Курсовая теория на тему Правовые основы комплектования хранения и учета документов архивного фонда рф

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Архив как многокомпонентная система хранения и
управления документами.. 5

1.1 Создание архива,
нормативное регулирование. 5

1.2 Основные функции
архивов. 8

Глава 2. Экспертиза ценности документов как основной
фактор хранения документов.. 15

2.1. Экспертиза
ценности документов как критерий сроков хранения документов в архивах. 15

2.2. Принципы и
критерии экспертизы ценности документов для последующего помещения их в архив. 21

Заключение. 31

Список использованных источников и литературы.. 36

Введение:

Актуальность темы. Изменения, происходящие в России в
социально-экономической, политической и общественной жизни страны, не смогли не
сказаться на развитии сферы документационного и архивного дела. Они коснулись в
первую очередь области хранения документов.

Актуальность выбранной темы обуславливается тем фактом,
что документоведение является вспомогательной дисциплиной, которая осуществляет
регулирование информационных потребностей общества, поэтому научно-техническая
база, и практические рекомендации по определению и хранению документов до сих
пор разрабатываются и совершенствуются уже имеющиеся.

Нам представляется важным определить принципы
отнесения документов к разряду ценных для последующего их особого хранения.

Основными методами исследования являются описательный
и историко-сравнительный, а также функциональный.

Итак, целью данной курсовой работы является изучение правовых
основ комплектования хранения и учета документов архивного фонда РФ.

Исходя из заявленной цели были поставлены следующие
задачи:

— рассмотреть условия создания архива, его нормативное
регулирование;

— изучить основные функции архивов;

— охарактеризовать экспертизу ценности документов как
критерий сроков хранения документов в архивах;

— выявить принципы и критерии экспертизы ценности
документов для последующего помещения их в архив.

Степень разработанности изучаемой проблемы. Вопросами хранения
и учета документов занимались такие ученые как Г.Н. Ланской, Е.В. Алексеева,
Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Е.В. Булюлина, Е.М. Бурова, М.П.
Жукова, В.А. Кудряев,  Н.А. Орлова, Т.И. Хорхордина,
А.Ю.  Чмыхало и другие. Рассмотрим
некоторые из них.

Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник
для вузов. В данном учебном издании рассмотрены
история развития системы государственного делопроизводства,
нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила
работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой
деятельности, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных
доку­ментов.

Хорхордина Т.И. Российская наука об архивах. История.
Теория. Люди. В данном учебном издании впервые в истории отечественной науки
анализируется целостный процесс возникновения, становления и развития
архивоведения XVI — начала XX в. В научный оборот вводится обширный комплекс
архивных документов и других источников, на основе которых воссоздается история
развития архивоведческой мысли в России. Данное учебное издание предназначено
для специалистов, аспирантов и студентов гуманитарных вузов, а также всех, кто
любит и ценит историю России.

Чмыхало А.Ю. Архивное дело: учебное пособие. В пособии в краткой форме изложены основные
теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела, история
возникновения и развития архивного дела в России, освещаются современные
проблемы организации архивного дела в Российской Федерации.

Структура работы. Данная работа состоит из введения, в
котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, двух
глав и четырех параграфов, в которых раскрывается сущность
рассматриваемого  в данной работе
вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованных
источников и литературы, который содержит перечень материалов, использованных
при написании данной курсовой работы.

Заключение:

В зависимости от ценности документа, его
информативности, культурной и духовной значимости для последующих поколений
закрепляется срок и условия хранения, а также доступность, иными словами,
публичность данного документа, так как под определение «ценный документ»
подпадает и ряд правительственно важных бумаг, что составляют государственную
тайну, либо же подлежат разглашению по истечению определенного срока хранения.

Таким образом, для экспертизы ценности документов мы
видим два базовых вопроса, подлежащих решению:

1) Какие документы являются ценными либо уникальными;

2) Какие документы подлежат уничтожению.

Следует отметить, что данная проблема находится до сих
пор в процессе проработки, обсуждается в современной РФ, и ряде зарубежных
стран, заботящихся о своем культурном и информационном достоянии.

Принципы, критерии, методы составляют основу теории
экспертизы ценности документов и комплектования архивов. На этой основе
методически и организационно строится вся практическая работа архивных
учреждений.

Общенаучные принципы, то есть универсальные, общие для
всех научных дисциплин, приняты и в архивоведении. Применительно к экспертизе
ценности документов ими являются принципы историзма, всесторонности и
комплексности.

Впервые основные принципы экспертизы ценности
документов были сформулированы в 1958 г. К.Г. Митяевым, как принципы историзма,
партийности, всесторонности и комплексности. Принцип партийности в условиях
господства официальной советско-партийной идеологии ставился на первое место,
при этом он рассматривался как определение классовой природы документа, его
значения с точки зрения интересов трудящихся классов. Разумеется, в условиях
современной РФ данный принцип был заменен принципом объективности.

Ценность документа – информационные возможности
документа, обусловливающие их историческое, научное, социальное, культурное и
иное общественное значение. Экспертиза старается при отборе избежать больших
потерь информации, но принять на хранение всё невозможно, поэтому возникает
приоритет более ценного перед менее ценным. Документы обладают неодинаковой
ценностью.

Критерии ценности документов – система научно
обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности
документов. Начиная с 1970-х гг. в отечественном архивоведении применяются 3
группы критериев ценности:

1) Критерии происхождения – роль и место организации в
системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость
выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества (то есть
значение фондообразователя); время и место создания документа.

2) Критерии содержания – значимость события (явления),
отраженного в документе; значение имеющейся в документе информации; повторение
информации документа в других документах; вид документа; подлинность документа.

3) Критерии внешних особенностей – форма фиксации и
передачи содержания, удостоверения, оформления документа (в том числе
художественные, языковые, палеографические особенности); физическое состояние
документа.

Значение времени образования документа. Имеются
определенные временные периоды, за которые в силу различных причин сохранилось
небольшое количество источников. Такие документы требуют особо бережного
отношения. С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты,
ограничивающие деятельность экспертов. Документы, возникшие ранее запретных
дат, экспертизе не подвергаются и уничтожению не подлежат. Нельзя уничтожать
документы, созданные ранее второй половины XIX в. Документы, созданные в период
со второй половины XIX в. до 1945 г. включительно, можно выделять к уничтожению
только с разрешения Росархива.

Критерий вида документа. Согласно этому критерию,
группа документов одного наименования, общего назначения и единого формуляра –
вида непосредственно связана с определенной функцией и имеет определенную
устойчивую ценность. В современных условиях появляются документы, содержащие в
себе функцию и информацию ряда ранее самостоятельных видов документов.
Например, бизнес-план – и план как таковой, и финансовый документ одновременно.

Критерий подлинности документа является
основополагающим — подлинник отбирается на постоянное хранение в первую
очередь, а копии – только в необходимых случаях.

Критерии ценности документа применяются в комплексе. В
экспертизе действует правило: для отбора документа на хранение достаточно хотя
бы одного критерия ценности, а для отбора документов на уничтожение надо
применять всю совокупность критериев.

Другими словами, чтобы уничтожить документ, надо
признать его не имеющим ценности ни по одному из критериев.

Так в отечественном архивоведении реализуется тезис
Н.В. Калачова: «Пусть лучше лишнее хранится, чем полезное уничтожается».

Также вопросы, связанные с номенклатурой дел
организации, поднимаются в нормативных документах и в литературе постоянно.
В основном, они касаются традиционных аспектов, как то: определение
номенклатуры дел, ее функции и оформление.

Номенклатура дел по своим основным функциям выступает
как:

1) поисковый справочник по документам организации;

2) учетный документ, отражающий состав документов и
количество дел документального фонда организации.

Характерным свойством номенклатуры дел можно назвать
то, что она отражает изменяющийся объект (документальный фонд организации),
сведения об изменениях которого вносятся в таблицу номенклатуры. Последнее
особенно важно. Именно оно делает номенклатуру дел основой для составления
описей. Это свойство реализуется в процессе функционирования номенклатуры дел
посредством ее ведения.

Под ведением номенклатуры дел мы понимаем внесение в
нее изменений в соответствии с изменениями, происходящими в документальном
фонде организации. Ответственность за своевременное и качественное
осуществление этого процесса лежит на службе делопроизводства.

Вопросы ведения номенклатуры дел можно разделить на:

1) процессуальные, связанные с организацией получения
сведений об изменениях в численности и составе дел;

2) связанные с порядком внесения изменений.

Тем не менее две группы вопросов пока что не получили
нормативной регламентации и оставлены на усмотрение практиков делопроизводства:

1) развитие номенклатуры дел в связи с активным
включением в документальный фонд организаций электронных документов;

2) ведение номенклатуры дел.

Первая группа вопросов остается нерешенной в связи с
консервативностью сферы делопроизводства и сравнительно недавней активизацией
включения в документационное обеспечение управления электронных ресурсов.

Вопросы второй группы стоят давно, но регламентируются
в нормативных документах редко и поверхностно.

Таким образом, мы приходим к выводам в данной курсовой
работе, что основные критерии отбора документов установлены и на данном этапе
работы с информацией не подлежат расширению, однако интерпретация документов, а
также работа с новыми типами продукции, в том числе электронной, требует
особого внимания.

Кроме того, отдельно располагаются документы личного
происхождения, которые могут представлять уникальную историко-культурную
ценность, или являться вспомогательными источниками при работе с биографией
определенной личности.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Архив как многокомпонентная система
хранения и управления документами 1.1 Создание архива, нормативное регулирование Богатая история существования архивов исчисляется не
только веками, но и даже тысячелетиями. Во все времена в архивах хранились
документы различных эпох, различного содержания и происхождения. С течением
времени основная функция архивов – сохранение документов дополняется, а именно,
в развитии ставится цель – достижения более значимых культурно-просветительских
задач. Важность существования и развития архивов в современном мире проявляется
в реализации важной социальной функции – обеспечении долговременной памяти общества
с целью сохранения и использования в будущем накопленного общественного опыта.
В настоящее время актуальным будет рассмотрение проблемы эффективной
организации и хранения документов в целях дальнейшего использования информации,
содержащейся в них.

Архив является неотъемлемой частью организации, ее
необходимостью. Федеральный закон от 22 октября 2004 «Об архивном деле в
Российской Федерации» предъявляет требования по организации архивов к
организациям всех форм собственности[1]. Под
действие закона попадают все организации, деятельность которых связана с
осуществлением юридически значимых действий, закрепленных в документах, включая
электронные.

Данный Федеральный закон закрепляет за
государственными органами и органами местного самоуправления обязанность
создания и поддержания архивного отдела, коммерческие организации имеют право
выбора, решение принимает руководство организации. Требование закона
заключается не только в том, чтобы обеспечивать сохранность архивных
документов, но и предоставлять необходимые знания по управлению архивом
(архивохранилищем) на постоянной основе. Это позволит повысить эффективность
работы организации любого уровня и всех форм собственности.

Обязательное хранение архивных документов неизбежно и
закреплено как в положениях архивного закона, так и в требованиях отдельных
нормативных актов, например, на уровне отраслевого законодательства и законов,
регламентирующих коммерческую деятельность, также имеет отношение к гражданам,
ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность.

Многие имеют неполные представления об архиве, и часто
слово «архив» ассоциируется с подвальным и пыльным помещением. Что на самом
деле не отражает полного содержания данного понятия. Полисемантичный термин
«архив» как основная категория в архивоведении находит отражение в нескольких
значениях. Необходимо рассмотреть архив как организацию или ее структурное
подразделение, созданное с целью хранения документов и организации их
дальнейшего использования, а также комплекс множества документов, находящихся
на хранении в организации или у лица. Даже если руководитель организации
исключает необходимость создания архива как структурного подразделения, то это
не означает, что в организации его нет. Архив есть, но пока не имеет четкой
формы, строго закрепленной функциональной нагрузки, отличается полным
отсутствием какого-либо единого порядка и системы. Гораздо легче приступить к
формированию архива в момент создания организации, когда количество бумаг не
так велико и обеспечить их сохранность не представляет особого труда. Если
отложить эту работу на пару лет, когда возрастут объемы документооборота и
начнут исчисляться десятками тысяч единиц, осуществить задачу по формированию
архива будет намного сложнее.

Создание архива несет в себе цель приема документов от
структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения. В
зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное
структурное подразделение организации или подразделение в составе службы
документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее
прием и хранение архивных документов с целью использования. Форма зависит от
объема документов.

Виды архивов классифицируются в зависимости от
компетенции (функций) организации.

Архивы как источники аккумуляции информации хранят в
себе разнообразные комплексы документов, отражающие все стороны жизни общества.
Создание архивов как структурных единиц организации обязательно и способствует
оптимизации деятельности, эффективному развитию, в свою очередь процесс
организации архивов не должен противоречить законодательству.

В современной России деятельность, основанная на
пополнении, хранении и использовании документов Архивного фонда РФ, имеющихся в
государственных и ведомственных архивах, имеет строгое законодательное и
нормативное закрепление.

Основой внутригосударственных нормативно-правовых
документов в сфере архивного дела является статья 29 Конституции РФ, закрепляющая
право граждан свободно искать, получать, передавать, производить и
распространять информацию любым законным способом. Пункт 5 этой же статьи
Конституции гарантирует свободу массовой информации. Тем самым создается
конституционная основа для свободного доступа граждан к архивным документам и
их использованию, в том числе публикации. Это же право, а также обязанность
заботиться о сохранении документов Архивного Фонда РФ вытекают из ст. 44
Конституции, которая гарантирует каждому свободу литературного,
художественного, научного, технического и других видов творчества (п. 1), право
на участие в культурной жизни и пользование учреждениями культуры, на доступ к
культурным ценностям (п. 2) и устанавливает обязанность «заботиться о
сохранении исторического и культурного наследия, беречь памятники истории и
культуры» (п. 3). Статья 24 Конституции запрещает сбор, хранение, использование
и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. Гарантия
прав частной собственности и наследования закреплена в ст. 35 Конституции. Все
эти положения Конституции имеют прямое отношение и к архивному делу.

Профильными федеральными законами и
нормативно-правовыми актами, отличающимися особой важностью, можно отметить:
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[2];
закон Российской Федерации «О государственной тайне» (ст.13, 14, 15)[3],
«Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской
Федерации»[4].
Несмотря на наличие законодательной основы, необходимо обратить внимание на
правовые лакуны в архивном законодательстве, так, например, для одной и той же
документации в различных источниках нормативно-правового регулирования могут
устанавливаться различные сроки хранения, а также не решается вопрос применения
механизма обеспечения сохранности и подлинности электронной документации. [1] Бузунова В.И.
Теоретический аспект архива организации и механизм учета и использования
документов архива // Молодежь и наука. 2017. № 4-1. С. 95-98. [2] Федеральный закон
от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» (с изменениями и дополнениями 27 декабря 2019 г.). [3] Закон РФ от
21.07.1993 №5485-1 (ред. от 29.07.2018) «О государственной тайне». [4] Приказ Росархива
от 06.071998 г. №51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных
залах государственных архивов Российской Федерации».