Курсовая теория на тему Основное назначение номенклатур дел, порядок их составления и методика использования
-
Оформление работы
-
Список литературы по ГОСТу
-
Соответствие методическим рекомендациям
-
И еще 16 требований ГОСТа,которые мы проверили
Скачать эту работу всего за 490 рублей
Ссылку для скачивания пришлем
на указанный адрес электронной почты
на обработку персональных данных
Содержание:
Введение 3
1. Определение и назначение номенклатуры дел 5
1.1. Алгоритм разработки номенклатуры дел 6
2. Виды номенклатур дел 9
2.1. Формы номенклатуры 11
3. Схема построения номенклатуры дел 14
3.1. Заголовки дел и определение сроков их хранения 19
Заключение 24
Список использованных источников 26
Введение:
В настоящее время, данная тема является достаточно актуальной, ведь чтобы, вся документация в организации была систематизирована и легко доступна, необходимо обеспечить ее правильное ведение. Для этого используется номенклатура дел – систематизированный перечень наименований имеющихся бумаг организации, который позволяет значительно упростить архивные работы.
Номенклатура регламентирует хранение документации согласно указанным срокам и выполняет следующие основные функции: распределение всего объема бумаг; учет дел, систематизация документов; индексирование для обеспечения удобного поиска рабочих бумаг.
Процедура подготовки включает в себя приведение документации в порядок, сканирование документов, перевод их в электронный вид для дублирования. Также номенклатура используется для построения рабочей картотеки, составления актов на уничтожение бумаг по истечению установленных сроков хранения.
Архивное хранение документов предполагает использование нескольких вариантов номенклатуры дел:
• типовая – разрабатывается специально для определенного предприятия, устанавливает единый состав всех дел;
• примерная – подходит для организаций со схожей деятельностью, но разной структурой. Подобная номенклатура дел обычно носит рекомендательный характер;
• составленная для конкретного случая, предприятия, подразделения. Ее разработкой занимается специалист компании, после чего документация согласовывается с главой архивного отдела и подписывается руководителем.
Первые два вида формируются только специальными службами, отвечающими за документальное обеспечение. Перед утверждением необходимо их одобрение центральной комиссией, после чего проводится согласование с соответствующей государственной архивной службой.
Номенклатура позволяет указать основные направления деятельности компании, отвечает за исполнение дел, их документальное сопровождение. На предприятии могут использовать различные виды номенклатуры в зависимости от поставленных целей. Архивное хранение обеспечивается с учетом действующего законодательства, а также соответствующих актуальных норм.
Объект исследования в настоящей работе – номенклатура дел.
Предметом исследования является порядок составления и методика использования номенклатур дел.
Целью данной работы является рассмотреть основное назначение номенклатуры дел, проанализировать порядок составления и методику использования номенклатуры дел.
Правильная разработка номенклатуры дел организации в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов 2022 играет важнейшую роль в делопроизводстве организации. При любой ведомственной проверке состояния делопроизводство проверяющие запросят номенклатуру дел в числе первых обязательных документов. Номенклатура – это самый главный документ организации. Она очень важна, потому что ее наличие помогает упорядочить весь документооборот: всегда легко можно найти нужный документ. По уникальному индексу дела, можно понять в каком структурном подразделении создан документ и где он находится в данный момент времени и, главное, сколько его необходимо хранить.
Заключение:
В завершении проделанной работы, можно смело отметить, что Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота. Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.
При ведении документооборота специалисты, к примеру отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами: Приказом Главархива № 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами; Решением Росархива; Правилами делопроизводства (Постановление правительства «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»).
Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.
Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел. Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:
• Простота поиска.
• Индексация хранящихся документов.
• Установленный срок хранения материалов.
• Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
• Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
• Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
• Составление актов на их уничтожение.
Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Номенклатура бывает трех видов: типовой (является обязательной для организаций одного типа, утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур), примерной (рекомендация для определенных предприятий и организаций), индивидуальной (создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений).
Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются.
Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.
При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.
Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.
На сегодняшний день ведение документа «Номенклатура дел» не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
Фрагмент текста работы:
Определение и назначение номенклатуры дел
В деятельности любой организации, учреждения, предприятия образуется большое количество различных документов. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации. Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002) [15]. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д. Необходимость документа обусловлена решением следующих задач [4]:
• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности. В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел: типовая (вид номенклатуры дел, который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций), примерная номенклатура дел (отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни), индивидуальная (вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов) [1]. Более подробно мы рассмотрим виды номенклатур немного позже. Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.
Содержание:
ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ 1. ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 6
РАЗДЕЛ 2. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 9
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел 9
2.2 Основные требования к составлению номенклатуры дел 12
2.3 Виды номенклатуры дел 16
2.4 Номенклатура как основа формирования дел 18
ВЫВОДЫ 21
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 23
Введение:
ВВЕДЕНИЕ
Классификация документов — одна из старейших и до сих пор не решенных проблем. Самые ранние этапы связаны с организацией и систематизацией коллекций и составлением каталогов предметов, то есть с первыми библиотеками и архивами, особенно в Древнем Египте и Ассирии.
Исторически первым практическим способом разделения документов на логический порядок — классы, подклассы и более фрагментарные части — была классификация по характеристикам содержания документа, особенно по его тематике (библиотеки в средневековой Европе в VII веке, страны Арабского халифата). Предметные характеристики, лежащие в основе библиотечной классификации, привели к разработке десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, которая используется большинством библиотек мира.
Подобно классификации печатных произведений, рукописей и других документов, первые классификации изобретений были основаны на объективизации: британская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации были основаны на информационных элементах документа.
Комплексный метод классификации документов с учетом особенностей их содержания и формы возник в 20 веке с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Были предприняты первые попытки классификации.
Проблема классификации документов начала активно разрабатываться только в конце 1960-х — начале 1970-х годов в области информационных технологий, книжного дела и архивов, а в конце 1980-х годов — библиографами. Большинство подходов было обусловлено конкретными документально зафиксированными различиями в рамках той или иной дисциплины или области деятельности. Только в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова и Ю.Н. Столярова, удалось создать многомерную классификацию, основанную на информационных и материальных элементах документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» определяет классификацию как «систематическую идентификацию и классификацию деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными терминами, методами и процедурными правилами, представленными в системе классификации».
Самый простой способ классификации документов — разделить их на регистры. Документ в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Хранение и архивирование документов. Термины и определения» — это «документ или набор документов, относящихся к предмету или области деятельности и помещенных в отдельные папки».
Конкретным классификационным признаком, определяющим порядок отнесения документов к делам, является номенклатура дел, которая определена в ГОСТ Р 51141-98 как «систематизированный
Заключение:
ВЫВОДЫ
На основании материала, представленного в данной диссертации, можно сделать следующие выводы:
Номенклатура дел необходима для того, чтобы быстро идентифицировать документы на основе их содержания и типов. Эффективность работы с документами и их безопасность зависят от того, насколько правильно они составлены. Существование картотеки в каждом учреждении, организации и компании является необходимым.
Основные положения по составлению картотеки изложены в Единой государственной системе документооборота (ЕГСД).
Номенклатура может быть конкретной, примерной и формальной. Кроме того, проводится различие между оперативной номенклатурой структурного подразделения и номенклатурой учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы конкретного учреждения или структурного подразделения.
Типовая и примерная номенклатура отражает документы определенной категории учреждений с одинаковым видом деятельности и одинаковым составом документации. Кроме того, стандартная номенклатура устанавливает единую индексацию записей для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Рекомендуется использовать стандартную номенклатуру.
Установлению номенклатуры дел Агентства предшествует подготовительная работа, направленная на обеспечение учета дел в бухгалтерии, соответствия их видам и содержанию документов, подлежащих отложению, правильной классификации по направлениям работы и деятельности Агентства.
Работа по составлению номенклатуры дел, как для структурных подразделений, так и для учреждения в целом, координируется службой управления делами и обычно включает изучение организационной структуры, руководящих принципов и ряда документов, которые станут основой для формулирования названий дел и определения принципов номенклатуры дел. Номенклатуры дел должны включать заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования», картотеки.
Утвержденные копии номенклатур дел являются постоянными документами и включаются в дела отдела делопроизводства Агентства. Если такой офис отсутствует, они включаются в досье регистратора-регистратора.
После утверждения номенклатуры структурные подразделения и государственные органы получают выписки из соответствующих частей номенклатуры для использования в своей работе.
Номенклатура учреждения, не передающего документы в публичное хранилище, утвержденная Комитетом экспертов (КЭ), ежегодно утверждается его руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел подразделения должна быть установлена для того, чтобы обеспечить правильное оформление и регистрацию дел в деле подразделения. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документооборота, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий хранится в архиве учреждения (у лица, ответственного за архив) в качестве справочного документа, а четвертый — в государственном архиве, куда поступают документы учреждения.
Номенклатура учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. Если функции и структура учреждения кардинально меняются, номенклатура составляется, согласовывается и утверждается заново.
Фрагмент текста работы:
РАЗДЕЛ 1. ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура — это структурированный перечень записей, полученных учреждением, с указанием срока их хранения, и имеет несколько целей.
Основная цель номенклатуры — систематизация документов, т.е. как план расположения документов после архивирования, определяя тем самым систему хранения документов в учреждении. В то же время, список задач может быть использован в качестве основы для разделения бумажных документов на физические папки и для регулярного разделения, хранения и извлечения электронных документов в ящики для хранения документов (архивы) внутри организации на уровне системы картотеки или базы данных.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения помещенных в него документов. Документы распределяются по делам на основании номенклатуры, что позволяет определить срок хранения документов на ранней стадии. В будущем наличие данного поля (показателя) в Автоматизированной системе управления документами (АСУД) облегчит создание списков документов, личных дел сотрудников, а также постоянных и долгосрочных мероприятий, связанных с уничтожением документов с истекшими сроками хранения.
При резервном копировании документов на внешние носители учитывается срок хранения, указанный в номенклатуре документов, о чем делается соответствующая пометка. Как и при создании документов, документы с разными сроками действия не резервируются в одном экземпляре, но документы с одинаковым сроком действия резервируются на внешних носителях.
Это позволяет приурочить уничтожение электронных резервных копий на внешних носителях (обычно DVD±R-дисках) к выделению уничтожения бумажных документов по истечении срока действия
