Курсовая теория на тему Организация работы с документами в учреждении

Содержание:

Введение 2
Глава 1. Особенности организации документооборота в учреждении 4
1.1. Понятие и сущность документооборота в учреждении 4
1.2 Организация документооборота в учреждении 7
Глава 2. Особенности делопроизводства и архивного хранения документов в организации 11
2.1. Особенности организации делопроизводства в организации 11
2.2. Особенности архивного хранения документов в учреждениях 14
Заключение 22
Список использованной литературы 22

Введение:

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) является специфическим направлением деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Качественно организованный и отлаженный процесс документооборота и делопроизводства является неотъемлемой частью эффективной работы любой организации, будь то частная компания или органы государственной власти. Оперативность поступления актуальной информации по средствам передачи регламентируемой документации в различные отделы организации во многом определяет качество и результативность её деятельности.
Данное утверждение актуально и в отношении процесса документооборота, осуществляемого в организациях и учреждениях.
Актуальность выбранной темы исследования обусловлена необходимостью организации качественной работы с документами, обеспечивающей эффективность деятельности организации.
Целью данной курсовой работы является анализ особенностей работы с документами в учреждении.
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
1. Определить понятие и сущность документооборота в организации.
2. Рассмотреть особенности организации документооборота в организации.
3. Рассмотреть порядок организации делопроизводства в организации.
4. Изучить особенности архивного хранения документов в организации.
Объектом исследования является работа с документами в организации.
Предметом исследования является процесс организации работы с документами.
Теоретическую основу работы составляют работы таких исследователей в области документационного управления организацией, как: Варламова Л.Н., Доронина Л.А., Егоров В.П., Корнеев И.К., Кузнецов И.Н., Ларин М.В., Стучилин И.А., Шевякова С.
Методами исследования являются диалектический и его принципы объективности, всесторонности, конкретности и принципа историзма, а также общелогические методы (анализ, обобщение, системный подход).
Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

На протяжении веков человечество не может представить свою жизнь без документов, делопроизводства и архивного хранения документов. История развития делопроизводства и архивов тому подтверждение – делопроизводство в России зародилось уже в Х веке.
Документы являются информационной основой деятельности любой организации, т.к. именно на работе с документами сосредоточено более 80% информационных ресурсов компании.
При этом, делопроизводство и архивное хранение документов являются неотъемлемой и важнейшей частью культурной памяти общества и культурного наследия человечества в целом.
Анализ особенностей организации документооборота и архивного хранения документов в организациях является актуальным и по сей день.
Однако, для качественного обеспечения управлением организацией и работы с документами в организации, работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей организации.
При этом, неважно, как именно будет вестись: традиционно на бумаге или современным способом путем организации электронного документооборота в организации, в любом случае организация работы с документами должна осуществляться по установленным правилам.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Особенности организации документооборота в учреждении
1.1. Понятие и сущность документооборота в учреждении

Термин «документооборот» возник в делопроизводстве в 20-е гг. Однако, первая попытка нормативной регламентации процедуры документооборота была сделана только в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота», в котором были изложены правила организации работы с документами, документооборотом, а также правила приема, сортировки, доставки и исполнения документов, т.е. все этапы обработки документов организации.
В целом, организация движения документов в компании является важной частью делопроизводственного процесса, т.к. от качества и четкости движения документов в организации зависит и качество принятых управленческих решений.
Движение документов в организации осуществляется с момента их создания до завершения или отправления называется документооборотом.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки .
Документооборот в организации оперирует официальными документами, однако на практике большая часть деятельности по документационному обеспечению управления связана с проектами и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.
Документооборот организации является одним из ключевых элементов организации работы с документами и должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, сам маршрут – прямым, а время прохождения документа – минимальным.
За организацию работы с документами в компании отвечает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации в следующих формах:
1. Отдельное структурное подразделение в организации (секретариат, общий отдел и т.д.).
2. Отдельный сотрудник (секретарь, делопроизводитель, офис-менеджер и т.д.).
Документооборот в организациях состоит из потоков документов, которые циркулируют между содержательной обработкой и созданием документов в организации и пунктами технической обработки документов. В процессе организации документооборота выделяется несколько потоков документации:
1. Входящие документы, которые поступают в организацию извне.
2. Исходящие документы, создание и перемещение которых инициируется самой организацией.
3. Внутренние документы, которыми пользуется персонал организации в процессе выполнения рабочих обязанностей .