Курсовая теория на тему Организация регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
Глава 1. Теоретическое исследование порядка осуществления регистрации документов 3
1.1. Сущность современных регистрационных форм 3
1.2. Особенности осуществления документооборота 6
Глава 2. Анализ процедуры осуществления регистрации документов 11
2.1 Проблемы, возникающие при осуществлении регистрации документов 11
2.2 Пути решения проблем регистрации документов 19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 30

Введение:

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.
В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов .
В свете этих положений актуальность данной курсовой работы заключается в необходимости рассмотрения основ осуществления регистрации документов. Предметом исследования являются особенности, присущие осуществлении регистрации документов.
Целью написания данной курсовой работы явилось выявление содержания осуществления регистрации документов.
Достижение поставленной цели может быть реализовано посредством следующих задач:
1. Характеристика нормативно-правового регулирования в сфере осуществления регистрации документов;
2. Выявление актуальных проблем осуществления регистрации документов.
Методологическую основу написания курсовой составляют сравнительно — сопоставительный, логический методы, а также методы обобщения и описания.
Курсовая состоит из введения, двух глав и заключения.

Заключение:

В основном выделяют три типа: карточная; журнальная; компьютерная. Общий пример оформления книги регистрации можно бесплатно скачать из интернета.
Карточный учёт регистрации — при таком типе ведения регистрации создаётся единая карточка регистрации. Для сортировки применяют цветную маркировку. Она облегчает поиск в большом количестве карт. Всего заводят две картотеки: Контрольная картотека по срокам. Картотека для справок. Заполняют карточки по мере совершения различных операций с документами. Например, при передаче документа или при резолюции сроков исполнения (исполнителя). Сами карточки имеют формат А5 или А6 из плотной бумаги и картона. Сначала формируют образец, после его многократно копируют. Среди преимуществ можно выделить удобный поиск благодаря цветной маркировке. К тому же с карточками могут работать несколько человек одновременно. Недостаток — бумажный материал, который быстро подвергается износу и порче.
Журнальный тип регистрации используется, когда учёт имеет высокий приоритет, допускается деятельностью организации и при обороте документов меньше, чем 500 за один год. Журналы можно заводить для всех типов документов. Правила оформления журнала: У журнала должно быть наименование. Обычно оно связано с типом документов. Необходимо указать название организации и регистрационный номер. Проставлять дату начала и окончания учёта документов в журнале. Строго следовать нумерации страниц. Прошивать толстой ниткой. После завершения ведения кончики нитки нужно склеить и заверить журнал печатью предприятия. Недостаток типа в том, что с журналом рекомендуется работать только одному работнику для избегания ошибок. Работа нескольких человек или большой поток ценных бумаг сильно затруднит и замедлит процесс. К тому же бумажные листы легко испортить, и хранить такой журнал долго не получиться.
Компьютерное ведение — компьютеры применяются в крупных учреждениях. Ведение учёта регистрации документов с помощью компьютера даёт ряд преимуществ. К ним относятся: Возможность в одно время регистрировать документы в одном реестре с разных рабочих мест. Совершать справочные операции с базой данных.
Создать автоматизированный учёт и контроль за сроками исполнений документов. Задать при регистрации автоматические задачи с документами для программ. Внешний вид электронной анкеты аналогичен карточному типу. Только поля для заполнения могут заполняться вручную, автоматически программой или в виде выбора из предлагаемого списка ответов. Поэтому можно уделить один раз внимание компетентного работника на программирование автозаполнения и ускорить в дальнейшем все операции.
Помимо скорости и удобного функционала в практическом использовании существуют и отрицательные стороны такой системы. Техника сильно зависит от бесперебойного электричества, и могут произойти разного рода сбои в системе.
На любом предприятии должен быть организован и налажен правильный документопоток. При большом обороте важна быстрая сортировка на разные группы корреспонденции, чтобы не создать путаницы. Они отличаются друг от друга местом оформления, применения и присвоения индекса (индивидуального номера).

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретическое исследование порядка осуществления регистрации документов

1.1. Сущность современных регистрационных форм
Переход от бумаги к электронным носителям является трудоемким и дорогостоящим. Существует несколько основных принципов, которые нельзя игнорировать . Прежде всего, электронный документ должен быть максимально похож на документ на бумаге, по форме и характеру, организации. Если вы проигнорируете этот принцип, создание системы управления документами невозможно. Документы не должны иметь отличия из за смены типа носителя. Без развития информационных технологий, способствующих увеличению качества обмена информации и документооборота, невозможно повышение эффективности государственного управления . Процесс внедрения информационно-коммуникационных технологий в документооборот государственных органов существенно зависит от структурных и организационных, методологических, технологических, коммуникативных, инновационных, политических, стратегических и связанных с ресурсами факторов.
Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ. Иные способы идентификации при большом документообороте, как правило, слишком громоздки и неудобны.