Курсовая теория на тему Основное назначение номенклатур дел, порядок их составления и методика использования

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

РАЗДЕЛ 1. ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 6

РАЗДЕЛ 2. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 9

2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел 9

2.2 Основные требования к составлению номенклатуры дел 12

2.3 Виды номенклатуры дел 16

2.4 Номенклатура как основа формирования дел 18

ВЫВОДЫ 21

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 23

Введение:

ВВЕДЕНИЕ

Классификация документов — одна из старейших и до сих пор не решенных проблем. Самые ранние этапы связаны с организацией и систематизацией коллекций и составлением каталогов предметов, то есть с первыми библиотеками и архивами, особенно в Древнем Египте и Ассирии.

Исторически первым практическим способом разделения документов на логический порядок — классы, подклассы и более фрагментарные части — была классификация по характеристикам содержания документа, особенно по его тематике (библиотеки в средневековой Европе в VII веке, страны Арабского халифата). Предметные характеристики, лежащие в основе библиотечной классификации, привели к разработке десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, которая используется большинством библиотек мира.

Подобно классификации печатных произведений, рукописей и других документов, первые классификации изобретений были основаны на объективизации: британская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации были основаны на информационных элементах документа.

Комплексный метод классификации документов с учетом особенностей их содержания и формы возник в 20 веке с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Были предприняты первые попытки классификации.

Проблема классификации документов начала активно разрабатываться только в конце 1960-х — начале 1970-х годов в области информационных технологий, книжного дела и архивов, а в конце 1980-х годов — библиографами. Большинство подходов было обусловлено конкретными документально зафиксированными различиями в рамках той или иной дисциплины или области деятельности. Только в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова и Ю.Н. Столярова, удалось создать многомерную классификацию, основанную на информационных и материальных элементах документов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» определяет классификацию как «систематическую идентификацию и классификацию деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными терминами, методами и процедурными правилами, представленными в системе классификации».

Самый простой способ классификации документов — разделить их на регистры. Документ в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Хранение и архивирование документов. Термины и определения» — это «документ или набор документов, относящихся к предмету или области деятельности и помещенных в отдельные папки».

Конкретным классификационным признаком, определяющим порядок отнесения документов к делам, является номенклатура дел, которая определена в ГОСТ Р 51141-98 как «систематизированный

Заключение:

ВЫВОДЫ

На основании материала, представленного в данной диссертации, можно сделать следующие выводы:

Номенклатура дел необходима для того, чтобы быстро идентифицировать документы на основе их содержания и типов. Эффективность работы с документами и их безопасность зависят от того, насколько правильно они составлены. Существование картотеки в каждом учреждении, организации и компании является необходимым.

Основные положения по составлению картотеки изложены в Единой государственной системе документооборота (ЕГСД).

Номенклатура может быть конкретной, примерной и формальной. Кроме того, проводится различие между оперативной номенклатурой структурного подразделения и номенклатурой учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы конкретного учреждения или структурного подразделения.

Типовая и примерная номенклатура отражает документы определенной категории учреждений с одинаковым видом деятельности и одинаковым составом документации. Кроме того, стандартная номенклатура устанавливает единую индексацию записей для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Рекомендуется использовать стандартную номенклатуру.

Установлению номенклатуры дел Агентства предшествует подготовительная работа, направленная на обеспечение учета дел в бухгалтерии, соответствия их видам и содержанию документов, подлежащих отложению, правильной классификации по направлениям работы и деятельности Агентства.

Работа по составлению номенклатуры дел, как для структурных подразделений, так и для учреждения в целом, координируется службой управления делами и обычно включает изучение организационной структуры, руководящих принципов и ряда документов, которые станут основой для формулирования названий дел и определения принципов номенклатуры дел. Номенклатуры дел должны включать заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования», картотеки.

Утвержденные копии номенклатур дел являются постоянными документами и включаются в дела отдела делопроизводства Агентства. Если такой офис отсутствует, они включаются в досье регистратора-регистратора.

После утверждения номенклатуры структурные подразделения и государственные органы получают выписки из соответствующих частей номенклатуры для использования в своей работе.

Номенклатура учреждения, не передающего документы в публичное хранилище, утвержденная Комитетом экспертов (КЭ), ежегодно утверждается его руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел подразделения должна быть установлена для того, чтобы обеспечить правильное оформление и регистрацию дел в деле подразделения. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документооборота, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий хранится в архиве учреждения (у лица, ответственного за архив) в качестве справочного документа, а четвертый — в государственном архиве, куда поступают документы учреждения.

Номенклатура учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. Если функции и структура учреждения кардинально меняются, номенклатура составляется, согласовывается и утверждается заново.

Фрагмент текста работы:

РАЗДЕЛ 1. ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура — это структурированный перечень записей, полученных учреждением, с указанием срока их хранения, и имеет несколько целей.

Основная цель номенклатуры — систематизация документов, т.е. как план расположения документов после архивирования, определяя тем самым систему хранения документов в учреждении. В то же время, список задач может быть использован в качестве основы для разделения бумажных документов на физические папки и для регулярного разделения, хранения и извлечения электронных документов в ящики для хранения документов (архивы) внутри организации на уровне системы картотеки или базы данных.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения помещенных в него документов. Документы распределяются по делам на основании номенклатуры, что позволяет определить срок хранения документов на ранней стадии. В будущем наличие данного поля (показателя) в Автоматизированной системе управления документами (АСУД) облегчит создание списков документов, личных дел сотрудников, а также постоянных и долгосрочных мероприятий, связанных с уничтожением документов с истекшими сроками хранения.

При резервном копировании документов на внешние носители учитывается срок хранения, указанный в номенклатуре документов, о чем делается соответствующая пометка. Как и при создании документов, документы с разными сроками действия не резервируются в одном экземпляре, но документы с одинаковым сроком действия резервируются на внешних носителях.

Это позволяет приурочить уничтожение электронных резервных копий на внешних носителях (обычно DVD±R-дисках) к выделению уничтожения бумажных документов по истечении срока действия