Курсовая теория на тему Организация работы канцелярии учреждения

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. Общая характеристика организационной канцелярии учреждения 5
1.1. Понятие и организационная структура канцелярии учреждения 5
1.2. Задачи и функции организационной канцелярии учреждения 11
Глава 2. Специфика работы канцелярии учреждения 17
2.1. Должностной и численный состав службы делопроизводства 17
2.2. Нормативная база деятельности канцелярии 23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ 32

Введение:

Актуальность данной темы обусловлено тем, что документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Целью данной работы является анализ организации работы канцелярии учреждения.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
— Понятие и организационная структура канцелярии учреждения.
— Задачи и функции организационной канцелярии учреждения.
— Должностной и численный состав службы делопроизводства.
— Нормативная база деятельности канцелярии.
Структура работы представлена введением, двумя главами, заключением и списком использованных источников литературы.

Заключение:

У начинающих бизнесменов, особенно у тех, чье дело связано с большим количеством входящей корреспонденции и официальной перепиской, часто возникает вопрос: а как же можно в наиболее эффективном формате организовать работу канцелярии?
Попробуем в рамках этого небольшого поста в максимальной степени точно и четко ответить на этот вопрос, который, кстати, в последнее время очень часто задают нам наши подписчики.
Начинать создание этого подразделения надо с кадрового вопроса. Подбор опытного, а главное – расторопного канцеляриста – это в наше непростое время и при условиях дефицита кадров довольно непростая процедура. В этом случае сотрудник должен обладать по возможности соответствующими навыками и образованием при обязательном наличии усердия, усидчивости и дотошности.
После выбора работника канцелярии или нескольких работников, Вам необходимо выбрать и оборудовать помещение для ее размещения. Помещение должно быть надежно защищено от постороннего несанкционированного проникновения, а также оснащено противопожарной и охранной сигнализацией.
Следующим этапом перед началом работы будет обеспечение канцелярии необходимыми журналами для регистрации входящей или исходящей корреспонденции, а также необходимыми фирменными штампами и бланками для оформления входа и выхода почты. Этап вроде бы и простой на первый взгляд, однако на него необходимо обратить максимум внимания, поскольку это, по сути дела, лицо вашей организации.
Ну, и пожалуй, один из самых важных этапов и факторов, который существенным образом повлияет на работу канцелярии. Это обеспечение так называемыми канцелярскими товарами, которых в настоящее время существует очень много, но Вам необходимо выбрать перечень самых необходимых и применительных именно в деятельности Вашего учреждения. Наиболее расходными канцелярскими товарами, как правило, являются файлы, папки, блокноты, различные скрепки, ну, и, конечно же, офисная форматная бумага.
В завершении этого поста обращаем особое внимание на обеспечение канцелярии почтовыми конвертами. Иначе, как Вы по-другому собираетесь отправлять официальную корреспонденцию. Ваша канцелярия должна всегда располагать полным перечнем всех видов почтовых конвертов, поскольку от этого зависит оперативность отправки и доставки документов, адресованных из предприятия или учреждения. Как ни парадоксально, но последний пункт мероприятий по организации работы канцелярии далеко не второстепенный.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Общая характеристика организационной канцелярии учреждения

1.1. Понятие и организационная структура канцелярии учреждения

Канцелярия — это учреждение, относящееся в государственной системе. Слово имеет латинское происхождение. Во многих европейских языках присутствуют аналоги: в немецком — Kanzlei, в английском — Chancery. В статье рассказано о происхождении термина, а также вкратце изложена история государственных учреждений в России и Европе.
В Средневековье государственные служащие решали свои дела в отдельном помещении, огороженном решеткой. В этом помещении восседали писцы. Руководил ими канцлер, который занимался также подготовкой публичных актов, судебных решений, государевых указов и прочего.
Как уже было сказано, «канцелярия» — это латинское заимствование. В переводе на русский означает «загородка», «решетка». Канцелярия — это учреждение, которое ведает делопроизводством. Это слово и сегодня довольно часто используется, но чаще с ироническим подтекстом.
«Канцелярия» — это слово иностранное. Наряду со многими заимствованиями оно пришло в русскую речь в годы правления Петра Первого. В 18-м столетии под этим термином подразумевалось не только особое помещение, но и совокупность государевых людей, деятельность которых в жизни страны имела важное значение.
Канцелярия — это слово, которое вызывало у простого человека трепет и страх. Особенно, когда использовалось в сочетании с прилагательным «тайная». Стоит рассказать больше об учреждении, название которого довольно часто встречается в исторических романах.
Это учреждение существовало в России в 18-м веке. Сотрудники его занимались поиском политических преступников. Учреждение несколько раз меняло название. Окончательно упразднена Тайная канцелярия в годы правления Александра I .
Петр Великий первоначально использовал эту организацию в борьбе со своей сестрой Софьей. Как известно, политическая борьба завершилась его победой. В первые годы своего существования она называлась иначе – Преображенский указ. Позже была реорганизована и переименована в Тайную канцелярию.
В ведомстве велось следствие по самым важным политическим делам, например, по делу царевича Алексея Петровича. Царь нередко присутствовал при допросах и пытках. «Головной офис» Тайной канцелярии находился в Петропавловской крепости. При Екатерине Великой организация была переименована в Преображенскую канцелярию, но сохранила свои функции.
Ближняя канцелярия. Государственный орган был создан тоже Петром Первым. Существовала Ближняя канцелярия на протяжении 18 лет. Упразднена была в 1719 году. Все важные документы министры подписывали именно в этом учреждении. Для этого они съезжались в Ближнюю канцелярию как минимум три раза в неделю. Сюда также поступали губернские ведомости о расходах и доходах. Ближней канцелярии царь поручил проверку всех денежных счетов. Государственная организация прекратила свое существование после учреждения Ревизион-коллегии.
Медицинская канцелярия. Административно-судебный орган имел другое название — Аптекарский приказ. Основан он был приблизительно в тридцатые годы 17-го века. Ранее в Москве действовала Государева аптека, которая обслуживала царскую семью.
В начале 18-го столетия Медицинская канцелярия, как и многие другие государственные учреждения, была перенесена в Петербург. И тоже находилась в Петропавловской крепости. Руководил этой канцелярией с 1721 года Блюментрост – известный в ту пору аптекарь. Он стал автором проекта преобразования медицинского дела.
Государственная канцелярия. Учреждение существовало более ста лет. Основана Государственная канцелярия была в 1810 году. Упразднена после Февральской революции. Государственная канцелярия представляла собой сложную организацию, состоящую из нескольких подразделений. Первоначально их было пять. Последние годы в канцелярии действовало четыре отдела. Во главе находился Государственный секретарь. Отделами руководили статс-секретари. Последний государственный секретарь — юрист Сергей Крыжановский, эмигрировавший в Финляндию 1918 году .
Канцелярия — это организация, учреждение, государственный орган. Синонимами могут служить такие слова, как «контора», «офис». В современном русском языке много слов, образованных от корня «канцеляр». Например, канцеляризмы — речевые обороты, свойственные для тяжеловесного официально-делового стиля.
Абсолютно любая организация состоит из специализированных отделов, деятельность каждого из которых имеет различную направленность. Многие из них появились еще в прошлых веках и остались в обиходе до сих пор. Виной этому необходимость осуществления определенной деятельности в организации и разделение труда между специалистами разных направлений. К этому относится и работа с документацией, которой занимаются отделения канцелярии.
В данный момент существует множество трактовок данного термина. Самые известные толковые словари говорят, что канцелярия — это отдел в учреждении или организации, который руководит делопроизводством. В компаниях к числу сотрудников этого отдела можно отнести специалистов, работающих с архивами, в которых хранится документация, и составляющих бланки новых документов. В некоторых случаях работники из данного отдела следят за наличием необходимых канцелярских принадлежностей, закупают в случае нехватки дополнительные предметы. Несмотря на всеобщее заблуждение, канцелярия — это важнейший элемент любой организации, особенно, если она работает в государственных и военных целях. Но и в данном случае в число основных обязанностей специалистов канцелярии входит создание, обработка, регистрирование и хранение документов, которые выполняются в строгой секретности .
Если вышестоящая организация не разрабатывала и не утверждала типовую или примерную схемы организационных структур, организационные уровни, наименования и типовую или примерную численность структурных подразделений для своих подведомственных организаций, то комиссия не может сразу оценить как нарушение существование канцелярии в качестве такого же структурного подразделения, как и другие отделы.
После окончания проверки проект подготовленного акта сначала обсуждается членами комиссии и руководством организации, согласовывается, и руководитель организации в случае несогласия с выводами и оценками комиссии может и должен сформулировать свои возражения и обосновать свою позицию. Это делается в специальном документе, который обычно называется Замечания к акту проверки от такого-то числа, а иногда и Протокол разногласий к акту проверки от такого-то числа в зависимости от того, какая процедура проверки соблюдается и как она регламентирована. Замечания или протокол оформляются как приложение к акту в момент его подписания .
Важен управленческий аспект. За организацию системы управления, организационную структуру и штатное расписание отвечает первый руководитель организации. В уставах большинства организаций напрямую фиксируется полномочие единоличного исполнительного органа (первого руководителя) определять организационную структуру и утверждать штатное расписание. Организационная структура представляет собой распределение ответственности, полномочий и взаимодействия между работниками организации. В основе такого распределения лежат функции, закрепленные уставом организации. По правилам разработки организационных структур реализация функции должна быть закреплена за группой работников или подразделением, службой с целью обеспечения ответственности и управляемости в организации. За любую функцию, любое дело кто-то должен отвечать. А для того, чтобы не было дублирования, для реализации каждой функции создается одна служба с учетом норм управляемости (не более 6-7 объектов в управлении) и требований управленческой иерархии (подчиненности) .
Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Это нормативный правовой акт, который можно использовать для доказательств и обоснования статуса и организационного уровня канцелярии. В этих Правилах для наименования подразделения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, использовано родовое наименование «служба делопроизводства». То есть правило «1 функция = 1 подразделение» фактически соблюдается в организации при централизованном делопроизводстве.
Единственным нарушением, которое можно было бы записать в акт проверки, является несоблюдение принципа унификации наименований структурных подразделений, находящихся на одном уровне иерархии. То есть за другие функции организации «отвечают», например, отделы с конкретными уточняющими наименованиями (транспортный отдел, отдел кадров, производственный отдел и т.п.), а за функцию делопроизводства – канцелярия. Кстати, проверьте для сравнения: а функцию бухгалтерского и налогового учета осуществляет просто бухгалтерия или отдел бухгалтерского учета.
Необходимо обратиться и к истории вопроса. Канцелярия как наименование службы делопроизводства существует с 18 века (Генеральный регламент 1720 г.) и активно использовалось на протяжении веков. Так, в зависимости от отнесения к одной из четырех категорий (в зависимости от объема документооборота) Единая государственная система делопроизводства (М., 1974) устанавливала типовую структуру канцелярии учреждения как специальной службы, осуществляющей все работы по делопроизводственному обслуживанию.
Позже Государственная система документационного обеспечения управления также в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций унифицировала наименования служб документационного обеспечения :
— в министерствах и ведомствах – управление делами;
— на государственных предприятиях и других организациях – отдел документационного обеспечения или канцелярия;
— в органах местного самоуправления и коммерческих структурах – общий отдел;
— и только при небольшом объеме документооборота функции делопроизводственного обслуживания могут быть возложены на секретаря (помощника) руководителя организации.
Рекомендации ГСДОУ в настоящее время по-прежнему широко известны и применяются, но в современной практике коммерческих структур встречаются наименования дирекция ДОУ, функциональный блок управления документами, даже дирекция управления делопроизводством и т.п. Такие новые наименования возможны, если они используются для унификации названий подразделений одного организационного уровня.
Таким образом, канцелярия в небольших компаниях — это небольшая комната, где работают от двух до четырех человек, в число которых входят заведующая, инспектор по надзору над исполнением приказов и машинисты, иногда их всех заменяет один офисный секретарь. В крупных организациях штат отдела может вырасти до 15-20 человек. Таким образом, можно подвести вывод, что канцелярия — это единственный сегмент организации, который имеет непосредственную связь со всеми другими сегментами компании на всех этапах работы. Канцелярия — это организация, учреждение, государственный орган. Синонимами могут служить такие слова, как «контора», «офис». В современном русском языке много слов, образованных от корня «канцеляр». Например, канцеляризмы — речевые обороты, свойственные для тяжеловесного официально-делового стиля.