Курсовая теория на тему Понятие об особо ценных документах

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1 Понятие и признаки ценных документов 5

1.1 Понятие особо ценных и уникальных документов: становление и развитие 5

1.2 Критерии определения особо ценных документов 9

Глава 2 Рынок ценных документов 18

2.1 Архив как объект защиты архивных документов 18

2.2 Опись особо ценных документов 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 34

Введение:

Актуальность работы. Коллекции документов и архивы организаций или частных лиц могут содержать документы особой ценности, отражающие важные исторические события.

Это отражается в частом использовании уникальных документов, так как документы особой ценности содержат информацию о ключевых фактах и явлениях, важных для государственного управления, национальной экономики, национальной обороны, международных отношений и научных исследований.

Документы особой ценности — это документы архивных фондов Российской Федерации, обладающие беспрецедентной культурной, исторической и научной ценностью, имеющие особое значение для общества и государства, на которые распространяется особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ — это особо ценный документ, не имеющий аналогов по содержащейся в нем информации и/или внешним характеристикам и являющийся незаменимым в случае утраты в силу своей значимости и/или возможности подписания.

Помимо Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», определение особо ценного документа дано также в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.

Правила государственного архива распространяются на все виды работы с документами, имеющими большую ценность. Правила устанавливают общие требования по созданию оптимальных условий для хранения особо ценных документов, их размещения в архивохранилищах, выдачи документов из архивохранилищ, проведения работ по проверке наличия и состояния архивов и документов; рассматривают вопросы хранения особо ценных документов, включая создание страхового фонда страховых копий особо ценных документов.

Классификация особо ценных документов, находящихся на государственном хранении, рассматривается в отдельной главе. В книге рассматриваются два основных вопроса классификации: распределение документов в фонде (создание фондов) и организация архивов в архивном фонде.

Обзор источников и литературы: в работе использовались работы авторов Бердникова Т.Б., Боровкова В. А., Горловская И.Г., Грудцын Л.Ю., Спектор А.А. и другие.

Объект исследования — особо ценные документы.

Предмет меры по обеспечению сохранности особо ценных документов.

Целью курсовой работы выступает рассмотрение особенностей особо ценных документов.

Задачи работы:

— проанализировать понятие особо ценных и уникальных документов: становление и развитие;

— исследовать критерии определения особо ценных документов;

— проанализировать архив как объект защиты архивных документов;

— опись особо ценных документов.

Методы исследования. В работе использованы следующие методы исследования: изучение теоретического материала, комплексный анализ научных трудов, осмысление полученных данных и обобщение, формулирование конкретных выводов.

Структура работы – введение, две главы, заключение, список литературы.

Заключение:

Документы Архивного фонда Российской Федерации классифицируются в зависимости от их ценности как ценные, особо ценные и уникальные документы.

Все документы Архивного фонда Российской Федерации, независимо от их происхождения, вида обеспечения, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

Особо ценные документы — это документы Архивного фонда Российской Федерации, имеющие непреходящую культурную, историческую и научную ценность, представляющие особую значимость для общества и государства, для которых установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ — это документ особой ценности, не имеющий себе равных по содержащейся в нем информации и/или внешним характеристикам, невосполнимый в случае утраты по смыслу и/или автографам.

Существуют ограничения на доступ к оригиналам особо ценных документов, включая уникальные документы и документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в плохом физическом состоянии.

В Государственном архиве, Музее, Библиотеке и Архиве Российской академии наук существует график плановых проверок доступности и состояния дел, приведенный ниже.

— Унифицированные документы — раз в год;

— ценные бумажные документы — раз в 10 лет (Государственная библиотека — раз в пять лет);

— аудиовизуальные и электронные документы: один раз в пять лет.

— кинодокументы: один раз в два года.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится на плановой основе наиболее квалифицированными специалистами, на основе конкретных научно-методических достижений в данной отрасли и методических рекомендаций, разработанных архивом.

Уникальные и особо ценные документы будут выявляться Архивным фондом Российской Федерации в соответствии с Положением о государственном учете уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Идентификация уникальных и особо ценных документов осуществляется следующим образом

1) заполнить регистрационную форму и описание уникального документа для каждого выявленного потенциально уникального документа;

2) рассмотрение экспертно-методической комиссией (или иным совещательным органом) материалов, поступивших в архив;

3) представление предложений о включении потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела.

Выявление особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела, экспертно-приобретательной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией архива Российской академии наук и оформляется следующими документами

Следующие критерии считаются важными для идентификации особо ценных документов

— важность учреждения, основателя коллекции

— авторство документов;

— время их создания;

— ценность информации, содержащейся в документах;

— юридическая сила документов, их подлинность;

— Наличие художественных и палеографических особенностей документов.

В архивах Организации по согласованию и под непосредственным контролем Архивного фонда Российской Федерации выявляются документы, представляющие особую ценность. Идентификация проводится в следующем порядке:

1. идентификация коллекций, частей коллекций;

2. идентификация дел по складу;

3. непосредственное изучение отдельных случаев.

Список отобранных коллекций будет согласован с Архивным фондом Российской Федерации. Хранилища будут использоваться для выявления коробок, которые, как предполагается, содержат документы особой ценности, а затем все коробки, выявленные в хранилищах, будут непосредственно исследованы, чтобы вынести окончательное суждение об их особой ценности.

Принципы оценки стоимости следующие:

1) Историчность. 1. историчность: это позволяет рассматривать документ как продукт определенного периода.

2) Полнота. Изучите документ с нескольких сторон. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку стоимости документа.

3) Полнота. Документ оценивается вместе с другими (ни один из них не является столь же важным, как целое).

После утверждения фонда дела, содержащие документы, представляющие особую ценность, должны быть помечены индексом «OC» в правом верхнем углу обложки.

После утверждения запасов необходимо учесть все особо ценные файлы.

Фрагмент текста работы:

Глава 1 Понятие и признаки ценных документов

1.1 Понятие особо ценных и уникальных документов: становление и развитие

Важность документов как культурного, научного и интеллектуального наследия была признана с самого начала существования российского государства. Необходимость сохранения документов, отражающих историю и культуру страны, представляется неоспоримой. Определенные правила уже существовали в Киевской Руси, где документы хранились в специальных шкафах, обычно в православных церквях, а потеря документов сурово каралась. С течением времени и увеличением количества документов возник вопрос о том, какие документы следует хранить и как долго. Сначала эта проблема не была хорошо известна, но в 19 веке стала довольно серьезной, поскольку архивы стали переполнены, а документы уничтожались в большом количестве.

Историки и архивисты столкнулись с необходимостью создания организационной структуры и критериев отбора документов для определения их культурной, научной и исторической значимости. В этот период была введена концепция «архивирования», которая подразумевает периодическое изучение архивных документов с целью их уничтожения или передачи на постоянное хранение.

Этот процесс можно считать этапом контроля записей (DCA) в современном понимании, который не развивался в 20 веке. Однако многие проблемы, с которыми сталкивались архивные учреждения в то время, еще не были решены. Местные власти столкнулись с проблемой выявления и предотвращения несанкционированного уничтожения важных документов. [5, c. 61].

Эксперты, изучавшие этот вопрос, пришли к следующим выводам. Процесс отбора серьезно затрудняется тем, что большое количество ценных документов непреднамеренно уничтожается, поскольку комитеты (экспертные комиссии в современном понимании) плохо подготовлены, а их сотрудники часто не имеют достаточной подготовки и знаний. Еще одной причиной плохого ведения документации является отсутствие систематического понимания управления документацией, особенно на заключительных стадиях дела, когда работа над текущими документами завершена. Краткий перечень документов, содержащий только имена, даты и номера документов, не позволяет правильно оценить информационную ценность документов. Перегрузка архивов и последующее желание «разгрузиться» привели к незапланированному уничтожению документов, Кошелева, Е. Ю. и др.

Например, вопреки положениям Закона о классификации от 25 ноября 1896 года, инспекции проводились различными комиссиями в 1878, 1883, 1886, 1887, 1889 и 1903 годах. Одним из основных препятствий для проактивной классификации архивов является длительная задержка, вызванная отсутствием транспортных средств. Это может привести к задержкам в рассмотрении дел на срок до нескольких лет. Местным властям предстоит еще много работы по созданию и обеспечению надлежащего функционирования архивной системы. Были предприняты усилия для решения некоторых из существующих проблем. [6, c. 71]

Список документов, подлежащих передаче для уничтожения, должен быть представлен в финансовый отдел для утверждения. Затем его следует отправить на рассмотрение в Провинциальный научный архивный комитет (ГУАК). Археологический институт уведомит комитет о дате представления описи, чтобы он мог проконтролировать процесс уничтожения. Со второй половины 1890-х годов Комитет документальной переписи имел протоколы заседаний на каждом этапе для контроля своей работы и документирования процесса переписи. Начиная с 1909 года, в обязанности архивариуса входила подготовка не только краткой, но и подробной описи документов и отправка их в Гуак по окончании срока хранения.