют способ отображения чисел в
Excel. Ключевым их преимуществом является то, что они меняют внешний вид
данных в ячейках без их изменения. В качестве бонуса они делают рабочие
листы более наглядными и профессиональными.

Форматированный результат — это просто то, как он выглядит.
И вы должны быть осторожны, если используете эти обработанные результаты в
вычислениях, которые не ссылаются непосредственно на ячейку. Например, если вы
введете эти форматированные значения в калькулятор, вы получите результат,
отличный от формулы, которая ссылается на эту ячейку. Часто это бывает при
подсчёте итогов и суммы процентных долей.

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения
удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно
содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные
результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции
позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и
используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в
различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут
хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного
рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые
имели вид разграфленных листов или картотеки.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты применения Microsoft
Excel

1.1 Основные возможности MS Excel

Программа обработки электронных таблиц Microsoft
Excel (в дальнейшем для крат­кости используются названия Excel или MS
Excel), как и текстовый редактор MS Word, входит в пакеты семейства Microsoft
Office. В настоящее время используются в основном версии MS Excel 7.0, MS Excel
97, MS Excel 2000, которые вхо­дят в пакеты MS Office 95, MS Office 97 и MS
Office 2000 соответственно. В посо­бии рассматриваются общие вопросы работы с
программой обработки электронных таблиц, которые в той или иной форме
представлены во всех упомянутых версиях. Поэтому а пособии нигде не
конкретизируется версия программы. Приведенные в пособии примеры получены в
редакторе MS Excel 97 [3].

Программа MS Excel — это мощный и достаточно простой в
использовании пакет обработки электронных таблиц, предназначенный для решения
широкого круга планово-экономических, учетно-статистических, научно-технических
и других задач, в которых числовая, текстовая или графическая информация с
некоторой регулярной, повторяющейся структурой представлена в табличном
виде. Электрон­ная таблица так же, как и обычная таблица, состоит
из строк и столбцов, на пересе­чении которых
располагаются ячейки. Однако, в отличие от обыкно­венной, электронная
таблица служит не только для наглядного представления числовой, текстовой и
графической информации.

Основное отличие электронной таблицы от обычной состоит в
возможности размещения различных расчетных формул в ее ячейках, а
также в широкой автоматизации обработки представленных в табличном
виде данных. Пусть, например, в одном столбце таблицы находится доход различных
организаций за некоторый период, а в другом столбце нужно по­местить подоходный
налог, который определенным образом вычисляется в зави­симости от полученного
дохода. Вместо того чтобы выполнять ручной расчет на­лога, в ячейки этого
столбца можно записать соответствующие расчетные формулы, а программа
Excel сама подсчитает налог и поместит соответствующие значения в
нужные ячейки вместо стоящих там. формул. Поэтому программу Excel
доста­точно часто называют процессором электронных таблиц [1].

Программа обработки электронных таблиц MS Excel обеспечивает
пользователя богатым набором возможностей создания и изменения таблиц, которые
могут со­держать числа, текст, даты, денежные единицы, графику, а также
математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы,
их форма­тирование и выполнение различного рода вычислений в значительной
степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных
в ви­де диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического
ана­лиза данных и решения оптимизационных задач.

Кроме специфических инструментов, характерных для работы с
электронными таблицами, MS Excel обладает стандартным для приложений Windows
набором файловых операций, имеет доступ к буферу обмена и механизмам отмены и
возврата.

Документы МS Excel записываются в файлы, имеющие расширение
.xls. Кроме того, MS Excel может работать с электронными таблицами и
диаграммами, созданными в других распространенных пакетах (например, Lotus
1-2-3), а также пре­образовывать создаваемые им файлы для использования их
другими программами.

Основные возможности и инструменты программы MS Excel [6]:

— широкие возможности создания и изменения таблиц
произвольной структуры;

— автозаполнение ячеек таблицы;

— богатый набор возможностей форматирования таблиц;

— богатый набор разнообразных функций для выполнения
вычислений;

— автоматизация построения диаграмм различного типа;

— мощные механизмы создания и обработки списков (баз
данных): сортировка, фильтрация, поиск;

— механизмы автоматизации создания отчетов.

Кроме специфических, характерных для программ обработки
электронных таб­лиц MS Excel обладает целым рядом возможностей и инструментов,
используе­мых в текстовом редакторе MS Word и в остальных приложениях пакета MS
Office, а также в операционной системе Windows [8]:

— мощная встроенная справочная система, наличие
контекстно-зависимой справки;

— изменение форм текстового курсора и указателя мыши при
изменении теку­щей ситуации в редакторе, облегчающее пользователю ориентацию в
произво­димых программой и возможных собственных действиях;

— набор заготовок (шаблонов) документов, наличие мастеров —
подсистем, авто­матизирующих работу над стандартными документами в стандартных
ситуа­циях;

— возможность импорта — преобразования файлов из форматов
других программ обработки электронных таблиц в формат MS Excel, и экспорта —
преобразова­ния файлов из формата MS Excel в форматы других программ;

— доступ к буферу обмена, позволяющему осуществлять перенос
фрагментов как внутри одного документа, так и между различными документами и
приложениями;

— механизмы отмены и восстановления после нее последних
выполненных действий (откат и накат);

— поиск и замена подстрок;

— средства автоматизации работы с документами — автозамена,
автоформат, автоперенос и т. д.;

— возможности форматирования символов, абзацев, страниц,
создания фона, обрамления, подчеркивания;

— проверка правильности написания слов (орфографии) по
встроенному словарю на разных языках;

— широкие возможности по управлению печатью документов
(определение коли­чества копий, выборочная печать страниц, установка качества
печати и т. д.);

— рассылка документов по сети

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет
обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и
диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного
учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц
является [10]:

— ввод и редактирование данных;

— форматирование таблиц;

— автоматизация вычислений;

— представление результатов в виде диаграмм и графиков;

 -моделирование
процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ,
созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое
входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в
пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания
профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и
глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и
публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность
применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем
расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой
ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет
ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

— автоматизацию всех итоговых вычислений;

— выполнение однотипных расчетов над большими наборами
данных;

— возможность решения задач при помощи подбора значений с
разными параметрами;

— возможность обработки результатов эксперимента;

— возможность табулирования функций и формул;

— подготовка табличных документов;

— выполнение поиска оптимальных значений для выбранных
параметров;

— возможность построения графиков и диаграмм по введенным
данным.

При
запуске табличного процессора пользователь видит перед собой полноценный
веб-ресурс, а не обычную программу. На стартовой странице размещены различные
шаблоны, которые можно подгружать из Интернет. Данную версию программы также
удобно использовать на смартфонах и планшетах.

Рассмотрим более подробно внесенные изменения [7]:

Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью
записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с
помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все
необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь
может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра.
Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет
направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор
действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом
использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия
Excel, установленная на компьютере пользователя.

При такой непосредственной связи некоторых документов с
сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который
разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out
отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.

Возможность установления прав и ограничений для других
пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно
запретить показывать страницу или редактировать ее.

Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из
программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется
по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.

Более широкий список источников данных, что позволяет
увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Электронный
табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных
бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования
производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel
содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить
множество задач в области естественных и технических наук [4].

Электронные таблицы широко используют для автоматизации
вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например,
бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования
математических формул в электронных таблицах дает возможность представления
взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало
возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались
исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц
относятся:

— бухгалтерский и банковский учет;

— планирование и распределение ресурсов;

— проектно-сметные работы;

— инженерно-технические расчеты;

— обработка больших массивов информации;

— исследование динамических процессов;

— сфера бизнеса и предпринимательства.

Одним из важных функциональных расширений табличного
процессора MS Excel стала встроенная среда программирования Visual Basic for
Applications (VBA), которая предназначена для решения прикладных задач в MS
Office. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности
языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного
программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные
пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных
таблиц.